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采購(gòu)管理及流程范文第1篇

【關(guān)鍵詞】 全面風(fēng)險(xiǎn)管理； ERP； 采購(gòu)流程； 內(nèi)部控制

一、風(fēng)險(xiǎn)管理與內(nèi)部控制

風(fēng)險(xiǎn)是對(duì)企業(yè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)產(chǎn)生影響的事項(xiàng)發(fā)生的不確定性，危險(xiǎn)和機(jī)會(huì)并存，是一個(gè)全面的概念。風(fēng)險(xiǎn)控制，就是企業(yè)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略確保全面風(fēng)險(xiǎn)管理目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)所采取的，針對(duì)企業(yè)在實(shí)現(xiàn)其既定目標(biāo)過程中可能遭遇到的風(fēng)險(xiǎn)而制定和實(shí)施的，保證風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案或風(fēng)險(xiǎn)管理策略得到正確執(zhí)行的相關(guān)措施。

全面風(fēng)險(xiǎn)管理對(duì)企業(yè)的重要性是毋庸置疑的，其關(guān)系到企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，關(guān)系到企業(yè)持續(xù)、健康、穩(wěn)定發(fā)展。企業(yè)實(shí)施全面風(fēng)險(xiǎn)管理主要是來自外部的壓力和內(nèi)部的需要，長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，起決定性作用的是內(nèi)部需要。

在風(fēng)險(xiǎn)管理方面，我國(guó)一些企業(yè)已經(jīng)進(jìn)行了積極的探索和實(shí)踐，取得了初步成效。對(duì)如何控制和管理風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)由起初的認(rèn)識(shí)風(fēng)險(xiǎn)、重視風(fēng)險(xiǎn)管理逐步轉(zhuǎn)入到如何建立全面風(fēng)險(xiǎn)管理體系。企業(yè)不可能一直處于無風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)境中，因而要采取有效措施控制風(fēng)險(xiǎn)以求得生存與發(fā)展。風(fēng)險(xiǎn)管理和內(nèi)控機(jī)制建設(shè)的融合是一個(gè)必然的趨勢(shì)，我國(guó)現(xiàn)行的內(nèi)控體系逐步地向全面風(fēng)險(xiǎn)管理體系升級(jí)和完善也是一個(gè)必然的趨勢(shì)。

二、ERP環(huán)境下的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程

ERP管理系統(tǒng)的實(shí)施在很大程度上改變了企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，使企業(yè)不再圍繞某一業(yè)務(wù)功能或者職能部門運(yùn)行。一個(gè)完整的ERP系統(tǒng)亦即是人力資源、財(cái)務(wù)、銷售、制作、分銷以及供應(yīng)鏈管理等的集成，實(shí)現(xiàn)了跨職能部門業(yè)務(wù)處理。

ERP管理系統(tǒng)的采購(gòu)系統(tǒng)實(shí)際是由采購(gòu)管理和應(yīng)付賬款兩個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成的，同時(shí)，采購(gòu)作業(yè)與存貨管理也有著密切的關(guān)系，可以說，企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的成本在很大程度上取決于存貨管理的質(zhì)量。圖1為采購(gòu)系統(tǒng)與其他相關(guān)子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)系。

無論對(duì)工業(yè)企業(yè)還是商業(yè)企業(yè)，采購(gòu)環(huán)節(jié)都是企業(yè)價(jià)值實(shí)現(xiàn)的開始，采購(gòu)成本的高低對(duì)企業(yè)最終的利潤(rùn)有直接影響。因而采購(gòu)子系統(tǒng)是ERP的重要組成部分之一，在保障信息正常流動(dòng)、降低成本、提高資金利用率以及提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益方面起著極其重要的作用。在ERP中，采購(gòu)管理子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程是從生產(chǎn)部門的物資需要出發(fā)、對(duì)企業(yè)的物資采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行規(guī)劃的一系列活動(dòng)，圖2即為ERP下采購(gòu)/付款業(yè)務(wù)的一般流程。

ERP環(huán)境下的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程首先是根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃提出請(qǐng)購(gòu)，經(jīng)審核后，按照ERP系統(tǒng)設(shè)定的請(qǐng)購(gòu)價(jià)格錄入請(qǐng)購(gòu)單并生成采購(gòu)訂單，之后根據(jù)訂單內(nèi)容對(duì)供應(yīng)商發(fā)來的貨物進(jìn)行數(shù)量上的點(diǎn)收和質(zhì)量上的驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后的物資入庫(kù)，反之進(jìn)行退貨處理。流程的具體描述為：

（一）請(qǐng)購(gòu)

首先由倉(cāng)庫(kù)管理部門提出訂貨要求，然后根據(jù)其要求編制請(qǐng)購(gòu)單，再對(duì)請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行審批。審批過程是對(duì)該筆請(qǐng)購(gòu)交易的認(rèn)可過程，也是對(duì)該筆請(qǐng)購(gòu)交易的控制過程。為了驗(yàn)證該業(yè)務(wù)中庫(kù)存商品的種類、規(guī)格的正確性以及請(qǐng)購(gòu)商品數(shù)量的可接受性，ERP系統(tǒng)通常設(shè)有庫(kù)存管理模塊，對(duì)庫(kù)存商品進(jìn)行管理和控制。

（二）編制采購(gòu)訂單

采購(gòu)部門在收到請(qǐng)購(gòu)單后，對(duì)經(jīng)過審批的請(qǐng)購(gòu)單發(fā)出采購(gòu)訂單。對(duì)每張采購(gòu)訂單采購(gòu)部門應(yīng)確定最佳供應(yīng)來源。對(duì)大額、重要采購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)采用競(jìng)價(jià)方式確定供應(yīng)商，以保證供貨的質(zhì)量、及時(shí)性和成本的低廉。

（三）驗(yàn)收商品

驗(yàn)收部門代表企業(yè)接收供應(yīng)商發(fā)運(yùn)來的商品，應(yīng)當(dāng)逐一比較所收商品與采購(gòu)訂單的要求是否相符，并編制收貨報(bào)告。

（四）儲(chǔ)存已驗(yàn)收的商品

單獨(dú)設(shè)立存放商品的存儲(chǔ)區(qū)，確保實(shí)物資產(chǎn)的安全與完整。在ERP系統(tǒng)中預(yù)設(shè)定期盤點(diǎn)提醒模塊，同時(shí)，應(yīng)由不同的部門來履行對(duì)已經(jīng)到期商品的盤點(diǎn)工作。

