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檔案管理優(yōu)化范文第1篇

信息化檔案管理是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃下，依照相關(guān)職能部門制定的檔案規(guī)范和法規(guī)，在檔案管理工作中加入現(xiàn)代化技術(shù)手段，創(chuàng)建檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化接收、傳遞、歸檔、查詢、借閱、保管等一系列工作，為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的過(guò)程。其規(guī)范檔案管理避免重建、亂建、丟失等現(xiàn)象發(fā)生。牡丹江廣播學(xué)院舊式的檔案管理工作復(fù)雜多樣，局限性強(qiáng)，流動(dòng)性大，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。信息化檔案管理體系的介入將以往以實(shí)體保管為側(cè)重點(diǎn)的管理模式，轉(zhuǎn)換成為兼顧檔案實(shí)體保管與數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化一體管理模式，面向在校師生乃至社會(huì)提供服務(wù)。信息化環(huán)境下的檔案管理將檔案工作人員從繁復(fù)的工作中解脫出來(lái)，提高工作效率的同時(shí)，也相應(yīng)的提高了整個(gè)部門的技術(shù)水平和服務(wù)質(zhì)量。

2信息化環(huán)境下檔案管理對(duì)我校檔案工作的影響

2.1提高檔案管理工作人員的工作較率和服務(wù)質(zhì)量

牡丹江大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院的檔案部門工作人員以往主要職能是目錄打字和檔案保管，從初期的檔案信息收集、整理、編目、立卷、歸檔、保管和幫助服務(wù)對(duì)象查閱，均靠人力完成，工作量大，耗時(shí)長(zhǎng)，過(guò)程中潛在安全隱患大。運(yùn)用信息化檔案管理后，檔案工作人員首先收集檔案信息，然后利用電子設(shè)備通過(guò)信息化檔案管理系統(tǒng)建立電子檔案，對(duì)其進(jìn)行整編、歸檔、驗(yàn)收、整理、入庫(kù)到檔案信息的、查詢、借閱、銷毀等處理流程，檔案系統(tǒng)全過(guò)程對(duì)其進(jìn)行控制和管理。大大地提升了在崗工作人員的工作較率和工作狀態(tài)，提高服務(wù)質(zhì)量。

2.2轉(zhuǎn)化舊有的檔案管理模式

舊有的檔案信息主要載體是紙張。信息化環(huán)境下檔案信息資源依托電子設(shè)備和媒介為載體，將初始檔案信息轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可識(shí)別的二進(jìn)制代碼的形式進(jìn)行呈現(xiàn)。由此，檔案信息管理過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)都發(fā)生了改變。新式信息化檔案管理中信息數(shù)據(jù)只需錄入一次，就可使用檔案管理系統(tǒng)中的各功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理內(nèi)部的信息數(shù)據(jù)各項(xiàng)運(yùn)用。檔案管理部門從以往對(duì)檔案信息重保管、利用的管理模式向重信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)化。

2.3改變舊有的檔案管理方式

傳統(tǒng)的檔案利用方式是檔案管理工作人員先從成本的目錄編號(hào)中找出所需的檔案信息，在根據(jù)編號(hào)到檔案信息存放處查找相應(yīng)檔案信息，辦理查詢、借閱等相關(guān)手續(xù)，利用面窄、單一。信息化檔案管理的實(shí)施，拓寬了信息的利用方式，豐富了信息的傳遞多樣性。我們首先建立長(zhǎng)效的檔案管理信息系統(tǒng)，結(jié)合院校本身的實(shí)際情況，利用電子設(shè)備從電子檔案的收集到最終的銷毀等處理流程進(jìn)行改革。按照其處理流程，設(shè)計(jì)檔案信息化系統(tǒng)軟件功能模塊。其流程中完善、規(guī)范檔案管理工作相關(guān)制度應(yīng)是第一優(yōu)先完成事情，使今后檔案從業(yè)人員有規(guī)可束，有章可行。為師生有效、合理、安全地使用各種學(xué)校電子檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

3優(yōu)化信息化檔案管理工作的應(yīng)對(duì)措施

隨著信息化檔案管理在高校辦學(xué)中使用率的逐漸上升，這種形式下相應(yīng)的也對(duì)檔案管理部門及工作人員提出了更高的要求，如何更好的發(fā)揮信息化檔案管理作用，如何應(yīng)對(duì)使用信息化檔案管理系統(tǒng)時(shí)的突發(fā)問(wèn)題等，都是我們今后要面臨的挑戰(zhàn)。

3.1加強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)道德修養(yǎng)，拓寬檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能

學(xué)院檔案工作者是檔案管理工作的核心要素。信息時(shí)代的檔案工作者必須時(shí)刻以黨和國(guó)家行業(yè)的方針政策為準(zhǔn)則，具備一定的政治理論素養(yǎng)，傳承前輩的無(wú)私奉獻(xiàn)思想和精神，開(kāi)拓創(chuàng)新。在做好日常檔案管理工作的基礎(chǔ)上，要緊跟科技時(shí)代的發(fā)展腳步，加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)意識(shí)，增強(qiáng)對(duì)信息的敏感度，不斷充實(shí)自身的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備。學(xué)院要定期組織檔案工作人員參加進(jìn)修，提供相應(yīng)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。

