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檔案管理的優(yōu)勢范文第1篇

【關(guān)鍵詞】檔案管理 數(shù)字化 優(yōu)勢和劣勢

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，其已經(jīng)逐漸進(jìn)入到人們的日常生活中，這對人類的進(jìn)步具有非常大的促進(jìn)作用。但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們的工作模式也在逐漸發(fā)生著轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的進(jìn)步，因此，檔案的數(shù)字化管理逐漸成為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要促進(jìn)因素，對我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到了巨大的促進(jìn)作用。

1 檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢研究

1.1 促進(jìn)部門立卷制度的建立。對于部門立卷，其是一個(gè)常見的問題，對部門的發(fā)展具有非常重要的作用，但由于一些單位在進(jìn)行立卷時(shí)僅僅是將一些零散的材料交給相關(guān)部門，加上檔案管理人員對檔案卷的質(zhì)量重視程度不足，使得其錄入的信息存在著完整性不足等問題。但在采用數(shù)字化管理模式之后，所有的檔案由對應(yīng)部門的相關(guān)人員將其錄入到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，然后由檔案管理人員對其進(jìn)行統(tǒng)一管理，這種模式使得檔案管理工作更加有序，且保證了檔案收錄的整齊性原則。

1.2 檔案管理工作不受時(shí)間和空間的限制。對于傳統(tǒng)的檔案管理工作，其大部分需要在上班時(shí)間進(jìn)行整理和分類，但由于工作環(huán)境受到工作齙匾約骯ぞ呤褂萌說南拗疲使得檔案管理工作效率受到較大的限制。而采用數(shù)字化管理模式之后，檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，其不在受到時(shí)間和空間等的限制，工作人員能夠通過網(wǎng)絡(luò)獲得檔案內(nèi)容，然后在任何場地對檔案內(nèi)容進(jìn)行整理。而對于企業(yè)的各個(gè)部門，其產(chǎn)生的大量檔案資料還能夠通過電子文件的形式存儲在網(wǎng)絡(luò)上，檔案管理人員通過對這些資料進(jìn)行收集和整理就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的管理工作。通過這種管理模式，檔案管理工作的效率得到了有效的提高，企業(yè)的各個(gè)部門只需要將本部門對應(yīng)的文件錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，檔案管理人員就能夠?qū)⑦@些信息收集整理，并在對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)空間中對其進(jìn)行整理和立卷等。

1.3 增強(qiáng)了檔案內(nèi)容信息的開發(fā)。對于傳統(tǒng)的檔案管理，其僅僅是對檔案進(jìn)行分類整理，在進(jìn)行某一相關(guān)內(nèi)容的查詢時(shí)，僅僅能夠?qū)蝹€(gè)文件進(jìn)行查找。這種方法嚴(yán)重限制了檔案的使用功能。而采用數(shù)字化管理模式后，經(jīng)過立卷將所有的檔案放置在一個(gè)計(jì)算機(jī)硬盤中，然后通過檢索功能找到對應(yīng)某一查詢內(nèi)容的所有檔案資料，這種管理模式使得使用人能夠更加高效的了解一件事情的來龍去脈，從而提高檔案管理工作的效率。

2 檔案數(shù)字化管理的劣勢分析

2.1 利用不充分。對于當(dāng)前的檔案管理人員，其在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理時(shí)，僅僅將其作為一種存儲工具，并沒有發(fā)揮檔案管理數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢，在工作的過程中仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，這使得檔案數(shù)字化管理受到較大的影響。此外，還有一些檔案管理人員，其將重點(diǎn)放在管理上，而對于檔案的價(jià)值則忽略，使得檔案資源的利用率較低。

2.2 檔案存儲存在著一定的安全問題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問題也逐漸成為影響人們正常工作生活的一個(gè)重要因素，由于電腦病毒和非法侵入對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的危害較大，當(dāng)檔案存儲設(shè)備出現(xiàn)安全問題后，其內(nèi)存儲的檔案信息往往也會(huì)受到較大的影響，嚴(yán)重的甚至?xí)沟盟械臋n案資料丟失，這使得檔案管理工作受到較大的影響。此外，還有一些檔案在進(jìn)行轉(zhuǎn)換時(shí)采用的是電子編碼技術(shù)，這使得檔案管理人員在對檔案原始憑證進(jìn)行修改而不會(huì)留下痕跡，因此，管理人員在進(jìn)行管理時(shí)無法保證檔案信息的準(zhǔn)確性，即使其被人為修改也不會(huì)被人發(fā)現(xiàn)。

2.3 檔案存儲載體的限制性。對于檔案的數(shù)字化管理，其為了更好的節(jié)省資源，往往會(huì)將紙質(zhì)檔案全部電子化，然后將這些電子檔案放置在一個(gè)固定的硬盤中，而原件的重要性則很少有人能夠認(rèn)識到。當(dāng)硬件存儲設(shè)備中的內(nèi)容過多時(shí)，往往會(huì)導(dǎo)致硬件設(shè)備的重要性上升，為了保證固定的硬件設(shè)備能夠滿足企業(yè)檔案存儲的需求，隨著檔案資料的增加，其需要更換存儲位置或者對應(yīng)的硬件設(shè)施，這使得其中的一些檔案內(nèi)容非常容易受到影響。另外，若新設(shè)備中存在著病毒等，其對整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的危害是非常大的。