（五）對(duì)采購(gòu)發(fā)票的處理

通過采購(gòu)入庫(kù)單與采購(gòu)發(fā)票的比較，把采購(gòu)入庫(kù)業(yè)務(wù)與采購(gòu)發(fā)票業(yè)務(wù)聯(lián)系在一起，也把物流與資金流聯(lián)系在一起，即“采購(gòu)結(jié)算”。

（六）對(duì)付款業(yè)務(wù)的處理

通過采購(gòu)發(fā)票與付款單的核銷，更新與供應(yīng)商的往來賬，同時(shí)把采購(gòu)發(fā)票業(yè)務(wù)與采購(gòu)付款業(yè)務(wù)聯(lián)系在一起，生成記賬憑證轉(zhuǎn)總賬系統(tǒng)。

三、風(fēng)險(xiǎn)管理視角下的ERP采購(gòu)流程主要風(fēng)險(xiǎn)及其控制措施

采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)對(duì)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告真實(shí)可靠和資產(chǎn)安全完整性有重要影響，對(duì)其進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制至關(guān)重要。這需要企業(yè)管理層把風(fēng)險(xiǎn)控制作為全面風(fēng)險(xiǎn)管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，針對(duì)企業(yè)在采購(gòu)與付款循環(huán)中可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)而制定相關(guān)措施并加以可靠實(shí)施，保證風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案或風(fēng)險(xiǎn)管理策略得到正確執(zhí)行。由于風(fēng)險(xiǎn)分為可控風(fēng)險(xiǎn)與非可控風(fēng)險(xiǎn)，因而企業(yè)應(yīng)當(dāng)（也只能）對(duì)可控風(fēng)險(xiǎn)采取適當(dāng)?shù)木哂嗅槍?duì)性的措施控制，確保將剩余風(fēng)險(xiǎn)控制在可接受水平之內(nèi)。以下主要從采購(gòu)業(yè)務(wù)流程風(fēng)險(xiǎn)和采購(gòu)技術(shù)架構(gòu)風(fēng)險(xiǎn)兩方面來進(jìn)行分析。

（一）采購(gòu)業(yè)務(wù)流程方面的風(fēng)險(xiǎn)

基于ERP中的采購(gòu)流程，不同環(huán)節(jié)主要有如下幾種風(fēng)險(xiǎn)：

1.訂購(gòu)物資過程中的風(fēng)險(xiǎn)。例如前期研究、信息的反饋、資金供應(yīng)等會(huì)影響采購(gòu)計(jì)劃。在此情況下，企業(yè)可采取如下控制措施：

（1）作為經(jīng)濟(jì)訂貨量（EOQ）等傳統(tǒng)系統(tǒng)的補(bǔ)充，利用信息技術(shù)建立存貨水平檢測(cè)系統(tǒng)來監(jiān)控存貨水平。對(duì)大宗采購(gòu)必須做各種采購(gòu)數(shù)量對(duì)成本影響的成本分析。

（2）貨物訂購(gòu)不正?；蛘叱^一定金額時(shí)需要說明理由。為避免員工出于個(gè)人利益而訂購(gòu)物資，可授權(quán)簽字或加強(qiáng)審批，并可要求詳細(xì)說明訂購(gòu)該物資的目的。

2.選擇了并不適當(dāng)?shù)墓?yīng)商的風(fēng)險(xiǎn)。此時(shí)企業(yè)可采取的措施如下：

（1）建立并強(qiáng)化利益沖突政策，明確利益沖突行為以及參與這些行為的后果。實(shí)際上，我國(guó)很多大型企業(yè)已經(jīng)通過實(shí)踐并在此環(huán)節(jié)建立了較好的規(guī)范制度。

（2）建立供應(yīng)商可信度及產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)首先應(yīng)對(duì)供貨商的生產(chǎn)能力水平、產(chǎn)品質(zhì)量、可用性、按期交貨率等建立評(píng)價(jià)指標(biāo)，然后利用采購(gòu)管理系統(tǒng)中的歷史數(shù)據(jù)選擇最佳評(píng)價(jià)方法，最后結(jié)合上兩步中的供應(yīng)商評(píng)價(jià)指標(biāo)和評(píng)價(jià)方法選擇確定最佳供應(yīng)商。在實(shí)踐中，有部分企業(yè)為自己建立了“首選供應(yīng)商名單”以供選擇。

（3）可以與選定的供應(yīng)商建立戰(zhàn)略聯(lián)盟，例如企業(yè)可以選擇信譽(yù)好、安全可靠的物流承運(yùn)人建立戰(zhàn)略合作關(guān)系，從而達(dá)到降低成本的效果。

（4）及時(shí)更新供應(yīng)商信息。供應(yīng)商管理是供應(yīng)鏈采購(gòu)管理中一個(gè)相當(dāng)重要的環(huán)節(jié)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)包括供貨范圍、供貨能力、供貨質(zhì)量以及與本企業(yè)合作的歷史記錄在內(nèi)的供應(yīng)商的各種信息及時(shí)更新。

3.存貨管理的風(fēng)險(xiǎn)。這種風(fēng)險(xiǎn)包括驗(yàn)收商品時(shí)驗(yàn)收了未訂購(gòu)或者不合格的物資或者存貨被偷竊、毀損等。此時(shí)可采用的風(fēng)險(xiǎn)控制措施包括：

（1）嚴(yán)格對(duì)比收貨單與已審批的采購(gòu)訂單。文檔匹配是一項(xiàng)基本而重要的內(nèi)部控制措施，例如應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格比對(duì)已收到的貨物是否有對(duì)應(yīng)的采購(gòu)訂單。

（2）確認(rèn)收貨前要仔細(xì)檢查，驗(yàn)收人員要明確掌握可接受的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，必要時(shí)抽取樣本來驗(yàn)證商品是否滿足標(biāo)準(zhǔn)。

（3）為采購(gòu)的商品購(gòu)買保險(xiǎn)。這是對(duì)萬一發(fā)生損害的物資所做的財(cái)物補(bǔ)償。

（4）對(duì)存貨和授權(quán)、保管與使用功能進(jìn)行分離。職責(zé)分離是重要的內(nèi)部控制程序，資產(chǎn)的實(shí)物保管、使用授權(quán)、日常記錄工作應(yīng)當(dāng)分離。

（5）建立內(nèi)部審計(jì)部門。SOX法案對(duì)公司中建立內(nèi)部審計(jì)的重要性有詳細(xì)說明。

（6）利用先進(jìn)的信息技術(shù)管理存貨。例如使用存貨條形碼技術(shù)或者為存貨建立射頻識(shí)別（RFID）標(biāo)簽，現(xiàn)在的“物聯(lián)網(wǎng)”技術(shù)就在很大程度上依賴于RFID的應(yīng)用，其通過RFID標(biāo)簽、射頻掃描儀等設(shè)備分類遙感從而獲取數(shù)據(jù)。在這種技術(shù)下，企業(yè)可以全程追蹤存貨從收貨部門到倉(cāng)庫(kù)的全部過程。