3.2加強(qiáng)信息化檔案管理系統(tǒng)的安全管理，提升檔案信息的安全性

信息化環(huán)境下的檔案管理為我院檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍，相對(duì)而來(lái)的網(wǎng)絡(luò)化信息安全問(wèn)題也顯露出來(lái)。學(xué)院檔案部門必須牢固樹立檔案信息安全意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的操作規(guī)范、安全防范。學(xué)院檔案部門必須建立一套完整的崗位責(zé)任制和安全管理措施來(lái)加強(qiáng)管理。加強(qiáng)檔案工作者對(duì)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息安全理論與技術(shù)的培訓(xùn)，提升綜合管理能力，應(yīng)對(duì)工作中出現(xiàn)的意外事件，維護(hù)系統(tǒng)的安全和正常運(yùn)行。

4.結(jié)束語(yǔ)

檔案管理優(yōu)化范文第2篇

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理工作；優(yōu)化措施 

檔案管理就是收集、整理、保管檔案信息，進(jìn)而開(kāi)展服務(wù)活動(dòng)的總稱，檔案管理工作比較復(fù)雜，需要對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、保管、編制、檢索、統(tǒng)計(jì)等。當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，事業(yè)單位的改革也不斷深入，事業(yè)單位的檔案管理信息和內(nèi)容也逐漸增多，科學(xué)的檔案管理能夠使人們更加直觀的查閱檔案信息，促進(jìn)工作效率的提升。但是目前事業(yè)單位檔案管理工作中還存在著一定的問(wèn)題，需要采取有效地措施加以優(yōu)化和改進(jìn)。 

1 事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀 

事業(yè)單位中缺乏科學(xué)完善的檔案管理體系，檔案管理制度不夠規(guī)范，事業(yè)單位的檔案管理人員在進(jìn)行工作時(shí)無(wú)據(jù)可循，檔案資料的收集范圍不夠明確，歸檔工作不能按照規(guī)定進(jìn)行，保存管理等雜亂無(wú)章[1]，嚴(yán)重影響檔案管理的效率以及效果。有些事業(yè)單位即使有檔案管理制度，但是在實(shí)際工作中沒(méi)有有效落實(shí)，存在著很大的隨意性，執(zhí)行力度不夠，檔案管理制度的權(quán)威性不強(qiáng)。 

近年來(lái)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展與普及，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用提高了人們的信息處理效率，已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用到社會(huì)生產(chǎn)生活中。但是對(duì)于事業(yè)單位來(lái)講，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)沒(méi)有被科學(xué)合理的應(yīng)用到檔案管理工作中，檔案管理依舊是人工操作，錯(cuò)誤率比較高。同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理的工作地點(diǎn)也比較簡(jiǎn)陋，檔案室建設(shè)陳舊落后，辦公環(huán)境差，缺少檔案管理的保護(hù)措施，對(duì)于檔案的收集、整理、保管等工作是極為不利的。 

檔案管理人員的素質(zhì)能力是影響檔案管理效果的重要因素，但是很多事業(yè)單位對(duì)于檔案工作的專業(yè)性關(guān)注程度不足，檔案管理工作中，工作人員的專業(yè)性不強(qiáng)，一些工作人員甚至沒(méi)有接受到專業(yè)的教育培訓(xùn)，對(duì)于檔案管理的知識(shí)了解不多。工作中存在著消極散漫，應(yīng)付了事的現(xiàn)象，檔案管理的效率大為降低。同時(shí)檔案管理工作隊(duì)伍的穩(wěn)定性不強(qiáng)，人員變動(dòng)比較頻繁，使得當(dāng)管理穩(wěn)定性也受到極大的影響。 

2 事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化措施 

1、提高認(rèn)識(shí)，健全檔案管理體系 

事業(yè)單位的檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)高效、科學(xué)的發(fā)展就需要有完善的檔案管理制度，這是事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展的前提和基礎(chǔ)。將檔案工作列入到領(lǐng)導(dǎo)議事日程和單位發(fā)展規(guī)劃、計(jì)劃管理及科技、教學(xué)管理中。檔案工作明確以一位單位的領(lǐng)導(dǎo)分管，及時(shí)解決檔案工作中的問(wèn)題。建立與單位工作相適應(yīng)的綜合檔案資料管理機(jī)構(gòu)，是直屬的獨(dú)立職能部門。單位各種載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，檔案管理機(jī)構(gòu)需要發(fā)揮自己的監(jiān)督指導(dǎo)作用，形成單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)。文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作列入有關(guān)人員崗位責(zé)任制，納入有關(guān)工作程序并作為考核干部工作實(shí)績(jī)的內(nèi)容之一。文件形成單位實(shí)行予立卷制度。制定文件材料的歸檔范圍。建立檔案的接收整理、修改補(bǔ)充、保管、 借閱、統(tǒng)計(jì)、保密、鑒定、銷毀、庫(kù)房管理等制度。[2] 