3 檔案數(shù)字化管理的措施研究

3.1 建設(shè)系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。對于檔案電子化建設(shè)，其是一項(xiàng)非常龐大的工程，需要將所有的檔案信息錄入其中，同時(shí)還需要開發(fā)對應(yīng)的軟件和查詢管理等功能，因此，企業(yè)在進(jìn)行電子檔案的建設(shè)時(shí)往往需要多個(gè)部門聯(lián)合行動(dòng)，將所有的檔案信息和軟件等設(shè)備安裝完成，且為了保證檔案信息的安全性，還需要采用雙服務(wù)器對存儲的檔案進(jìn)行備份。另外，為了提高檔案數(shù)字化管理的效率，還需要設(shè)立對應(yīng)的查詢功能，方便使用人更加快速的找到自身需要的檔案資料。

3.2 制定統(tǒng)一的錄入標(biāo)準(zhǔn)和備份操作程序。對于所有的檔案數(shù)字化管理，其想要在整個(gè)企業(yè)高效運(yùn)行，首先需要建立統(tǒng)一的錄入標(biāo)準(zhǔn)，工作人員在日常工作中錄入的檔案信息需要嚴(yán)格遵守該標(biāo)準(zhǔn)，然后由檔案管理人員將這些資料進(jìn)行統(tǒng)一的管理。另外，對于電子檔案的掃描工作，其也需要制定對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，像頁數(shù)的強(qiáng)制性打印等，通過這種方法能夠保證錄入信息的完善性。而在檔案信息錄入完成之后，其還不能夠直接進(jìn)行存儲，檔案管理人員需要對其進(jìn)行二次查詢，直到其不存在問題再將其錄入到檔案管理系統(tǒng)中。

4 總結(jié)

對于一個(gè)企業(yè)的發(fā)展來說，其檔案具有非常重要的作用，像房地產(chǎn)企業(yè)等，對于這些企業(yè)，其在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的過程中需要加強(qiáng)對檔案的重視和使用，由于傳統(tǒng)的檔案管理模式利用率較低，加上存儲的安全性不高，人們開始研究檔案的數(shù)字化管理，但這一技術(shù)當(dāng)前還存在著很多的問題，需要有關(guān)人員加強(qiáng)研究。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊艷.檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢與弊端[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2016，09：48-49.

檔案管理的優(yōu)勢范文第2篇

【關(guān)鍵詞】 煤炭企業(yè)；檔案管理；優(yōu)化設(shè)計(jì)

在煤炭企業(yè)不斷發(fā)展和改革下，煤炭企業(yè)檔案管理已成為其重要組成部分。煤炭企業(yè)檔案主要體現(xiàn)在企業(yè)的基本建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的文件、圖表、照片、錄像、光盤等具有保存價(jià)值的文件的總稱。它見證了企業(yè)的發(fā)展歷史，為企業(yè)少走彎路奠定基礎(chǔ)，對煤炭企業(yè)各個(gè)方面都有十分積極的作用。所以要加強(qiáng)對煤炭檔案管理工作的認(rèn)識和探索，保證企業(yè)檔案的生存和延續(xù)，以便更好地服務(wù)于企業(yè)的建設(shè)。

一、煤炭企業(yè)檔案管理的重要性和必要性

近年來，煤炭企業(yè)經(jīng)過多次改革，管理逐漸走向集團(tuán)化、規(guī)范化，但是檔案管理相對較薄弱，總體水平較低，加之國家對其管理的滯后和概念的模糊，導(dǎo)致與其他行業(yè)有一定的差距。主要表現(xiàn)在企業(yè)對檔案管理工作認(rèn)識不足，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低，歸檔信息不完整，檔案管理跟不上現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展速度。因此，加強(qiáng)煤炭企業(yè)檔案管理意義十分重要。

（一）有利于企業(yè)做出正確決策

煤炭企業(yè)的經(jīng)營管理和安全生產(chǎn)關(guān)鍵取決于決策的制定，只有加強(qiáng)煤炭企業(yè)的檔案管理，才能為煤炭企業(yè)的發(fā)展提供真實(shí)有效的信息，才能準(zhǔn)確分析和評估煤炭企業(yè)當(dāng)前的狀況，從而實(shí)事求是的為煤炭企業(yè)做出科學(xué)合理的決策。真正使決策和各項(xiàng)管理措施促進(jìn)煤炭企業(yè)的發(fā)展壯大。

煤層自然、井下透水、爆炸、冒頂是煤炭企業(yè)經(jīng)常發(fā)的重大事故，而防止這些事故的措施都是根據(jù)企業(yè)的地理?xiàng)l件、歷年采掘狀況等資料而制定的。因此完整、規(guī)范的檔案管理是煤炭企業(yè)安全生產(chǎn)的重要因素。

（二）有利于對事故救援工作的開展

在井下幾百米往往會(huì)發(fā)生煤礦事故，由于井下情況復(fù)雜，實(shí)施難度大，事故發(fā)生后如果沒有詳細(xì)的檔案材料，就很難了解井下的基本情況，更難以進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確地制定救援方案，從而影響被困人員位置的確定和必需品的輸送。