（7）規(guī)范存貨編碼。存貨編碼是ERP信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的基礎(chǔ)，是保證系統(tǒng)有條不紊運(yùn)行的首要條件。在ERP物流系統(tǒng)中，所有存貨信息的交流和傳遞都是通過對(duì)存貨的編碼來實(shí)現(xiàn)的，尤其體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)識(shí)別和檢索存貨的首要途徑就是存貨的編碼。

4.付款審批的風(fēng)險(xiǎn)。在此環(huán)節(jié)企業(yè)可采取如下風(fēng)險(xiǎn)控制措施：

（1）在簽發(fā)支票前應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格核對(duì)相關(guān)文檔（包括采購(gòu)訂單、收貨單以及發(fā)票）。當(dāng)三種單據(jù)俱全并各自匹配時(shí)，表明采購(gòu)訂單上的貨物已收到，此時(shí)可按發(fā)票顯示金額付款。

（2）合理確認(rèn)付款期限以獲得折扣。企業(yè)可以利用軟件等信息技術(shù)合理規(guī)劃，在現(xiàn)金折扣期滿前付款。

（3）通過網(wǎng)上銀行進(jìn)行支付。實(shí)際上在線支付不僅使付款流程更有效率，它更是對(duì)付款實(shí)施的強(qiáng)大的內(nèi)部控制。

（二）采購(gòu)技術(shù)架構(gòu)方面的風(fēng)險(xiǎn)

ERP系統(tǒng)的使用涉及到整個(gè)企業(yè)的全部業(yè)務(wù)流程，高度集成的功能和系統(tǒng)使用戶無論在企業(yè)的哪個(gè)角落都能獲得訪問系統(tǒng)并有可能控制或改變賬套的業(yè)務(wù)參數(shù)。其網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用結(jié)構(gòu)可以便捷地實(shí)現(xiàn)各個(gè)不同業(yè)務(wù)模塊之間的信息的即時(shí)傳遞，可以使企業(yè)的內(nèi)控體系實(shí)時(shí)反映運(yùn)營(yíng)狀況。但是，顯然ERP下采購(gòu)環(huán)節(jié)的高度集成性和分布式的系統(tǒng)技術(shù)結(jié)構(gòu)同樣會(huì)為企業(yè)帶來風(fēng)險(xiǎn)，主要體現(xiàn)為以下幾種：

1.ERP系統(tǒng)下的采購(gòu)功能模塊使得任何一點(diǎn)出現(xiàn)問題都會(huì)影響到其他模塊的正常運(yùn)行

此外，ERP系統(tǒng)還應(yīng)具有擴(kuò)展功能設(shè)計(jì)。由于企業(yè)所屬行業(yè)不同、規(guī)模不同、生產(chǎn)過程不同、自身的供應(yīng)鏈不同，所以實(shí)際選用的ERP系統(tǒng)并不相同。而且各個(gè)企業(yè)對(duì)ERP的應(yīng)用程度也不相同，直接影響到供應(yīng)鏈采購(gòu)管理方式和所構(gòu)建的ERP系統(tǒng)功能。因此要實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)的供應(yīng)鏈采購(gòu)管理，首先要分析企業(yè)采購(gòu)管理的信息化進(jìn)程，尤其是對(duì)ERP系統(tǒng)功能及其應(yīng)用現(xiàn)狀做詳細(xì)了解，才能找到最佳的ERP系統(tǒng)的供應(yīng)鏈采購(gòu)管理方式、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和操作功能的切入點(diǎn)，以保證最后設(shè)計(jì)出實(shí)用有效的ERP系統(tǒng)功能。

2.復(fù)雜的ERP系統(tǒng)使得采購(gòu)系統(tǒng)控制和審計(jì)人員必須具有相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，造成采購(gòu)系統(tǒng)審計(jì)難度加大

綜上所述，不同的企業(yè)因其性質(zhì)不同、業(yè)務(wù)規(guī)模不同而具有不同的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)管理層應(yīng)當(dāng)界定風(fēng)險(xiǎn)控制的內(nèi)容或要素，并針對(duì)不同風(fēng)險(xiǎn)制定應(yīng)對(duì)策略。風(fēng)險(xiǎn)管理過程只有在將風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)計(jì)量以及風(fēng)險(xiǎn)控制戰(zhàn)略全面整合起來時(shí)才能有效。本文所提到的供應(yīng)鏈的采購(gòu)環(huán)節(jié)，其風(fēng)險(xiǎn)控制的影響將體現(xiàn)在生產(chǎn)過程、模式識(shí)別、質(zhì)量控制、風(fēng)險(xiǎn)分析等環(huán)節(jié)中，對(duì)企業(yè)整個(gè)生產(chǎn)流程意義深遠(yuǎn)。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在全面風(fēng)險(xiǎn)管理的視角下，樹立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，選擇合適的應(yīng)對(duì)策略和采取正確的應(yīng)對(duì)措施。

【參考文獻(xiàn)】

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采購(gòu)管理及流程范文第2篇

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理；內(nèi)部控制；信息化；采購(gòu)管理

中圖分類號(hào)：F270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）12-00-01

一、管理信息系統(tǒng)在采購(gòu)過程中的實(shí)現(xiàn)

企業(yè)以贏利為目的采購(gòu)物資、服務(wù)等用于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，由此決定了企業(yè)采辦要面臨一定的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，為有效地控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，必須建立一系列內(nèi)部控制規(guī)則從而實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的有效控制；對(duì)于石油企業(yè)所處的能源行業(yè)，采購(gòu)支出一般占整體營(yíng)業(yè)額的30%-50%左右，采購(gòu)管理是石油企業(yè)尤其是集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部控制中最為重要的一環(huán)，根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃及管理要求建立采辦管理模式，在此基礎(chǔ)上設(shè)立現(xiàn)代的采購(gòu)管理制度，并通過管理信息系統(tǒng)等信息化的手段將采購(gòu)管理制度、管理流程貫徹到每一個(gè)過程與控制節(jié)點(diǎn)，成為現(xiàn)代石油企業(yè)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)內(nèi)部控制的重要途徑。下述將就國(guó)內(nèi)某石油公司構(gòu)建采購(gòu)管理信息系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)過程，力求在采購(gòu)管理信息系統(tǒng)與采購(gòu)內(nèi)控管理的有機(jī)結(jié)合方面作探索。