2、使用現(xiàn)代化的檔案管理方式 

當(dāng)前科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，檔案管理工作的開(kāi)展也需要積極使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作效率的提升?，F(xiàn)階段已經(jīng)有很多事業(yè)單位對(duì)現(xiàn)代化、信息化的檔案管理方式提高了重視程度，并在積極的創(chuàng)建信息化的檔案管理模式。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位的檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展。檔案管理工作的信息化管理，就是要實(shí)現(xiàn)人工到計(jì)算機(jī)操作的轉(zhuǎn)變，提高管理效率的提升。配備復(fù)印設(shè)備，使用計(jì)算機(jī)管理檔案，進(jìn)行檢索、統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)對(duì)比分析等工作，采用縮微復(fù)制技術(shù)管理或保管檔案。積極開(kāi)展多種形式的檔案信息咨詢服務(wù)。積極開(kāi)展檔案的宣傳工作，配合單位中心工作舉辦展覽陳列等。 

3、努力促進(jìn)檔案管理人員水平的提升 

檔案管理人員是檔案管理工作的主體，檔案管理人員的素質(zhì)能力對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的效果有著極為重要的影響。根據(jù)檔案管理工作實(shí)際需要，配備檔案專職人員，具有大專以上學(xué)識(shí)水平的人員占檔案管理人員總數(shù)的50%以上；其中至少有一名為檔案專業(yè)畢業(yè)。具有中級(jí)專業(yè)技術(shù)職務(wù)的人員占30%以上，其中至少有一名為高級(jí)專業(yè)技術(shù)職務(wù)；受過(guò)檔案專業(yè)培訓(xùn)的人員達(dá)到90%以上。檔案管理人員在職稱及福利上享受與科技管理人員同等待遇。檔案人員做到熱情主動(dòng)、及時(shí)提供檔案信息變被動(dòng)為主動(dòng)服務(wù)。 

4、優(yōu)化事業(yè)單位檔案室的建立 

事業(yè)單位需要對(duì)檔案管理室進(jìn)行優(yōu)化建設(shè)，有適應(yīng)工作需要的檔案專用庫(kù)房辦公室和閱覽室，保證檔案管理室的干凈、整潔，有符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具和必要的設(shè)備，做好防火防盜工作。給水、排水以及雨水管不應(yīng)該從檔案室穿越，檔案室內(nèi)不能設(shè)置消防栓。檔案室應(yīng)避免日光的直射，使用人工照明時(shí)需要選擇防爆燈，避免長(zhǎng)時(shí)間用電發(fā)生火災(zāi)。同時(shí)，還需要保證檔案室內(nèi)的溫度、濕度以及通風(fēng)。檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)該控制在14℃-24℃，濕度在45%-60%[3]，并安裝濕度測(cè)量?jī)x器，隨時(shí)掌握濕度變化，并進(jìn)行調(diào)節(jié)。結(jié)束語(yǔ)： 

檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作中十分重要的組成部分，對(duì)于事業(yè)單位的未來(lái)發(fā)展有著極為重要的借鑒意義。事業(yè)單位需要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，完善檔案管理制度體系建設(shè)，使用現(xiàn)代化的檔案管理方式，提高檔案管理人員的水平，優(yōu)化事業(yè)單位檔案室的建立，使事業(yè)單位的檔案管理工作有良好的環(huán)境和氛圍，促進(jìn)檔案管理效率以及效果的順利實(shí)現(xiàn)。 

參考文獻(xiàn) 

[1]韓馨葉.事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2013，09：217-218. 

檔案管理優(yōu)化范文第3篇

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位 檔案管理 優(yōu)化

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2017）01-0191-01

前言

事業(yè)單位檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性、經(jīng)濟(jì)性及實(shí)踐性強(qiáng)的工作，涉及到多個(gè)學(xué)科成果及保密性的資料。因此，事業(yè)檔案管理工作人員在具備本專業(yè)的知識(shí)外，還需要具有法律法規(guī)等方面的知識(shí)以及融于經(jīng)濟(jì)及技術(shù)一體，當(dāng)然，這種人員需要高素質(zhì)的管理隊(duì)伍培養(yǎng)。當(dāng)前，針對(duì)檔案管理中存在的諸多問(wèn)題，提出合理的優(yōu)化措施。

1、事業(yè)單位檔案管理工作問(wèn)題

1.1 檔案管理制度不規(guī)范

有些事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)不健全，沒(méi)有建立規(guī)范的管理制度，導(dǎo)致工作人員無(wú)法依據(jù)相關(guān)規(guī)范工作。例如，如何確定相關(guān)檔案資料的范圍不能確定；如何將收集到的資料歸檔不能確定；甚至如何分類保存都不能確定。這些都將使檔案的日常管理工作陷入凌亂無(wú)序的狀態(tài)。一部分事業(yè)單位盡管制定了相關(guān)的檔案管理制度，但在日常工作中并沒(méi)有遵照規(guī)定執(zhí)行，工作人員主觀性比較大。因此可以看出，工作人員對(duì)事業(yè)單位的檔案管理規(guī)章制度的執(zhí)行力很弱，那么規(guī)章制度的作用就很難發(fā)揮出來(lái)。再者，事業(yè)單位檔案管理工作人員的任務(wù)分工不明確，相互推脫工作和責(zé)任，很多工作都被耽擱，工作效率較低。

1.2 信息技術(shù)運(yùn)用較少

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，人們的日常生活和互聯(lián)網(wǎng)息息相關(guān)。那么，如何實(shí)施信息化檔案管理是事業(yè)單位檔案管理工作亟需解決的問(wèn)題，現(xiàn)在很多的事業(yè)單位依然采用原先的檔案管理模式，不能使檔案管理工作和現(xiàn)代信息技術(shù)恰當(dāng)融合，造成檔案管理工作效率普遍較低。