（三）有利于煤炭企業(yè)合法權(quán)利的維護(hù)

煤炭企業(yè)的實(shí)物檔案是當(dāng)時(shí)、當(dāng)?shù)睾彤?dāng)事人在工作中形成的原始記錄，是開展各項(xiàng)工作的第一手資料，能夠保護(hù)企業(yè)員工的合法權(quán)益。當(dāng)出現(xiàn)諸如塌陷賠償、土地征用等問題時(shí)，煤炭企業(yè)就可以利用它來維護(hù)自己的合法權(quán)益。

二、煤炭企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀和對策

（一）企業(yè)檔案管理意識淡薄

在企業(yè)的檔案管理過程中，無論是文章的起草、打印，還是文章的及時(shí)歸案方面都存在著很大的問題。如有人在起草檔案使用圓珠筆寫而不是用鋼筆，有的單位用針式打印機(jī)打印存檔，這些都會(huì)影響檔案質(zhì)量；還有的管理人員不按規(guī)定移交存檔，影響檔案的完整性。對此我們應(yīng)該在公司內(nèi)部開展宣傳檔案管理意識的活動(dòng)，宣傳學(xué)習(xí)檔案法，把檔案管理納入企業(yè)的規(guī)劃過程中。增強(qiáng)專業(yè)人員的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平，充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，做好分內(nèi)工作，以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)取得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，樹立良好的職業(yè)形象，從而提升檔案管理在企業(yè)中的地位。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

知識是不斷更新的，檔案專業(yè)知識同樣也不例外。檔案管理人員的知識老化、陳舊，應(yīng)引起上級領(lǐng)導(dǎo)的重視，應(yīng)該每年組織一次或者兩次相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)或者派遣到外地學(xué)習(xí)，以加強(qiáng)對現(xiàn)有工作人員的繼續(xù)教育，但業(yè)務(wù)培訓(xùn)應(yīng)注重以下幾個(gè)方面：

1.注重實(shí)用性

結(jié)合自身的工作實(shí)際需要和未來長遠(yuǎn)的發(fā)展趨勢，與實(shí)際工作緊密配合，對檔案法律法規(guī)、檔案具體業(yè)務(wù)等進(jìn)行較為系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，并且要學(xué)以致用，便于實(shí)際操作，講究實(shí)效。

2.因材施教

對檔案人員的培訓(xùn)要與其所在的崗位需要相適應(yīng)，重視知識灌輸?shù)耐瑫r(shí)不要忘了加強(qiáng)能力的培養(yǎng)。檔案人員的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)要根據(jù)個(gè)人的不同情況因人而異，因材施教。

3.加強(qiáng)安全知識的學(xué)習(xí)

要做好檔案的安全工作，讓檔案管理人員認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。加強(qiáng)消防知識等方面的培訓(xùn)，增強(qiáng)處理突發(fā)事件的能力和解決實(shí)際問題的能力。從各個(gè)方面加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能。

（三）建立健全檔案管理制度體系

在煤炭企業(yè)的檔案管理中建立完整的管理機(jī)制體系，以確保檔案管理適應(yīng)新形勢的發(fā)展需要。正確果敢的決策機(jī)制、雷厲風(fēng)行的執(zhí)行機(jī)制、快速充分的反饋機(jī)制、堅(jiān)持原則的監(jiān)督機(jī)制，各種機(jī)制系統(tǒng)相互作用、相互促進(jìn)，確保檔案管理工作規(guī)范健康運(yùn)行。

在煤炭企業(yè)中檔案管理是一個(gè)完整的科學(xué)的系統(tǒng)工程，要根據(jù)本單位的實(shí)際情況和國家有關(guān)法律法規(guī)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定和完善各項(xiàng)檔案管理制度。如《文件材料歸檔與不歸檔范圍》、《檔案立卷歸檔制度》、《檔案庫房安全設(shè)施》、《檔案借（查）閱制度》、《檔案利用制度》、《檔案人員職責(zé)與職權(quán)范圍》等，確保檔案管理中各項(xiàng)工作有效進(jìn)行。

（四）加強(qiáng)執(zhí)行煤炭企業(yè)檔案管理的監(jiān)督考核

為了保證檔案管理制度真正得以貫徹落實(shí)和檔案管理制度的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，不但要建立健全完善的檔案管理規(guī)章制度體系，而且要加強(qiáng)制度執(zhí)行情況的監(jiān)督考核。在檔案管理過程中實(shí)施責(zé)任制管理模式，做到自己的工作自己負(fù)責(zé)別人的工作大家監(jiān)督。共同為企業(yè)做出奉獻(xiàn)。

（五）加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)和利用

煤炭企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)是一個(gè)自動(dòng)化系統(tǒng)。該系統(tǒng)具有檢索、整編、應(yīng)用功能。它運(yùn)用現(xiàn)代化手段收集整理數(shù)據(jù)，并且能夠運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和加工。使檔案管理信息系統(tǒng)能夠高效地處理煤炭檔案管理信息。

煤炭企業(yè)檔案反映了企業(yè)人員情況、生產(chǎn)技術(shù)、效益狀況、設(shè)備維修等方面的歷史記錄，是企業(yè)方展歷程中真實(shí)記錄和寫照。檔案人員要充分利用這一優(yōu)勢，加強(qiáng)檔案管理。