（一）采購(gòu)管理信息系統(tǒng)建設(shè)的組織

采購(gòu)管理信息系統(tǒng)與采購(gòu)內(nèi)部控制制度的建立是企業(yè)采購(gòu)管理的兩個(gè)重要子系統(tǒng)，其相互獨(dú)立而又相互關(guān)聯(lián)，實(shí)施起來牽扯到企業(yè)管理的各個(gè)部門及各個(gè)層次，需要大家的共同配合，因此兩個(gè)子系統(tǒng)的實(shí)施必須有企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)者的深入理解與支持，必須成立一個(gè)最高領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的組織機(jī)構(gòu)，調(diào)動(dòng)各方面的資源，保證系統(tǒng)的順利進(jìn)行。

采購(gòu)管理信息系統(tǒng)建設(shè)組織機(jī)構(gòu)的建立，要考慮企業(yè)的規(guī)模與當(dāng)前企業(yè)的管理現(xiàn)狀，信息化建設(shè)項(xiàng)目多為階段性項(xiàng)目，因此其建設(shè)一般模式是項(xiàng)目組建設(shè)模式，即組織機(jī)構(gòu)多為項(xiàng)目組、項(xiàng)目部等形式，通過項(xiàng)目運(yùn)作，待項(xiàng)目完成成熟后移交到企業(yè)內(nèi)部信息化部門或?qū)I(yè)運(yùn)行維護(hù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行運(yùn)行維護(hù)?，F(xiàn)在石油企業(yè)多為集團(tuán)化企業(yè)，集團(tuán)下設(shè)多個(gè)分公司，項(xiàng)目組的組成要以集團(tuán)內(nèi)位于核心管理層的采購(gòu)部門及信息管理部門人員為主，其中要包括管理信息系統(tǒng)的策劃分析人員、程序員等及采購(gòu)管理人員。項(xiàng)目組一般由集團(tuán)總經(jīng)理、CEO或級(jí)別相當(dāng)?shù)娜藛T擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理，以此確保采購(gòu)管理信息系統(tǒng)的順利推動(dòng)。

（二）系統(tǒng)需求調(diào)研與企業(yè)采購(gòu)管理流程重塑

在內(nèi)控管理上為適應(yīng)采購(gòu)管理信息系統(tǒng)，企業(yè)管理工作必須逐步完善以下工作：　管理工作的程序化；管理業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化；表單、記錄及報(bào)表文件的統(tǒng)一化；基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料的完善化和代碼化。這樣才能實(shí)現(xiàn)通過采購(gòu)管理信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)管理節(jié)點(diǎn)、過程及流程的有效控制，避免風(fēng)險(xiǎn)，確保內(nèi)控原則的落實(shí)。

采購(gòu)信息系統(tǒng)項(xiàng)目組首先要對(duì)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略及采購(gòu)戰(zhàn)略有一個(gè)了解，對(duì)企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分析，確定企業(yè)目前的采購(gòu)管理模式。系統(tǒng)需求調(diào)研與企業(yè)采購(gòu)管理流程的重新塑造主要采用調(diào)研問卷、走訪座談及查看資料三種形式結(jié)合。

調(diào)研問卷的內(nèi)容包括企業(yè)目前的組織機(jī)構(gòu)、采購(gòu)管理模式、采購(gòu)管理流程、采購(gòu)管理人員及采購(gòu)從業(yè)人員關(guān)注的問題等進(jìn)行初步的了解，調(diào)研問卷的發(fā)放范圍應(yīng)確保覆蓋全部采購(gòu)部門，其他采購(gòu)相關(guān)部門也應(yīng)有一定的覆蓋面。

“過程方法”是組織內(nèi)諸過程的系統(tǒng)的應(yīng)用，連同這些過程的識(shí)別、相互作用及管理。在采購(gòu)管理流程重新塑造中應(yīng)用“過程方法”，就是要按照：采購(gòu)管理過程的識(shí)別、采購(gòu)管理流程的梳理、流程改造、形成新的采購(gòu)管理流程，這樣一個(gè)軌跡去逐步推進(jìn)。在各個(gè)階段的工作中貫穿始終的原則是：以“過程方法”為核心思想，做到“縱向到底，橫向到邊”。對(duì)企業(yè)所屬所有分支機(jī)構(gòu)的采購(gòu)過程、流程進(jìn)行充分辨識(shí)。繪制企業(yè)整體的采購(gòu)管理流程圖，考慮控制環(huán)境、控制活動(dòng)兩個(gè)內(nèi)控因素，各風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的控制。對(duì)流程進(jìn)行優(yōu)化、合并，形成新的采購(gòu)管理流程。并以此為依據(jù)，重新以體系化、標(biāo)準(zhǔn)化的形式編寫采購(gòu)管理制度，統(tǒng)一記錄表格及統(tǒng)計(jì)報(bào)表的格式。形成采購(gòu)管理信息系統(tǒng)應(yīng)用的基礎(chǔ)。

在“體系化”采購(gòu)管理制度應(yīng)用的基礎(chǔ)上，將采購(gòu)管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、過程控制及流程控制等內(nèi)部控制貫穿在整個(gè)需求分析報(bào)告中，涵蓋以下具體內(nèi)容：采購(gòu)管理流程的業(yè)務(wù)描述、功能需求、數(shù)據(jù)需求、性能需求及運(yùn)行需求。需求分析報(bào)告作為采購(gòu)管理信息系統(tǒng)實(shí)施的基礎(chǔ)性文件，編寫完成后，經(jīng)過項(xiàng)目組初步審核，經(jīng)公司主管采購(gòu)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審核并批準(zhǔn)。

（三）系統(tǒng)程序及結(jié)構(gòu)特點(diǎn)

下圖為采購(gòu)信息管理系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)的邏輯模型。

采購(gòu)管理信息系統(tǒng)采用B/S的架構(gòu)模式，方便該管理信息系統(tǒng)的部署、維護(hù)和升級(jí)工作。在軟件業(yè)務(wù)流程上，根據(jù)采購(gòu)管理信息系統(tǒng)特點(diǎn)定制了“工作流”引擎，其具有組織機(jī)構(gòu)設(shè)置靈活，能實(shí)現(xiàn)復(fù)雜多變的流程設(shè)置。在管理信息系統(tǒng)電子化流程時(shí)，把采購(gòu)管理的流程分拆成若干各關(guān)鍵工作過程，由系統(tǒng)把這些關(guān)鍵工作過程串聯(lián)起來，對(duì)于單個(gè)工作過程根據(jù)需要穿插以審批“工作流”，這樣就形成了對(duì)采購(gòu)各管理流程的信息化實(shí)現(xiàn)?！肮ぷ髁鳌蓖苿?dòng)的模式在實(shí)際應(yīng)用中收到了很好的效果，提高采購(gòu)效率在18%左右。