1.3 缺乏專業(yè)的檔案管理工作者

事I單位的檔案管理工作者應(yīng)該具有專業(yè)的技術(shù)知識(shí)，工作人員的技術(shù)是否扎實(shí)，和管理工作的效率是密不可分的。但是現(xiàn)在很多事業(yè)單位的檔案管理工作人員基本不具備應(yīng)具有的專業(yè)知識(shí)，有些工作者甚至不清楚檔案管理工作的基本程序，一部分工作人員是從其他部門借調(diào)來(lái)的，這種比較大的人動(dòng)，都將對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生不良影響。有些檔案管理工作人員身兼數(shù)職，沒(méi)有時(shí)間完成所有的工作，甚至有的只是做做表面工作，應(yīng)付檢查即可。專業(yè)的檔案管理工作人員應(yīng)接受嚴(yán)格的專業(yè)性技能培訓(xùn)，才能從事相關(guān)檔案管理工作，并在以后的工作中不斷積累工作經(jīng)驗(yàn)，提高工作技能，不斷學(xué)習(xí)掌握新的技術(shù)知識(shí)。

2、事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化原則

2.1 統(tǒng)一化與差異化兼顧

事業(yè)單位的檔案管理工作在執(zhí)行時(shí)，應(yīng)把國(guó)家規(guī)定的一些檔案管理制度作為根本依據(jù)，在進(jìn)行檔案管理工作過(guò)程中，切實(shí)做到不違反法律法規(guī)。但事業(yè)單位不應(yīng)生搬硬套，在遵守國(guó)家規(guī)章制度的前提下，建立健全本單位的規(guī)范制度。所以，每個(gè)事業(yè)單位的規(guī)章制度并不是完全相同的。檔案管理的實(shí)際工作中，要遵循國(guó)家規(guī)章制度的統(tǒng)一性，也應(yīng)考慮到每個(gè)單位的差異性。如何把握統(tǒng)一性和差異性是檔案管理工作者今后的工作中應(yīng)注意的問(wèn)題。

2.2 提高制度的執(zhí)行力

事業(yè)單位具備合理完善的管理制度，這是對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化的一個(gè)前提條件，但是如果制定的管理制度沒(méi)有得到有效的執(zhí)行，制度就形同虛設(shè)。事業(yè)單位應(yīng)提高對(duì)管理制度執(zhí)行力的重視程度，對(duì)檔案管理工作執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，在工作工程中持續(xù)改善管理制度，使它能更加規(guī)范化。

2.3 檔案管理工作人員職責(zé)明確

檔案管理的工作者的主要工作就是對(duì)檔案進(jìn)行管理，那么，工作者的工作態(tài)度將影響檔案管理工作效果。工作人員的權(quán)益模糊不清和工作人員的職責(zé)劃分不明確都將影響工作人員的態(tài)度，進(jìn)而影響檔案管理工作的效率。所以，在日常的檔案管理工作中，明確劃分每個(gè)工作人員的權(quán)益和職責(zé)，保障每個(gè)完成自己工作的工作人員能得到應(yīng)有的權(quán)益，加強(qiáng)每個(gè)工作人員的工作責(zé)任感。事業(yè)單位為有效的收集各方的意見(jiàn)，可以建立合理的反饋機(jī)制，這樣能夠使他們更好的工作。

3、事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化

3.1 創(chuàng)新管理理念

許多事業(yè)單位管理理念陳舊，特別是一些基層的事業(yè)單位，檔案管理工作效率低的主要原因是跟不上時(shí)代的發(fā)展步伐，觀念陳舊，不善于主動(dòng)接觸運(yùn)用新科技、新理念等。想要改變這種落后的思想，必須與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行徹底改革，加強(qiáng)創(chuàng)新運(yùn)用，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，進(jìn)而提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率。

3.2 加強(qiáng)制度管理建設(shè)

如今，大部分事業(yè)單位還在用多年前的管理制度，社會(huì)發(fā)展迅速，信息技術(shù)得到廣泛運(yùn)用，信息量非常龐大，目前許多文件都是以電子檔的形式歸檔保存。那么，這些電子檔文件大都存在安全問(wèn)題，這種安全隱患就是新時(shí)期面臨的重要問(wèn)題。因此，事業(yè)單位應(yīng)順應(yīng)時(shí)代潮流，加強(qiáng)檔案的數(shù)字化管理，同時(shí)，努力完善檔案管理工作的規(guī)章制度，落實(shí)貫徹管理制度，使檔案管理工作能有序進(jìn)行。

3.3 加強(qiáng)檔案管理宣傳工作

為了加快檔案管理制度的改革，必須使事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作有一個(gè)整體的認(rèn)識(shí)。第一，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的宣傳工作，使人們意識(shí)到認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性以及在人力資源開(kāi)發(fā)方面發(fā)揮的至關(guān)重要的作用。第二，通過(guò)相關(guān)媒介傳播檔案管理的重要性，使人們能意識(shí)到，人才的競(jìng)爭(zhēng)才是如今市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的根本。