（六）加大煤炭檔案管理中硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的投入

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，人們傳統(tǒng)的工作方式和生活方式都發(fā)生了不同程度變化。首先我國的煤炭企業(yè)就要加大資金的投入力度配置更加先進(jìn)的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，使得煤炭企業(yè)的檔案管理工作適應(yīng)這種轉(zhuǎn)變。

首先積極采購電腦、U盤錄音筆等先進(jìn)的電子設(shè)備，進(jìn)一步完善煤炭企業(yè)的硬件設(shè)施。其次，要大力開發(fā)煤炭企業(yè)管理檔案工作中的軟件系統(tǒng)，優(yōu)化煤炭企業(yè)檔案管理工作的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，軟件系統(tǒng)與硬件設(shè)備相結(jié)合，不僅提高了檔案管理人員的工作效率，也保證了檔案管理工作的管理質(zhì)量。

（七）對煤炭企業(yè)的檔案服務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新

現(xiàn)在煤炭企業(yè)所提供的檔案種類越來越多，如文書檔案、科技檔案、專業(yè)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等，以及從檔案原件中提煉、加工出來的檔案信息。因此要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式，要增強(qiáng)和提高檔案服務(wù)的主動(dòng)性、針對性、和及時(shí)性。

隨著時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)對檔案服務(wù)的要求越來越高。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生大量的現(xiàn)代化的電子文件，檔案室不僅要傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料還要接收和管理新興載體的檔案，隨著這種趨勢的發(fā)展，要求企業(yè)在實(shí)踐上打破常規(guī)、積極創(chuàng)新，把檔案工作列入日常工作規(guī)劃中，以條款積極落實(shí)，及時(shí)解決檔案工作中的問題，為檔案工作創(chuàng)造一個(gè)良好環(huán)境。

三、結(jié)語

隨著煤炭企業(yè)檔案管理的不斷完善，要求檔案管理工作者堅(jiān)持去偽存真、實(shí)事求是的原則對檔案進(jìn)行分類、加工、編輯、歸檔，把檔案管理工作規(guī)范化，為使用者提供最真實(shí)可靠的信息。做到以上種種不僅要求企業(yè)自身要重視檔案管理，而且要求企業(yè)員工做好檔案管理的培訓(xùn)工作和自身綜合素質(zhì)的提高，通過全企業(yè)的共同努力更好地服務(wù)于該行業(yè)。同時(shí)使自己立于不敗之地。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉池 煤炭企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀與對策（J）.能源技術(shù)與管理2012（1）165-167

[2]謝志清 完善檔案管理服務(wù)煤礦建設(shè)（J）.黑龍江檔案2010（2）76

[3]張志綱，董淑娟 煤炭企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)（J）.煤炭技術(shù)2012（21）281-282

[4]王英杰 淺談新形勢下煤炭企業(yè)檔案管理的幾個(gè)問題（J）.華章2013（22） 291

檔案管理的優(yōu)勢范文第3篇

[關(guān)鍵詞]檔案；信息化；管理；優(yōu)勢；安全

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.20.114

[中圖分類號]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）20-0-02

0 引 言

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，電子政務(wù)協(xié)同辦公和自動(dòng)化辦公已經(jīng)廣泛運(yùn)用于社會(huì)生活的各個(gè)方面。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)逐漸跟不上時(shí)代的發(fā)展步伐，檔案信息化管理開始得到廣泛運(yùn)用。但是，檔案信息化管理也存在著一些安全性問題，因此，檔案工作人員應(yīng)該全面認(rèn)識信息技術(shù)特征，并結(jié)合新技術(shù)、新方法對檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行改正，促進(jìn)檔案管理工作不斷進(jìn)步。

1 檔案信息化管理模式的優(yōu)勢

1.1 提高搜索速度和準(zhǔn)確性

傳統(tǒng)的檔案管理模式有個(gè)特點(diǎn)，那就是查找效率低，出現(xiàn)錯(cuò)誤的機(jī)率比較大，一旦需要進(jìn)行檔案搜索時(shí)，都是依靠人力進(jìn)行查找，需要翻閱案卷或者查看目錄手動(dòng)查找。檔案管理信息化之后，檔案搜索不需要再用工作人員花費(fèi)大量的人力進(jìn)行搜索，直接利用計(jì)算機(jī)就能找得到想要搜索的文獻(xiàn)，這樣一來，搜索效率不和準(zhǔn)確性都得到極大提高。

1.2 提高檔案利用率

在我國科學(xué)技術(shù)不斷高速發(fā)展的同時(shí)，人們對于環(huán)境保護(hù)也更加重視，很多單位或企業(yè)辦公都倡導(dǎo)無紙化。因此，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作已不適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。檔案信息化管理利用現(xiàn)有的科學(xué)技術(shù)，將信息資源以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)在人們面前，人們在這個(gè)過程中對于自己信息的利用更加便捷與頻繁，從而讓更多的人在檔案信息化管理中利用到自己所需要的信息。