二、結(jié)束語

隨著企業(yè)信息化的進(jìn)程不斷推進(jìn)，采購(gòu)管理水平的不斷提高，會(huì)不斷地改進(jìn)和重寫管理流程。這也給管理信息系統(tǒng)的不斷提升提供了一個(gè)新的問題，如何開發(fā)出一套應(yīng)用性更強(qiáng)、軟件業(yè)務(wù)重組更開闊的管理信息系統(tǒng)解決方案。隨著企業(yè)信息化水平的提高，軟件工程的不斷進(jìn)步，相信企業(yè)管理信息系統(tǒng)將會(huì)與企業(yè)的內(nèi)控結(jié)合的更加緊密，為企業(yè)內(nèi)控管理，風(fēng)險(xiǎn)管理起到更大的作用。

參考文獻(xiàn)：

采購(gòu)管理及流程范文第3篇

一、指導(dǎo)思想

通過完善制度、規(guī)范流程、嚴(yán)格監(jiān)管，規(guī)范物資采購(gòu)行為，促進(jìn)煙草行業(yè)平穩(wěn)健康發(fā)展

二、工作思路及目標(biāo)

依據(jù)國(guó)煙辦[200]135號(hào)文件精神，從完善物資采購(gòu)管理制度入手，進(jìn)一步規(guī)范物資采購(gòu)流程，建立規(guī)范采購(gòu)管理的長(zhǎng)效機(jī)制。組織開展物資采購(gòu)專項(xiàng)調(diào)查；通過全面推行水松紙網(wǎng)上交易探索建立公開透明采購(gòu)管理機(jī)制；完善卷煙用物資采購(gòu)管理制度，出臺(tái)《中國(guó)煙草總公司關(guān)于卷煙用物資采購(gòu)管理辦法》；要求各省通過完善制度、注重檢查、促進(jìn)整改的方法，建立加強(qiáng)物資采購(gòu)管理工作長(zhǎng)效機(jī)制。

三、工作安

（一）開展專題調(diào)研。

通過下發(fā)調(diào)查表和現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研對(duì)現(xiàn)行物資采購(gòu)管理流程進(jìn)行摸底，了解采購(gòu)管理現(xiàn)狀。

（二）探索建立非專賣品物資網(wǎng)上采購(gòu)管理模式。

以水松紙為試點(diǎn)，探索網(wǎng)上交易模式，建立價(jià)格信息披露機(jī)制，提高采購(gòu)過程的公開、透明度

（三）完善采購(gòu)管理長(zhǎng)效機(jī)制。

在采購(gòu)流程調(diào)研和非專賣物資網(wǎng)上交易試點(diǎn)基礎(chǔ)上，針對(duì)目前物資采購(gòu)管理中存在的共性問題，深入分析問題產(chǎn)生的原因，從宏觀管理層面提出加強(qiáng)采購(gòu)管理的措施和辦法，研究擬訂《中國(guó)煙草總公司關(guān)于卷煙用物資采購(gòu)管理辦法》，對(duì)物資采購(gòu)管理的管理重點(diǎn)、管理程序和管理目標(biāo)予以明確，進(jìn)一步規(guī)范物資采購(gòu)管理制度，形成用制度規(guī)范管理的良性機(jī)制，杜絕違反制度和程序問題的發(fā)生。

（四）開展監(jiān)督檢查和評(píng)價(jià)。

根據(jù)《關(guān)于加強(qiáng)卷煙用物資采購(gòu)的管理辦法》的要求，組織抽查省級(jí)工業(yè)公司采購(gòu)管理相關(guān)制度的執(zhí)行情況，針對(duì)問題提出整改意見；通過典型示范作用，帶動(dòng)行業(yè)物資采購(gòu)管理整體水平的提升。

（五）時(shí)間安排。

1.6月底完成物資采購(gòu)調(diào)研。

2.推行非專賣物資網(wǎng)上交易。7月份在行業(yè)內(nèi)全面推行水松紙網(wǎng)上交易。在水松紙?jiān)圏c(diǎn)的基礎(chǔ)上，力爭(zhēng)用2年左右時(shí)間實(shí)現(xiàn)主要卷煙用物資的網(wǎng)上交易。

采購(gòu)管理及流程范文第4篇

一、國(guó)有集團(tuán)公司采購(gòu)管理的現(xiàn)狀

采購(gòu)管理作為供應(yīng)鏈管理的重要環(huán)節(jié)，不僅在根本上影響著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本，更是企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要組成部分，但也一直是國(guó)有企業(yè)管理的難點(diǎn)和重點(diǎn)，被稱為企業(yè)管理領(lǐng)域的“黑箱”。經(jīng)過十多年的改革發(fā)展，國(guó)有企業(yè)的采購(gòu)管理正從粗放式逐步向集約化轉(zhuǎn)變，成效十分顯著，許多國(guó)企的采購(gòu)管理工作都取得了明顯的進(jìn)步，探索出了具有自身特色、行之有效的管理方法。從采購(gòu)管理體制上來看，絕大部分國(guó)企通過建立健全制度，優(yōu)化改進(jìn)流程，實(shí)施權(quán)力分置，開展激勵(lì)約束等措施，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)管理中“隱蔽的權(quán)力公開化”和“責(zé)任明確，獎(jiǎng)懲嚴(yán)明”。

近兩年來，國(guó)資委要求國(guó)有集團(tuán)公司加大集中采購(gòu)力度，通過充分利用信息化手段、向供應(yīng)鏈管理轉(zhuǎn)變、加強(qiáng)懲防體系建設(shè)及不斷創(chuàng)新采購(gòu)管理等方法和手段，準(zhǔn)確把握采購(gòu)管理發(fā)展方向，盡快建立集中、高效、透明的采購(gòu)管理體系。針對(duì)國(guó)資委的要求，國(guó)有集團(tuán)公司都開展了采購(gòu)管理提升工作。把提高集中采購(gòu)率作為主要工作任務(wù)。對(duì)生產(chǎn)類、建設(shè)類企業(yè)集團(tuán)來說，提高集中采購(gòu)率的主要手段就是通過信息化手段集中管控，即建立集采電子商務(wù)式的B2B網(wǎng)站（簡(jiǎn)稱電子采購(gòu)平臺(tái)），通過此平臺(tái)來實(shí)施全企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)。

二、如何建立集團(tuán)公司級(jí)電子采購(gòu)平臺(tái)