4.提高檔案管理工作人員的專業(yè)技能

事業(yè)單位的檔案管理工作人員要求具有專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)、扎實(shí)的技能。那么，在具體的檔案管理工作中，工作人員的整體素質(zhì)很重要。首先，在招聘的時(shí)候，要多招收高素質(zhì)的專業(yè)型人才。其次，定期對(duì)檔案管理工作者進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，讓他們了解行業(yè)最新動(dòng)態(tài)。一方面是未來(lái)加強(qiáng)檔案管理工作者的職業(yè)素養(yǎng)，對(duì)以前工作時(shí)出現(xiàn)的懶散、隨意的工作態(tài)度加以改正，使他們具有強(qiáng)烈的工作責(zé)任感，不再應(yīng)付工作，而是能從工作中得到快樂(lè)與成就感。另一方面，使工作人員對(duì)檔案管理工作有一個(gè)系統(tǒng)的知識(shí)體系，不單單是局限于個(gè)人的工作之內(nèi)，這樣可以加強(qiáng)工作人員之間的相互配合，使檔案管理工作能夠更加融洽的進(jìn)行。當(dāng)然，這都需要事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作有一定的資金支持，所以，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層也應(yīng)重視檔案管理工作，并對(duì)此工作進(jìn)行支持。

4、結(jié)束語(yǔ)

對(duì)事業(yè)單位檔案管理的工作進(jìn)行合理優(yōu)化，就必須拋棄那些陳舊的思想理念，在現(xiàn)代化的管理技術(shù)下，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息化管理，制定完善的規(guī)章制度，并遵照規(guī)章制度執(zhí)行具體工作，滿足社會(huì)需求，保證檔案能得到合理的保存。？

檔案管理優(yōu)化范文第4篇

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改；醫(yī)院檔案管理；優(yōu)化管理

中圖分類號(hào)： G271；R197.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2016）04（b）-0000-00

1.前言

在新醫(yī)改的環(huán)境下，進(jìn)行醫(yī)院檔案管理的革新必須要發(fā)現(xiàn)和解決原有檔案管理中存在的問(wèn)題，醫(yī)院的檔案管理部門必須要認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理的改革對(duì)醫(yī)院和社會(huì)的重要性，積極投入檔案管理改革的工作當(dāng)中。醫(yī)院的檔案管理部門必須要有科學(xué)有效的管理方式，全新的管理理念，與時(shí)俱進(jìn)的同時(shí)要實(shí)事求是。

2.醫(yī)院檔案管理中存在的普遍問(wèn)題

首先，醫(yī)院對(duì)檔案收集和管理的不重視，并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案資料的管理對(duì)醫(yī)院的發(fā)展起到多大的作用。很多醫(yī)院注重的只是醫(yī)療團(tuán)隊(duì)和醫(yī)療設(shè)施的更新，甚至檔案管理都沒(méi)有一個(gè)獨(dú)立的部門，只有一間辦公室堆放檔案資料。醫(yī)院對(duì)檔案資料管理的不重視會(huì)降低醫(yī)院檔案管理人員對(duì)檔案管理和整理的積極性。

其次，老舊檔案資料的保存方式。如今很多的醫(yī)院都在不斷的更新和更換先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備，在檔案的管理方面因?yàn)橹匾暥炔粔?，很多醫(yī)院仍舊保留了很多老舊的紙質(zhì)檔案[1]。老舊的紙質(zhì)檔案隨著時(shí)間的遷移已經(jīng)腐爛或字跡模糊，在很大程度上給查詢和保存帶來(lái)了極大的阻礙。傳統(tǒng)的檔案管理會(huì)讓檔案資料得不到有效的利用，也不能保證檔案資料的安全性，容易丟失。

還有，醫(yī)院完善的管理制度。因?yàn)獒t(yī)院對(duì)檔案管理的不重視，認(rèn)為檔案管理派再多的人，更新再多的設(shè)備都是在浪費(fèi)資源，都不如在科室中搶救一個(gè)病人來(lái)的有效且直接。所以醫(yī)院檔案管理制度的不健全導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理的執(zhí)行力度不足，檔案管理崗位形同虛設(shè)。檔案管理崗位就成了醫(yī)院中最清閑而且最無(wú)聊的崗位，管理人員在檔案管理工作上找不到工作重心和方法，覺(jué)得檔案管理工作枯燥乏味且浪費(fèi)時(shí)間。

最后，管理人員素質(zhì)水平偏低。醫(yī)院對(duì)檔案管理人員管理水平要求低，投放在檔案管理室的大都不是專業(yè)的管理人才。有些是從別的不相關(guān)的部門調(diào)過(guò)去的，有些甚至是退休員工，有些甚至只是做著打掃和整理檔案室的普通工作，他們沒(méi)有真正的管理相關(guān)知識(shí)，他們做不到準(zhǔn)確且有效的檔案整理，并沒(méi)有對(duì)檔案管理起著直接作用。管理人員的綜合素質(zhì)水平低會(huì)影響檔案管理過(guò)程中的速度和質(zhì)量，影響管理效果。

3.醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化策略

3.1提高檔案管理的意識(shí)