1.3 信息遠(yuǎn)程傳輸共享更加方便

在檔案信息化還沒有出現(xiàn)之前，使用者如果有使用檔案的需要時(shí)，必須經(jīng)過檔案管理部門查找、郵寄或者傳真等方式才能使用到，使用者偶爾使用一次將會(huì)非常麻煩。檔案信息化的出現(xiàn)改變了這種情況，檔案信息管理依靠網(wǎng)絡(luò)操作，可以將使用者需要使用的信息資源隨即傳輸給使用者，給使用者帶來了方便。

1.4 提高了檔案信息管理效率

檔案信息化管理包含多方面，其中有一點(diǎn)是生成數(shù)字化檔案，然后檔案管理工作人員對這些生成數(shù)字化的檔案進(jìn)行檢驗(yàn)和整理，并存儲入庫和輸出利用。這些工作內(nèi)容如果利用傳統(tǒng)的檔案管理模式去進(jìn)行管理，需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，完成之后的效果還不一定完美。因此，檔案的信息化管理，極大地提高了檔案管理的工作效率。

2 檔案信息化管理存在的安全問題

2.1 電子檔案存在真實(shí)性和合法患

按規(guī)定，傳統(tǒng)的檔案管理模式中，紙質(zhì)檔案必須交由該單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章之后才正式生效，檔案真實(shí)與否、合法與否很明顯很直接就可以得到答案，其真實(shí)性和合法性可以得到很好的保證。檔案信息化管理之后，電子檔案可以自由復(fù)制粘貼，內(nèi)容改動(dòng)起來也很方便，這在很大程度上影響了檔案的合法性和真實(shí)性。

2.2 管理過程中存在安全性問題

雖然檔案信息化管理不會(huì)出現(xiàn)紙張破損而導(dǎo)致檔案失效的情況，但是在現(xiàn)實(shí)生活中，檔案信息化管理也會(huì)受到很多因素影響。比如：計(jì)算機(jī)軟硬件老化、平臺和電子檔案之間的一致性等。這些問題的存在，要求檔案管理工作人員改進(jìn)管理方式，提高管理質(zhì)量，保證管理質(zhì)量不出問題。

2.3 受到計(jì)算機(jī)病毒的威脅

如今社會(huì)已進(jìn)入信息時(shí)代，各行各業(yè)的人們必須面對的一個(gè)難題是如何防止計(jì)算機(jī)病毒的侵害。電子檔案作為安全系數(shù)要求非常高的資料，需要極高的安全保障。但是難以避免的是，其在傳輸途中一樣承受著被病毒侵襲的危險(xiǎn)。此外，電子檔案除了在傳輸過程中容易受到病毒侵害，在管理過程中也可能存在病毒威脅，檔案信息化管理中病毒是必須注意的一個(gè)問題。

3 如何提高檔案信息化管理的安全性

3.1 采用加密技術(shù)，提升電子檔案的真實(shí)合法性

對電子檔案采用加密技術(shù)能提高其真實(shí)合法性?，F(xiàn)階段我國使用的加密技術(shù)主要有兩類構(gòu)成，一種是對稱類，另一種則是非對稱類。對稱類加密技術(shù)主要指的是對于文件的加密和解密需要一種相同的秘鑰，查看文件只需知道其中一個(gè)的秘鑰就可以得知另一個(gè)的秘鑰，這種加密技術(shù)目前運(yùn)用范圍比較廣泛。非對稱類加密和對稱類不同，其需要同時(shí)知道加密和解密兩個(gè)秘鑰，只知道其中一個(gè)不行。檔案信息化工作管理中，特殊情況下，可以公開加密或解密秘鑰其中的一個(gè)，但是一定不能兩個(gè)都公開，否則給不法分子可乘之機(jī)，擅自更改重要檔案信息。

3.2 采用先進(jìn)的管理技術(shù)與理念

我國經(jīng)濟(jì)不斷高速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平也不斷提高，每個(gè)行業(yè)都要根據(jù)自身實(shí)際情況將科學(xué)技術(shù)融入到企業(yè)管理中。檔案信息化管理工作者也要結(jié)合自身工作的特點(diǎn)，緊跟時(shí)展趨勢，吸收借鑒先進(jìn)的管理模式，對傳統(tǒng)管理模式存在不合理的地方加以改進(jìn)，創(chuàng)建既符合自身特色又不失社會(huì)要求的管理模式。加大人力、物力和財(cái)力的投入力度，從本質(zhì)上實(shí)現(xiàn)對檔案信息化管理工作的改善。其中，涉及的重要管理內(nèi)容是監(jiān)控技術(shù)和權(quán)限問題。檔案管理畢竟對安全性要求高，不像其他出入自由的部門一樣，訪問者進(jìn)出查找檔案時(shí)要進(jìn)行嚴(yán)格的身份驗(yàn)證，避免無關(guān)人員進(jìn)出。人員的進(jìn)出要輸入密碼，只有將密碼輸入正確的人才可以進(jìn)去查詢檔案資料。同時(shí)，在檔案信息化管理中，可以建立防火墻來保障對數(shù)據(jù)的監(jiān)控，杜絕非法訪問，提高電子檔案安全性和隱秘性。