筆者根據(jù)的經(jīng)驗(yàn)，平臺(tái)的建設(shè)需做好如下幾方面的規(guī)劃。

（一）確定建設(shè)模式

首先需確定集中采購(gòu)工作的基本定位，定位決定了建設(shè)模式。大型集團(tuán)電子采購(gòu)平臺(tái)目前有三種建設(shè)模式：

1.集中監(jiān)管，集中操作模式。這種模式屬于“采購(gòu)管理集中，采購(gòu)行為也集中”，即所有下屬企業(yè)的采購(gòu)監(jiān)管、采購(gòu)組織、采購(gòu)實(shí)施行為均集中在集團(tuán)總部的集采部門。此模式適用于強(qiáng)勢(shì)集團(tuán)，即集團(tuán)公司對(duì)下屬企業(yè)管控力較強(qiáng)。

2.集中監(jiān)管，分步操作模式。此模式下采購(gòu)管理集中在總部的集采部門。但是集采部門僅負(fù)責(zé)采購(gòu)組織，采購(gòu)的實(shí)施由各下屬企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)。此模式介于第一、三種模式之間。

3.集中監(jiān)管，獨(dú)立操作模式。此模式下采購(gòu)管理集中在總部的集采部門。采購(gòu)行為的組織和實(shí)施由各下屬企業(yè)的采購(gòu)部門獨(dú)立操作。這種模式實(shí)際上屬于“采購(gòu)管理的集中，而非采購(gòu)行為的集中”，即集團(tuán)公司采購(gòu)管理部門不開展具體的采購(gòu)業(yè)務(wù)，而是通過建立統(tǒng)一的電子采購(gòu)平臺(tái)，按照統(tǒng)一采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)、制度、流程和供應(yīng)商管理規(guī)則，由所屬單位具體執(zhí)行采購(gòu)操作的集中采購(gòu)。此模式適用于松散型集團(tuán)，即集團(tuán)公司對(duì)下屬企業(yè)管控力較弱。

（二）確定平臺(tái)運(yùn)營(yíng)模式

需確定平臺(tái)建設(shè)完畢后的運(yùn)行模式，目前主要的運(yùn)營(yíng)模式有三種。

1.內(nèi)部職能及純服務(wù)式。此模式下平臺(tái)僅行使內(nèi)部職能，并為全企業(yè)服務(wù)。平臺(tái)的使用不收取費(fèi)用，定位在服務(wù)。

2.內(nèi)部盈利加服務(wù)式。此模式下平臺(tái)在行使內(nèi)部職能并為全企業(yè)服務(wù)的同時(shí)，也對(duì)下屬企業(yè)收取招標(biāo)費(fèi)、網(wǎng)站服務(wù)費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用。

3.內(nèi)部職能加外部盈利式。此模式下平臺(tái)不僅對(duì)內(nèi)部收取費(fèi)、服務(wù)費(fèi)，對(duì)外部的供應(yīng)商也收取中標(biāo)服務(wù)費(fèi)、網(wǎng)站服務(wù)費(fèi)等，這種模式更接近商業(yè)化網(wǎng)站。

我們只有先落實(shí)平臺(tái)的建設(shè)模式及運(yùn)營(yíng)模式，才能確定平臺(tái)的建設(shè)目標(biāo)及建設(shè)路線。

（三）確定平臺(tái)的建設(shè)目標(biāo)

對(duì)集團(tuán)公司來說，建立電子化采購(gòu)平臺(tái)的目標(biāo)通常有以下四點(diǎn)：

1.實(shí)現(xiàn)采購(gòu)集約化。指集團(tuán)公司采購(gòu)管理由分散的職能管理向集中的統(tǒng)籌管理轉(zhuǎn)變，達(dá)到降低采購(gòu)價(jià)格的目的；

2.實(shí)現(xiàn)采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化。指集團(tuán)公司采購(gòu)管理由差異化的管理模式向規(guī)范化管理模式轉(zhuǎn)變、由企業(yè)內(nèi)控采購(gòu)管理向集團(tuán)陽(yáng)光采購(gòu)管理轉(zhuǎn)變，并保證平臺(tái)的業(yè)務(wù)模式必須合法合規(guī)，達(dá)到陽(yáng)光、透明、防腐目的；

3.實(shí)現(xiàn)采購(gòu)電子化。 通過平臺(tái)上采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)立項(xiàng)、采購(gòu)尋源、采購(gòu)過程的全程電子化，達(dá)到提高效率、降低交易成本的目的；

4.實(shí)現(xiàn)采購(gòu)科學(xué)化。通過平臺(tái)價(jià)格庫(kù)及其他分析工具，達(dá)到指導(dǎo)價(jià)格、輔助決策的目的；

在平臺(tái)建設(shè)的準(zhǔn)備階段，應(yīng)進(jìn)一步細(xì)化采購(gòu)平臺(tái)的建設(shè)目標(biāo)、方式和階段性任務(wù)，總體規(guī)劃，分步實(shí)施。

（四）平臺(tái)建設(shè)的基本原則

1.整體規(guī)劃、分步實(shí)施原則。做好頂層設(shè)計(jì)，規(guī)劃好實(shí)施路徑，抓住關(guān)鍵流程和環(huán)節(jié)，分階段有計(jì)劃穩(wěn)步推進(jìn)。

2.先易后難、先大后全原則。前期工作應(yīng)注重基礎(chǔ)建設(shè)，不宜貪大求全，先從易處著手。

3.自上而下、以點(diǎn)帶面原則。集團(tuán)公司通過要求所屬單位利用電子采購(gòu)平成采購(gòu)交易的行為，自上而下地推動(dòng)集中采購(gòu)的規(guī)范、陽(yáng)光運(yùn)作。推動(dòng)過程是先試點(diǎn)再全面推廣。

4.集中控制、分級(jí)管理原則。集團(tuán)公司將統(tǒng)一采購(gòu)管理制度，統(tǒng)一采購(gòu)操作流程，統(tǒng)一集中采購(gòu)目錄，統(tǒng)一供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)，統(tǒng)一分類編碼。管理體系可按多級(jí)法人的特點(diǎn)實(shí)行分級(jí)管理。

5.規(guī)范運(yùn)作、陽(yáng)光透明原則。通過建立統(tǒng)一采購(gòu)制度和標(biāo)準(zhǔn)化體系，規(guī)范采購(gòu)行為，保證所有采購(gòu)過程陽(yáng)光透明，所有過程有記錄、可追溯。2013年2月4日，中華人民共和國(guó)國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)第20號(hào)令公布了《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》，平臺(tái)的業(yè)務(wù)流程需符合此法令。

（五）平臺(tái)建設(shè)的實(shí)施方法論

平臺(tái)實(shí)施需要采用科學(xué)的實(shí)施方法論進(jìn)行。實(shí)施的過程主要包括調(diào)研、規(guī)劃、試點(diǎn)、推廣四部分重要工作。