醫(yī)院必須重視醫(yī)院檔案的收集和管理，檔案的管理優(yōu)化不僅僅關(guān)系著醫(yī)院本身的未來(lái)發(fā)展，還關(guān)系著醫(yī)學(xué)界的發(fā)展。檔案記錄不僅僅是記錄了醫(yī)療的方式和過(guò)程，還記錄著醫(yī)療發(fā)展的過(guò)程。而且醫(yī)生可以在發(fā)現(xiàn)相似病狀的時(shí)候可以第一時(shí)間從資料庫(kù)中找出相似病例進(jìn)行對(duì)比分析，以便做出最有效最直接的治療方案，減少在病患身上探索的過(guò)程，減輕病患的痛苦。每個(gè)醫(yī)院都應(yīng)該有自己專屬的檔案信息庫(kù)，這方便在研討會(huì)上與各醫(yī)院進(jìn)行討論和交流，信息共享能讓醫(yī)療的發(fā)展更穩(wěn)定。

3.2科學(xué)的儲(chǔ)存方式

八十年代、九十年代時(shí)期的醫(yī)院都堆積有不少的紙質(zhì)檔案，隨著歲月的變遷時(shí)間的推移和環(huán)境的變化，很多的紙質(zhì)檔案字跡都已經(jīng)模糊，紙質(zhì)也腐爛變質(zhì)，這是醫(yī)院珍貴財(cái)富的重大丟失。雖然過(guò)去的醫(yī)療設(shè)備和醫(yī)療方法沒(méi)有現(xiàn)在的先進(jìn)有效而直接，但是檔案的資料記錄了醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程中邁出的成長(zhǎng)歷程[2]。學(xué)者也可以通過(guò)那些資料看到在沒(méi)有先進(jìn)條件下是怎樣為病患治病的，可以根據(jù)前輩們的經(jīng)驗(yàn)改革更新治療方法。就如李時(shí)珍的《本草綱目》，他的文卷經(jīng)過(guò)幾百年的傳承好多知識(shí)已經(jīng)丟失，但是后人將《本草綱目》的內(nèi)容利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立電子檔案信息，不僅僅更安全的保存也更方便后人的查詢和學(xué)習(xí)。因此醫(yī)院應(yīng)該把過(guò)去依舊僅存的檔案資料進(jìn)行歸類，輸入電腦建立電子檔案，不僅僅方便管理，也方便查找。

3.3強(qiáng)化管理制度

沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，只有嚴(yán)明的制度才能對(duì)人們的思想和行為起到約束作用。在新醫(yī)改環(huán)境下醫(yī)院必須完善和建立檔案管理制度，將制度實(shí)施到每個(gè)部門，每個(gè)科室，每個(gè)系統(tǒng)，加強(qiáng)醫(yī)院的管理制度對(duì)醫(yī)院檔案管理的執(zhí)行起著重大決策作用。甚至可以開(kāi)設(shè)檔案管理部門，為檔案管理制定針對(duì)性管理制度，只有完善和強(qiáng)化了管理制度，檔案管理人員才能在管理制度下重視檔案管理工作，更有效的發(fā)揮他們?cè)趰徫簧系哪軇?dòng)性和作用，讓他們明確自己的工作重心。

3.4提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

提高原有檔案管理人員的綜合素質(zhì)和培養(yǎng)新型管理人才，提升醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和效率。改變以往檔案管理的不合理理念，給管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的管理能力、工作能力，優(yōu)化檔案管理方式，提高管理效果。只有檔案管理人員素質(zhì)的提高才能大幅度的提升檔案管理效果，也是從根本上解決檔案管理弊端之一。例如給檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，讓他們了解各種資料如何進(jìn)行有效分配，更在培訓(xùn)后進(jìn)行考核，讓他們了解和充分認(rèn)識(shí)，檔案管理不僅僅只是歸類整理那么簡(jiǎn)單，檔案管理也是一件非常重要的工作，檔案管理在醫(yī)院發(fā)展上也起到重要作用。

3.5各部門之間相互協(xié)作

醫(yī)院可以建立和創(chuàng)建屬于自己的檔案信息儲(chǔ)存網(wǎng)站或計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息庫(kù)，分配管理人員管理各個(gè)科室的相關(guān)檔案資料。為了減少后勤檔案管理人員的工作量和提升檔案管理的效果，最好每個(gè)部門，每個(gè)診療科室的病例檔案都安排有專門的檔案管理人員進(jìn)行跟蹤記錄。在各醫(yī)院的前臺(tái)掛號(hào)處，接待的護(hù)士在第一時(shí)間為患者建立個(gè)人基礎(chǔ)檔案。在各個(gè)診療科室醫(yī)生接待患者的時(shí)候利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)記錄患者的治療過(guò)程，建立的患者個(gè)人檔案可以通過(guò)醫(yī)院系統(tǒng)后臺(tái)傳到信息庫(kù)中，科室相關(guān)的檔案管理人員從檔案分類中提取相關(guān)檔案進(jìn)行分類記錄、整理和存檔[3]。每個(gè)科室與每個(gè)科室之間的相互協(xié)作，就形成一個(gè)信息網(wǎng)的建立和流通。將檔案管理人員進(jìn)行合理分配，不僅僅提高了檔案資料的記錄速度，也有效和針對(duì)性地將檔案資料存檔和管理。

4.結(jié)束語(yǔ)