3.3 建立健全安全管理制度

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各種信息泄露情況日趨頻繁，因此，電子檔案信息安全越來越引起社會(huì)重視。要實(shí)現(xiàn)電子信息化安全管理，除了要在技術(shù)手段上加強(qiáng)外，還要在制度管理上給予保障，建立健全管理制度不但可以彌補(bǔ)因技術(shù)缺陷而帶來的漏洞，也可以防止因人為因素而造成的問題。在檔案信息化管理過程中，第一，要對各個(gè)部門各個(gè)人員進(jìn)行職責(zé)分工，相關(guān)管理人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，各司其職，將自己分內(nèi)事情做好，出現(xiàn)問題需要自行承擔(dān)后果。同時(shí)，不歸自身監(jiān)管的事物不能擅自做主，必須在他人及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意之下才被允許。第二，對電子檔案及時(shí)歸檔并處理，電子檔案不歸檔或者歸檔不到位會(huì)產(chǎn)生一系列問題，比如：檔案信息容易改動(dòng)或丟失。歸檔之后的電子檔案不能再進(jìn)行更改，特殊情況下，必須經(jīng)過申請審批并由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章方可進(jìn)行編輯處理。這樣可以極大地提高信息的安全性，有效防止人為因素對檔案信息化管理造成安全隱患。第三，完善相關(guān)規(guī)章制度，檔案管理工作人員必須在規(guī)章范圍內(nèi)進(jìn)行日常工作，不能超越制度允許的范圍。同時(shí)，對于因個(gè)人原因而造成檔案信息泄露的工作人員需承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。

4 結(jié) 語

隨著信息化時(shí)代的到來，檔案信息化管理給檔案管理工作帶來了極大方便，提高了檔案管理工作的效率和安全性。但是，任何事物都有兩面性，對于檔案信息化管理來講，也存在著很多弊端，比如：真實(shí)性和合法性不確定，受到計(jì)算機(jī)病毒威脅等。因此，對于檔案管理部門來講，其必須利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)并建立健全自身管理制度進(jìn)行檔案信息化管理，只有在各個(gè)層面將工作做好，電子檔案的安全性才會(huì)得到保障。

主要參考文獻(xiàn)

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檔案管理的優(yōu)勢范文第4篇

一、新時(shí)期優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的重要性

事業(yè)單位在新時(shí)期的檔案管理工作實(shí)際上就是人力資源管理，所以檔案管理工作和單位的每一名職工都息息相關(guān)。但事業(yè)單位檔案管理水平能在一定程度上反映職工的專業(yè)技能與素質(zhì)水平。就拿人事檔案來說，事業(yè)單位職工的升調(diào)往往把個(gè)人檔案作為主要依據(jù)，所以人事檔案是十分重要的資料。尤其是在當(dāng)今的信息時(shí)代，檔案資料對個(gè)人有更重要的意義，單位領(lǐng)導(dǎo)可通過查看某名職工的檔案決定其具體的任用。職工檔案資料記錄并反映著個(gè)人在不同階段的成長歷程、獲獎(jiǎng)情況，且在事業(yè)單位合理配置人力資源方面有舉足輕重的作用。另外，事業(yè)單位檔案管理能使很多管理工作獲得重要的決策依據(jù)，因?yàn)闄n案不僅是決策參考材料，還是對單位及個(gè)人成長的見證，做好事業(yè)單位的檔案管理工作對事業(yè)單位的工作狀態(tài)及成果、建設(shè)及發(fā)展有重要影響?？傊?，事業(yè)單位在新的歷史時(shí)期優(yōu)化檔案管理工作是至關(guān)重要的。

二、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略

（一）處理好電子化與紙質(zhì)檔案管理的關(guān)系。紙質(zhì)檔案管理在事業(yè)單位當(dāng)下的檔案管理工作中依舊占據(jù)主要地位，但新時(shí)期的檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為事業(yè)單位改革檔案管理工作的必然選擇，且數(shù)字化手段在提高事業(yè)單位檔案管理工作效率及工作水平等方面有重要意義。在當(dāng)下尚未完全普及電子化檔案管理的情況下，各個(gè)事業(yè)單位應(yīng)在檔案管理環(huán)節(jié)采取電子化檔案與紙質(zhì)檔案管理并存的方式，特別是在借助計(jì)算機(jī)落實(shí)檔案管理工作時(shí)必須要有主動(dòng)的態(tài)度，有效促進(jìn)事業(yè)單位推動(dòng)檔案數(shù)字化管理進(jìn)程。在實(shí)踐中，事業(yè)單位檔案人員可通過傳統(tǒng)工作方式收集檔案材料，并把其錄入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)對檔案材料的快速分類，生成對應(yīng)的電子資料，從而發(fā)揮信息技術(shù)提高事業(yè)單位檔案管理工作效率的作用。

（二）按照單位實(shí)際情況拓展檔案服務(wù)內(nèi)容。事業(yè)單位的檔案管理模式隨著新時(shí)期信息技術(shù)的不斷更新而不斷發(fā)生變化，為信息化檔案管理的??現(xiàn)開辟了更加廣闊的空間。事業(yè)單位可發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)方便、快速的優(yōu)勢，隨時(shí)搜索、獲取社會(huì)最新資訊，并基于此建立高效的、科學(xué)的檔案信息管理機(jī)制，使事業(yè)單位在運(yùn)營、建設(shè)、決策及發(fā)展等方面獲得全方位服務(wù)。事業(yè)單位也可結(jié)合信息化營銷手段，結(jié)合單位實(shí)際與工作特色，協(xié)助相關(guān)部門及人員設(shè)計(jì)、組建獨(dú)立的門戶網(wǎng)站，在介紹欄列入檔案管理工作的特點(diǎn)與成果，大力宣傳事業(yè)單位檔案管理，擴(kuò)大工作影響力，增強(qiáng)公眾對事業(yè)單位檔案管理工作的重視度。