1.調(diào)研。內(nèi)部調(diào)研要充分了解下屬企業(yè)情況、并傳遞新的管理觀念；外部調(diào)研要針對(duì)先進(jìn)企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行借鑒研究。

2.規(guī)劃。在平臺(tái)建設(shè)前期，應(yīng)充分做好頂層設(shè)計(jì)和需求分析工作，全面調(diào)研、梳理各下屬企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求，以及主要采購(gòu)方和供應(yīng)商等相關(guān)方的管理模式與流程要求，做到綜合考慮、統(tǒng)籌規(guī)劃、做深做細(xì)。

3.試點(diǎn)。對(duì)于特大型企業(yè)單位，實(shí)施電子采購(gòu)平臺(tái)的風(fēng)險(xiǎn)非常高，先試點(diǎn)再推廣是最佳的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)措施，而試點(diǎn)成敗的關(guān)鍵實(shí)際上就在試點(diǎn)單位的選擇上， 一定要選擇易于實(shí)施的單位進(jìn)行試點(diǎn)。

4.推廣。試點(diǎn)工作的開展起來的同時(shí)，就需要啟動(dòng)推廣的工作， 推廣要注重順序，先二級(jí)單位，后三級(jí)單位，逐級(jí)進(jìn)行推廣，有實(shí)際困難的下屬企業(yè)要采取協(xié)助、政策傾斜、延后實(shí)施等策略，保證整體的實(shí)施進(jìn)度。

以上就是本人在實(shí)施電子采購(gòu)平臺(tái)方面的一些經(jīng)驗(yàn)和建議，歡迎批評(píng)指正。

相關(guān)概念

電子采購(gòu)平臺(tái)：是一個(gè)集“全方位的資訊服務(wù)+多效的采購(gòu)交易平臺(tái)+管家式服務(wù)”為一體的企業(yè)采購(gòu)協(xié)同工作平臺(tái)。通過這個(gè)平臺(tái)，采購(gòu)企業(yè)可以采購(gòu)信息，進(jìn)行價(jià)格談判，跟蹤訂單發(fā)貨，評(píng)估供方績(jī)效，分析采購(gòu)策略，獲取合作伙伴，了解市場(chǎng)行情信息等等。電子采購(gòu)平臺(tái)成功運(yùn)行比較早的是電子化政府采購(gòu)平臺(tái)及行業(yè)化采購(gòu)平臺(tái)，例如中央政府采購(gòu)網(wǎng)、廣東省醫(yī)藥采購(gòu)平臺(tái)等，均是其成功的案例。

（作者單位：華北電力設(shè)計(jì)院）

采購(gòu)管理及流程范文第5篇

【 關(guān)鍵詞 】 SAP；物采系統(tǒng)；融合銜接；數(shù)據(jù)對(duì)照轉(zhuǎn)換表；中間數(shù)據(jù)庫(kù)

1 前言

SAP與物采系統(tǒng)（中國(guó)石油物資采購(gòu)管理信息系統(tǒng)）融合設(shè)計(jì)是為了解決集團(tuán)公司及下屬地區(qū)公司、分公司SAP與物采系統(tǒng)采購(gòu)數(shù)據(jù)傳遞的解決方案。融合銜接設(shè)計(jì)很好地聯(lián)接了SAP與物采系統(tǒng)，使SAP與物采系統(tǒng)得到了實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)的傳遞。

通過解決方案，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)一次性錄入，多方共享，保證公司SAP系統(tǒng)、物采系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性，滿足企業(yè)物資采購(gòu)管理的需要。

2 SAP和物采系統(tǒng)介紹和問題

物采系統(tǒng)是中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司開發(fā)的一套中國(guó)石油物資采購(gòu)管理信息系統(tǒng)。物采系統(tǒng)就是為了滿足物資采購(gòu)管理和采購(gòu)交易為一體的業(yè)務(wù)管理需要，促進(jìn)業(yè)務(wù)處理自動(dòng)化、業(yè)務(wù)管理規(guī)范化、決策支持智能化，支撐“集中采購(gòu)、分散操作”。實(shí)現(xiàn)中石油集團(tuán)公司信息化的發(fā)展目標(biāo)，在“一個(gè)全面、三個(gè)集中”要求下，按照中石油企業(yè)物資采購(gòu)管理制度，為提高物資采購(gòu)管理水平、開發(fā)的集成物資采購(gòu)管理信息系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱物采系統(tǒng)）。

物采系統(tǒng)的應(yīng)用范圍包括總部及所屬企事業(yè)單位和供應(yīng)商。主要以采購(gòu)供應(yīng)鏈為主線，覆蓋采購(gòu)管理和交易全過程，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)全流程、全覆蓋。業(yè)務(wù)分級(jí)授權(quán)管理，采購(gòu)物資品質(zhì)覆蓋中的60大類所有物資。架構(gòu)包括了系統(tǒng)門戶、交易平臺(tái)、業(yè)務(wù)管理平臺(tái)、基礎(chǔ)管理平臺(tái)及決策支持平臺(tái)。

物采系統(tǒng)是基于i2采購(gòu)交易軟件進(jìn)行客戶化開發(fā)的，并與SAP、公共數(shù)據(jù)編碼平臺(tái)等系統(tǒng)通過企業(yè)服務(wù)總線（ESB）實(shí)現(xiàn)異構(gòu)系統(tǒng)間有機(jī)集成。

SAP系統(tǒng)是國(guó)外一套先進(jìn)的企業(yè)信息管理系統(tǒng)，而物采系統(tǒng)是根據(jù)B2B交易方式創(chuàng)建的物資采購(gòu)管理信息系統(tǒng)，它是根據(jù)企業(yè)自身特點(diǎn)創(chuàng)建的一套物資采購(gòu)管理信息系統(tǒng)。而SAP系統(tǒng)在物資采購(gòu)方面功能不是特別突出，與企業(yè)自身物資采購(gòu)特點(diǎn)也不是銜接得特別好。這就造成了在物資采購(gòu)方面，企業(yè)只應(yīng)用了主數(shù)據(jù)創(chuàng)建和維護(hù)、創(chuàng)建采購(gòu)訂單、發(fā)票校驗(yàn)、物資采購(gòu)申請(qǐng)、貨源清單創(chuàng)建和維護(hù)這幾個(gè)功能。而物采系統(tǒng)主要功能就是在物資采購(gòu)方面集中統(tǒng)一采購(gòu)管理，特別突出采購(gòu)方面功能，結(jié)合了企業(yè)物資采購(gòu)管理自身特點(diǎn)。