在新醫(yī)改環(huán)境下，多樣化的醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院未來(lái)發(fā)展和建設(shè)的基礎(chǔ)和要求，能夠?yàn)獒t(yī)院的未來(lái)發(fā)展提供有效、專業(yè)、科學(xué)的檔案資料。針對(duì)目前醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，醫(yī)院首先要重視檔案管理的重要性，完善和實(shí)施更有效的管理制度，采用先進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為檔桿建立電子版檔案，進(jìn)行合理有效的分配管理和檔案歸類。提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，為管理人員開(kāi)設(shè)相關(guān)培訓(xùn)，為檔案管理部門注入新鮮血液，培養(yǎng)專業(yè)管理人才，開(kāi)發(fā)研究更合適的管理模式。

【參考文獻(xiàn)】

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[3]覃瞳；《新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化面臨的問(wèn)題及策略》2015，06；

檔案管理優(yōu)化范文第5篇

檔案管理是維護(hù)單位人員以及單位資料真實(shí)面貌的一項(xiàng)必不可少的工作。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和企業(yè)改革的深入，我國(guó)的事業(yè)單位也正面臨著全新的挑戰(zhàn)，而檔案管理作為單位管理中的一個(gè)重要部分，所存在的問(wèn)題一一顯現(xiàn)出來(lái)。下面我將結(jié)合實(shí)際談?wù)勈聵I(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀和優(yōu)化發(fā)展。

事業(yè)單位檔案管理普遍存在的問(wèn)題

隨著社會(huì)的發(fā)展，人力資源的調(diào)配也日趨完善，人才的流動(dòng)頻率也逐漸的擴(kuò)大化，許多離職人員干脆放棄檔案不用，這就使單位的人員和檔案分離。所存在的問(wèn)題也逐漸顯現(xiàn)出來(lái)。

一、檔案工作的重視程度不足。一直以來(lái)，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的重視程度不高，工作人員對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)也不夠。檔案管理工作的確比較枯燥乏味，難以取得明顯的業(yè)績(jī)。從工作內(nèi)容至來(lái)看，領(lǐng)導(dǎo)以及員工認(rèn)為檔案管理無(wú)非就是把單位人員的資料放好，平時(shí)寫寫東西，再者就沒(méi)有什么事情了，這種消極不進(jìn)去的心態(tài)，很難完成高質(zhì)量的任務(wù)。

二、檔案管理的秩序混亂。當(dāng)前，事業(yè)單位普遍缺乏規(guī)范的檔案管理制度，造成管理秩序混亂。一方面，檔案收集工作不到位。在收集檔案過(guò)程中，已有的管理制度沒(méi)能發(fā)生作用，缺乏必要的檔案收集考核手段，常常造成不交檔案狀況；另一方面，檔案整理不規(guī)范。由于事業(yè)單位不斷發(fā)展，檔案管理人員的流動(dòng)性較大，再加上檔案整理工作缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，常常出現(xiàn)目錄與實(shí)際內(nèi)容不相符、遺漏資料等問(wèn)題，難以追究責(zé)任。

三、檔案人員綜合素質(zhì)有待提高。檔案部門有時(shí)候也會(huì)做一些專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，但檔案管理人員的流動(dòng)性比較大，雖然做一些培訓(xùn)，但年年都是新手，在此崗位上沒(méi)有較強(qiáng)的人手，另外，有些事業(yè)單位對(duì)檔案管理的人員技能要求的不是太高，許多管理檔案的人員并不專門負(fù)責(zé)檔案管理，往往身兼數(shù)職，一個(gè)人的精力是有限的，他不可能完全投身于檔案管理中，這樣就大大降低了檔案的管理水平。

四、缺乏科學(xué)的檔案管理手段。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息的傳播也日益擴(kuò)大，所設(shè)計(jì)的檔案管理系統(tǒng)也得到了普遍采用，但有些檔案管理人員由于不懂得如何運(yùn)用，導(dǎo)致檔案管理的科學(xué)化程度不夠高，一些先進(jìn)的系統(tǒng)還不能加以實(shí)施，雖然已經(jīng)推廣，但并未在檔案管理中得到廣泛運(yùn)用。

事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

一、檔案管理是事業(yè)單位工作的前提。檔案管理作為單位工作質(zhì)量的一種再現(xiàn)，其管理水平的好壞直接關(guān)系到單位的工作效率能否提高的先決條件，因?yàn)闄n案記錄著單位的資料，它可以呈現(xiàn)出最真實(shí)的一面，比較規(guī)范的檔案管理可以衡量一個(gè)單位的管理水平的高低和單位的業(yè)績(jī)。它為研究單位的業(yè)績(jī)提供了重要資料。這樣單位就可以從實(shí)際出發(fā)，結(jié)合單位的現(xiàn)狀制定相應(yīng)的管理政策，只有這樣，一個(gè)單位才可以得以保全并且蒸蒸日上。

二、檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展的保障。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的全面發(fā)展，檔案管理工作也應(yīng)隨之改善，應(yīng)適當(dāng)?shù)恼{(diào)整檔案管理的手段，檔案管理人員應(yīng)該做好檔案管理的工作，從工作中不斷地加深對(duì)檔案管理觀念的理解，以便使其成果能與單位的管理做到有機(jī)的結(jié)合，檔案管理的好壞，直接決定著一個(gè)單位未來(lái)的發(fā)展?fàn)顩r，對(duì)于提高管理效率也起到了很大的作用。由以上兩點(diǎn)可以看出，檔案管理人員做好檔案管理的工作是尤其重要的，檔案管理的完善可以帶動(dòng)單位在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的競(jìng)爭(zhēng)力，并使單位在不斷的磨練中得到成長(zhǎng)。