（三）保證電子檔案數(shù)據(jù)以及信息的安全性。較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理而言，電子設(shè)備盡管有便捷的優(yōu)勢，但一旦它發(fā)生故障，就會(huì)使檔案數(shù)據(jù)、檔案信息遭受毀滅性損害，所以信息安全對于新時(shí)期的事業(yè)單位檔案管理工作尤為關(guān)鍵。一方面，事業(yè)單位應(yīng)著力增強(qiáng)檔案人員的安全意識，加強(qiáng)電腦技術(shù)培訓(xùn)，促使他們學(xué)習(xí)怎樣綜合分析并處理檔案數(shù)據(jù)、怎樣維護(hù)檔案信息、遇到電子設(shè)備故障時(shí)應(yīng)怎樣應(yīng)對等知識，保證檔案數(shù)據(jù)、檔案信息的安全性。另一方面，事業(yè)單位要重視電子檔案儲存設(shè)備的更新?lián)Q代，經(jīng)常及時(shí)把老舊設(shè)備更換掉，使用最新的軟件系統(tǒng)，確保電子設(shè)備運(yùn)營能滿足日常的檔案管理工作需要。所以事業(yè)單位要增強(qiáng)管理意識，增加對檔案管理中各個(gè)工作環(huán)節(jié)的投入，致力于改善既有檔案信息、檔案數(shù)據(jù)儲存環(huán)境的的局限性，提高數(shù)據(jù)信息處理水平，從而保證檔案數(shù)據(jù)、檔案信息及時(shí)而有效地被利用，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（四）推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作深化發(fā)展。目前，各類型事業(yè)單位均需依托規(guī)范的、定期的組織學(xué)習(xí)及思想宣傳方式增強(qiáng)單位內(nèi)部對優(yōu)化檔案管理工作重要性的認(rèn)識。站在這一角度，事業(yè)單位要想在經(jīng)營管理環(huán)節(jié)全面落實(shí)檔案管理工作，凸顯其重要地位，就需構(gòu)建優(yōu)秀領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)，發(fā)揮出隊(duì)伍的引導(dǎo)作用和榜樣職能，以便通過定期、不定期的方式嚴(yán)格監(jiān)督、檢查事業(yè)單位開展檔案管理工作的實(shí)際情況。且各類型事業(yè)單位還要以此為基礎(chǔ)構(gòu)建檔案管理工作的達(dá)標(biāo)考核機(jī)制，憑借事業(yè)單位落實(shí)檔案管理工作的程度衡量工作水平，采取薪資或級別升降的方式動(dòng)態(tài)化管理整個(gè)檔案管理工作的達(dá)標(biāo)考核。事業(yè)單位還要以自身發(fā)展勁頭為依托，建立完善的檔案管理工作質(zhì)量評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，據(jù)此落實(shí)事業(yè)單位在檔案管理工作中遇到的問題及應(yīng)對措施，規(guī)范檔案管理，促使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)深化發(fā)展。

檔案管理的優(yōu)勢范文第5篇

（一）房產(chǎn)檔案利用更方便

利用信息化對房產(chǎn)檔案進(jìn)行管理，不僅利于查詢，而且信息的利用效率得到提高，信息透明度更高。房產(chǎn)檔案信息化管理，可以通過錄入將各個(gè)時(shí)期的房產(chǎn)檔案從紙質(zhì)變?yōu)閳D像，實(shí)現(xiàn)存儲、索引、管理、查詢的電子化，這樣在房產(chǎn)檔案使用過程中，只需輕點(diǎn)鼠標(biāo)就可以調(diào)出檔案，更便于使用，使工作效率得到大幅度的提升。避免了由于歸檔錯(cuò)誤或是紙張受損所給檔案帶來的損失。房產(chǎn)檔案信息化后，使檔案的準(zhǔn)確性和安全性得到提升，增加了檔案信息的透明度，人們對檔案的保護(hù)意識更強(qiáng)，有效的避免了一些虛假房產(chǎn)檔案信息的發(fā)生。

（二）房產(chǎn)檔案信息共享

通過各種現(xiàn)代化的高科學(xué)技術(shù)，將各種載體的房產(chǎn)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息，并以數(shù)字化的形式進(jìn)行存儲和使用，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，利用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行管理，使房產(chǎn)檔案形成一個(gè)完整的信息體系，能夠及時(shí)進(jìn)行利用，使資源實(shí)現(xiàn)了共享。在對房產(chǎn)檔案進(jìn)行使用時(shí)不再受到時(shí)間和空間的限制。同時(shí)房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)工作的開展，使房產(chǎn)檔案信息的可視化管理得以實(shí)現(xiàn)，使圖形、文檔和數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)了有效的結(jié)合，不僅方便了信息的公開查詢，而且為房產(chǎn)檔案向社會(huì)開放奠定了良好的基礎(chǔ)，為國家各項(xiàng)房產(chǎn)政策的實(shí)施提供了技術(shù)上的支持。通過房產(chǎn)檔案信息的共享，更方便對企業(yè)和個(gè)人房產(chǎn)信息的了解，避免了惡性囤房炒房行為的發(fā)生。