物資采購(gòu)管理信息系統(tǒng)主要功能包括了計(jì)劃管理、采購(gòu)交易管理、合同管理、結(jié)算管理、物料管理、價(jià)格管理等相關(guān)功能。SAP系統(tǒng)和物采系統(tǒng)之間就好像SAP系統(tǒng)負(fù)責(zé)創(chuàng)建采購(gòu)訂單、物資入庫(kù)與結(jié)算。而物采系統(tǒng)負(fù)責(zé)物資招標(biāo)、供應(yīng)商管理、價(jià)格管理、合同管理等功能，它主要突出了采購(gòu)管理功能。

怎么樣才能更好地把SAP系統(tǒng)與物采系統(tǒng)這兩套設(shè)計(jì)功能不同的系統(tǒng)融合銜接到一起，組成一個(gè)完善的物資采購(gòu)管理信息系統(tǒng)？

3 融合銜接流程設(shè)計(jì)

作為中國(guó)最大的跨地區(qū)集團(tuán)公司，它下屬地區(qū)公司繁多，轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)量大，各個(gè)地區(qū)公司業(yè)務(wù)也有差異，所以不能簡(jiǎn)單地使用SAP與物采系統(tǒng)接口轉(zhuǎn)換技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞。為此經(jīng)過調(diào)研特此進(jìn)行了設(shè)計(jì)方案。

根據(jù)企業(yè)下屬地區(qū)公司繁多，需要轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)量大，各個(gè)地區(qū)公司業(yè)務(wù)有差異等特點(diǎn)采用在企業(yè)總部建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，服務(wù)于SAP采購(gòu)數(shù)據(jù)與物采系統(tǒng)數(shù)據(jù)形成對(duì)照及轉(zhuǎn)換；數(shù)據(jù)對(duì)照轉(zhuǎn)換表統(tǒng)一維護(hù)，只有一套對(duì)照轉(zhuǎn)換表，維護(hù)后自動(dòng)保存到SAP和物采系統(tǒng)中。在物采系統(tǒng)進(jìn)行采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)、采購(gòu)、審批、采購(gòu)談判、采購(gòu)招標(biāo)、采購(gòu)訂單、訂單查詢等相關(guān)業(yè)務(wù)，當(dāng)這些業(yè)務(wù)進(jìn)行完成后，物采系統(tǒng)自動(dòng)生成訂單。

當(dāng)生成訂單的同時(shí)，根據(jù)數(shù)據(jù)對(duì)照轉(zhuǎn)換表在SAP系統(tǒng)中自動(dòng)生成采購(gòu)訂單，并且物采系統(tǒng)訂單和SAP系統(tǒng)采購(gòu)訂單形成對(duì)應(yīng)。而后由SAP系統(tǒng)進(jìn)行采購(gòu)訂單審批、入庫(kù)發(fā)貨、采購(gòu)結(jié)算等后續(xù)的工作。通過“訂單轉(zhuǎn)化接口”物采系統(tǒng)實(shí)時(shí)向SAP系統(tǒng)轉(zhuǎn)換采購(gòu)訂單。

通過上述方案，采購(gòu)數(shù)據(jù)由物采系統(tǒng)錄入，傳遞到SAP系統(tǒng)中進(jìn)行處理，保證了企業(yè)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的完整性，加強(qiáng)了企業(yè)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)管理的需要。

而在SAP和物采系統(tǒng)的供應(yīng)商和物資編碼都通過由編碼申請(qǐng)平臺(tái)申請(qǐng)要求進(jìn)行申請(qǐng)，編碼申請(qǐng)平臺(tái)將申請(qǐng)下來的編碼同時(shí)傳遞到SAP和物采系統(tǒng)中。這樣就形成了編碼及物資單位的唯一性、一致性、及時(shí)性，更好 地保證了SAP和物采系統(tǒng)的融合銜接。而對(duì)這些編碼的管理全部由物采系統(tǒng)進(jìn)行管理，并對(duì)供應(yīng)商管理更加科學(xué)細(xì)化。

結(jié)合企業(yè)及下屬地區(qū)公司繁多、數(shù)據(jù)量大特點(diǎn)，在SAP與物采系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)里分別建立了SAP與物采系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)照轉(zhuǎn)換表，根據(jù)數(shù)據(jù)對(duì)照轉(zhuǎn)換表建立了中間數(shù)據(jù)庫(kù)，從而進(jìn)行物采系統(tǒng)訂單和SAP系統(tǒng)采購(gòu)訂單字段之間相互轉(zhuǎn)換，保存到中間數(shù)據(jù)庫(kù)。如圖1所示。

數(shù)據(jù)對(duì)照轉(zhuǎn)換表主要保存在中間數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)對(duì)照轉(zhuǎn)化表主要根據(jù)SAP和物采系統(tǒng)數(shù)據(jù)形成一一對(duì)應(yīng)的邏輯關(guān)系。數(shù)據(jù)對(duì)照轉(zhuǎn)換表主要包含主數(shù)據(jù)和訂單轉(zhuǎn)換表。物采系統(tǒng)根據(jù)數(shù)據(jù)對(duì)照轉(zhuǎn)換表把相關(guān)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成SAP系統(tǒng)所需要的數(shù)據(jù)，從而使SAP系統(tǒng)隨機(jī)生成采購(gòu)訂單進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)操作。然后SAP系統(tǒng)把創(chuàng)建的采購(gòu)訂單業(yè)務(wù)操作完成后，在物采系統(tǒng)就可以進(jìn)行采購(gòu)訂單查詢等相關(guān)操作。

這樣就使SAP和物采系統(tǒng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)銜接在一起，使物資采購(gòu)業(yè)務(wù)流程形成了完整性。加強(qiáng)了企業(yè)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)管理的需要，實(shí)現(xiàn)了管理與交易一體化的統(tǒng)一物資采購(gòu)信息平臺(tái)，促進(jìn)了物資采購(gòu)業(yè)務(wù)處理自動(dòng)化、業(yè)務(wù)管理規(guī)范化、決策支持智能化的要求。

4 結(jié)束語

通過SAP與物采系統(tǒng)融合銜接設(shè)計(jì)，很好的完善成了企業(yè)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，使企業(yè)物資采購(gòu)管理信息系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)形成一體，實(shí)現(xiàn)了管理與交易一體化統(tǒng)一的信息平臺(tái)。很好地滿足了SAP與物采系統(tǒng)融合要求。通過SAP與物采系統(tǒng)融合銜接設(shè)計(jì)，它為今后一些系統(tǒng)的融合銜接提供思路，更重要的是也為今后其它系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)的融合提供了參考與借鑒。

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