檔案管理的解決方案

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)管理信息化也逐漸滲入到各個(gè)事業(yè)單位中，單位的管理體制也隨之有了新的變化，檔案管理直接關(guān)系著一個(gè)單位能否健康向上的發(fā)展，是記錄事業(yè)單位歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，做好檔案管理對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展起著重要的作用，那么如何做好檔案管理的工作呢，從以下幾點(diǎn)可以說(shuō)明：

一、提高檔案管理意識(shí)。加強(qiáng)對(duì)管理人員的領(lǐng)導(dǎo)，讓他們深刻的了解檔案管理的重要性，檔案管理者每天工作的內(nèi)容也就是信息的采集，那么就要求檔案管理人員具有一定的信息采集能力，具有收集信息和管理信息的能力，也應(yīng)努力提高檔案管理人員的管理能力，要充分發(fā)揮管理人員的創(chuàng)造性以及檔案管理人員的主觀能動(dòng)性。只有了解檔案管理的具體內(nèi)容，才能更好的去管理檔案，把檔案管理工作做好。另一方

轉(zhuǎn)貼于

面，事業(yè)單位對(duì)管理檔案的人員制定相應(yīng)的考核制度，把檔案工作細(xì)分化，進(jìn)行分類指導(dǎo)，從而進(jìn)一步推進(jìn)事業(yè)單位檔案工作的有效運(yùn)行。隨著系統(tǒng)設(shè)備的不斷完善，管理方法也應(yīng)該不斷的改革，這就需要檔案管理者具有一定的信息管理能力，以便更好的把檔案管理水平提高上去。

二、增強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)。檔案管理工作的保密性和服務(wù)性極強(qiáng)，這就要求檔案管理人員要有較高的素質(zhì)，事業(yè)單位也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的培訓(xùn)，使其熟悉檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí)。檔案管理人員要做到：

檔案管理人員一定要熟練掌握計(jì)算機(jī)的基本技能和基礎(chǔ)知識(shí)，信息技術(shù)的應(yīng)用也成為了檔案管理的基本要求，要盡量做到檔案管理和信息技術(shù)應(yīng)用相結(jié)合，運(yùn)用信息技術(shù)來(lái)解決和處理檔案管理中所遇到的問(wèn)題。

檔案管理人員還應(yīng)具備組織能力和一定的協(xié)調(diào)能力，并且要與實(shí)際相結(jié)合，一般的檔案工作大都是面對(duì)一個(gè)地區(qū)開(kāi)展的，這就需要管理人員對(duì)檔案信息資源的管理進(jìn)行規(guī)劃。組織和協(xié)調(diào)好內(nèi)部的關(guān)系，使其建立互相信任、互相包容的團(tuán)隊(duì)關(guān)系，另外，要對(duì)檔案管理者進(jìn)行多元化的培訓(xùn)，使其能更好的服務(wù)于單位。

提高檔案管理人員的工作規(guī)范性與條理性。由于事業(yè)單位的變動(dòng)較大，要求檔案管理人員緊跟時(shí)代步伐，不斷更新、收集檔案，補(bǔ)充檔案庫(kù)資源，通過(guò)完善的檔案管理，推動(dòng)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，同時(shí)體現(xiàn)事業(yè)單位強(qiáng)大的信息收集能力，發(fā)揮檔案的真正作用。

三、建立健全檔案管理制度。俗話說(shuō)，“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，一個(gè)事業(yè)單位要想高效的運(yùn)作和要規(guī)范的管理，是離不開(kāi)制度建設(shè)的，一個(gè)好的制度可以使單位的管理正常運(yùn)轉(zhuǎn)。那么事業(yè)單位檔案的管理工作更離不開(kāi)健全的制度了，只有這樣，才能使檔案能夠按科學(xué)的軌道有序的運(yùn)轉(zhuǎn)。

用健全的工作制度來(lái)規(guī)范事業(yè)單位的檔案管理，這體現(xiàn)在很多方面，例如重大會(huì)議的材料、招聘、對(duì)新員工的考核、還有員工簽訂的合同等情況應(yīng)在檔案中如實(shí)的記錄，所收集上來(lái)的材料也應(yīng)該及時(shí)的補(bǔ)充完整。

應(yīng)加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，隨著信息時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)的運(yùn)用也逐漸普遍，我們應(yīng)該針對(duì)目前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀擬定一個(gè)可實(shí)行方案，做出理性的思考和總結(jié)，同時(shí)事業(yè)單位應(yīng)開(kāi)設(shè)相關(guān)的培訓(xùn)課程，讓檔案管理人員意識(shí)到信息技術(shù)的優(yōu)越性，把檔案管理和信息技術(shù)有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，只有這樣，才有可能更好的為單位服務(wù)。那么我們所說(shuō)的檔案信息化指的又是什么呢?檔案信息化指的是在檔案管理的過(guò)程中運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理。這是一個(gè)長(zhǎng)期過(guò)程，要不斷的采用現(xiàn)代化信息技術(shù)，從而極大地提高檔案管理的效率。