（三）更便于檔案管理

房產(chǎn)檔案信息化管理工作的開展，使檔案以電子化的方式存在，這樣可以更便于對檔案進(jìn)行理科改，利于檔案的流轉(zhuǎn)、處理及歸檔等工作的開展，而且檔案信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案自動(dòng)存檔的功能，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的無紙化辦公，如果想查詢房產(chǎn)檔案，只要在聯(lián)網(wǎng)的任何一臺電腦上即可以實(shí)現(xiàn)對相關(guān)信息的查詢，不再受到時(shí)間和區(qū)域的限制。

二、房產(chǎn)檔案信息化管理策略

（一）加快房產(chǎn)檔案統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的建立

我國電子文件檔案已出振了相關(guān)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，有效的規(guī)范了電子文件檔案的管理工作。房產(chǎn)檔案自身具有特殊性，這樣在管理上也與其他檔案管理方式存在著不同，其具有較強(qiáng)的獨(dú)立性。目前部分地區(qū)已建立了房產(chǎn)權(quán)屬數(shù)字化檔案，但由于多種原因，還沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行規(guī)范，這就導(dǎo)致房產(chǎn)權(quán)屬數(shù)字化檔案在建設(shè)過程中存在較大的難度，而且所取得的實(shí)際效果也沒有達(dá)到預(yù)期的標(biāo)準(zhǔn)。所以為了更好的對各地房產(chǎn)權(quán)屬檔案進(jìn)行規(guī)范和指導(dǎo)，則需要建立健全房產(chǎn)管理的數(shù)字化的檔案標(biāo)準(zhǔn)。

（二）房產(chǎn)權(quán)屬檔案信息化管理應(yīng)分階段實(shí)施

首先，在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，必須對房產(chǎn)檔案管理部門原有的存量檔案和每年新增的檔案予以充分考慮，并分別對其進(jìn)行規(guī)劃和確定合理的建檔流程。對于部門內(nèi)原有的存量檔案，可將部分利用率較高的進(jìn)行建檔，這樣能夠進(jìn)一步確保數(shù)字化檔案庫在短期內(nèi)發(fā)揮出利用價(jià)值；

其次，建立統(tǒng)一的軟件編制標(biāo)準(zhǔn)。由于房產(chǎn)信息網(wǎng)是面向全社會(huì)提供服務(wù)的，為此，在網(wǎng)絡(luò)軟件的編制上應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合房產(chǎn)檔案的專業(yè)性和實(shí)用性。國家應(yīng)當(dāng)出臺相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以便檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)有可執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)；

再次，強(qiáng)化制度化建設(shè)，實(shí)施統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理。房產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)配置專用的檔案庫房、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、溫濕度計(jì)等設(shè)施設(shè)備，在管理工作中落實(shí)崗位職責(zé)制，明確檔案管理工作流程。同時(shí)，房產(chǎn)檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)建立檔案接收、整理、歸檔、節(jié)約、復(fù)核、保管、保密等制度，確保檔案信息化管理的各個(gè)環(huán)節(jié)均有章可循、有規(guī)可依。

（三）處理好檔案的公開和保密關(guān)系

房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)，對于在網(wǎng)上進(jìn)行開放和利用需要具有一定的機(jī)密性，有一定的限制，處理好公開和保密的關(guān)系，避免不法之人利用房產(chǎn)權(quán)屬檔案謀取私利。在這方面，為了更好的保護(hù)房產(chǎn)所有人的個(gè)人合法權(quán)益，國家應(yīng)出臺相關(guān)的法律法規(guī)，對房產(chǎn)檔案的上網(wǎng)登記進(jìn)行確定，使房產(chǎn)檔案在開發(fā)利用過程中，在為使用者提供相應(yīng)的檔案信息的同時(shí)，也確保做好檔案的保密性工作。

（四）加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的防范

只要是有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的地方，就有可能出現(xiàn)計(jì)算機(jī)病毒，為此，檔案上網(wǎng)利用非常容易受到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的威脅，最為嚴(yán)重后果可能導(dǎo)致所有檔案數(shù)據(jù)信息全部丟失。為此，在建設(shè)數(shù)字化檔案的同時(shí)，必須加強(qiáng)計(jì)算機(jī)病毒的預(yù)防工作。

（五）培養(yǎng)高素質(zhì)房產(chǎn)檔案管理人才

在房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)過程中，房產(chǎn)檔案管理工作還處于由手工檔案向信息化檔案過渡的狀態(tài)下，這就需要具有較高綜合素質(zhì)的房產(chǎn)檔案管理人員來加快房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。所以房產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)做好員工的培訓(xùn)工作，努力提高員工的知識積累和操作技能，使其即暗嘆得房產(chǎn)管理的專業(yè)知識和技能，又精通信息化管理的手段和技術(shù)，從而提高員工的整體素質(zhì)。同時(shí)還要加強(qiáng)員工職業(yè)道德素質(zhì)的提升，使其樹立正確的服務(wù)觀念，為使用者提供便捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。