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檔案管理規(guī)則范文第1篇

專門檔案是人們通過創(chuàng)造性勞動選取并保存下來以備查考的各種專門文件有機(jī)體系的總稱。專門文件是指機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織，在從事某些專業(yè)性活動中，為了實(shí)現(xiàn)相關(guān)的職能目標(biāo)而制作和使用的，具有比較穩(wěn)定的文種和記錄目的的各種載體類型的數(shù)據(jù)、信息記錄。專門檔案是檔案家族中的一大門類,它有專門的形成領(lǐng)域,比較穩(wěn)定的文件名稱、格式、各自獨(dú)立的整理和管理方法，專門檔案的形成規(guī)律不同于普通檔案。

專門檔案管理是人們?yōu)榱擞行У厥占?、加工和利用專門檔案數(shù)據(jù)和信息而進(jìn)行的一種社會活動。專門檔案管理的一般規(guī)則,是以檔案工作基本原則為指導(dǎo),充分考慮專門檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)以及專門檔案信息用戶的需要等方面的因素來設(shè)計(jì)的。我們社會的各個行業(yè)都有自己的“游戲規(guī)則 ”這個規(guī)則可以有效地約束和規(guī)范相關(guān)行為人從事某項(xiàng)工作活動的思想和行為,從而保證組織目標(biāo)或系統(tǒng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

一 、前端控制規(guī)則

專門檔案是一種現(xiàn)實(shí)性很強(qiáng)的專業(yè)管理工具。它是有關(guān)專業(yè)管理系統(tǒng)建設(shè)與運(yùn)行的生命線。沒有專門檔案就沒有這些管理系統(tǒng)。為了建立一個良好的現(xiàn)代化的專業(yè)信息系統(tǒng)，我們不僅要充分利用各種現(xiàn)代信息技術(shù)和正確的開發(fā)方法，同時還要注意做好專門檔案的管理工作。

專門檔案的前端控制規(guī)則，是一種有效解決專門檔案質(zhì)量問題，保證其工具意義的必要思想和行為準(zhǔn)則。它要求做好以下幾方面的工作：

第一,參與專門文件和記錄的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。專門檔案的管理主體必須積極參與有關(guān)專業(yè)系統(tǒng)開發(fā)前的論證和設(shè)計(jì)工作，幫助系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)人員選擇和制定符合專門檔案管理要求的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

第二，參與專門文件和記錄的維護(hù)管理。專門檔案的管理主體必須積極參與專門文件和記錄的維護(hù)管理工作，監(jiān)督有關(guān)人員做好專門文件和記錄的修改工作，以便保證它們的質(zhì)量和利用價值，防止給日后的專業(yè)性活動造成混亂和損失。

第三，參與專門文件和記錄的跟蹤管理活動。我們應(yīng)當(dāng)把專門檔案的結(jié)果管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)檫^程管理模式，注意利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，監(jiān)控專門文件和記錄的形成過程、平時的存儲保存和加工整序過程、鑒選歸檔過程。

第四，參與專門文件和記錄的管理制度建設(shè)。一套專門文件和記錄的管理制度是有效實(shí)施專門檔案管理前端控制規(guī)則的必要保證，否則，前端控制活動就會流于形式。

二、連續(xù)性和整體性規(guī)則

專門檔案的管理是一個以實(shí)現(xiàn)特定的目標(biāo)而進(jìn)行的連續(xù)性整體活動過程。從事專門檔案管理必須要堅(jiān)持連續(xù)性和整體性原則。

首先，根據(jù)本單位專門檔案的管理目標(biāo)設(shè)計(jì)連續(xù)性的整體工作方案。在專門檔案的管理實(shí)踐中，有關(guān)社會主體要根據(jù)自身的專門檔案的具體管理目標(biāo)，制定出相應(yīng)的專門文檔的管理方案，以便保證整個管理工作有序進(jìn)行，并保證專門檔案整體管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。但是，我們也在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，一些單位的專門檔案管理卻選擇了相反的工作步驟，即先派一些專門檔案管理人員去學(xué)習(xí)有關(guān)單位的先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，然后再照搬過來，開展本單位的專門檔案管理方案的設(shè)計(jì)工作。誠然，學(xué)習(xí)其他單位的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)和管理方案是無可厚非的，但是學(xué)習(xí)者應(yīng)當(dāng)知道所學(xué)到的那些專門檔案管理方案是有關(guān)單位根據(jù)自己的專門檔案管理目標(biāo)而設(shè)計(jì)的，而不是根據(jù)學(xué)習(xí)者所在的單位的管理目標(biāo)設(shè)計(jì)的。

其次,根據(jù)本單位專門檔案管理目標(biāo)的變動情況修正專門檔案的管理方案。專門檔案管理的連續(xù)性和整體性規(guī)則就是要求專門檔案的管理者根據(jù)管理目標(biāo)的變化情況，及時對專門檔案的管理方案作出相應(yīng)的調(diào)整和變革。

三、 安全性和效益性規(guī)則

專門檔案管理的安全性規(guī)則要求專門檔案的管理主體必須保證專門檔案的實(shí)體安全,保證專門檔案數(shù)據(jù)和信息的可存取性,保證專門檔案內(nèi)容的安全。保證專門檔案的實(shí)體安全是安全性規(guī)則的最基本要求。專門檔案的實(shí)體安全主要有兩個方面的含義，一是專門檔案的數(shù)量應(yīng)當(dāng)齊全完整，二是專門檔案應(yīng)當(dāng)是一個由專門文件和記錄構(gòu)成的有機(jī)體系。保證專門檔案數(shù)據(jù)和信息的可存取性，也是專門檔案管理安全性規(guī)則的一項(xiàng)重要要求。如果專門檔案的內(nèi)容數(shù)據(jù)和信息無法正常存取，那么它的可據(jù)性和可靠性就無法保證，所以在專門檔案的管理實(shí)踐中，必須采取相應(yīng)的措施，避免無法存取的“死文檔”的出現(xiàn)，保證專門檔案的內(nèi)容安全，主要涉及兩個方面的基本要求：一是保證需要控制使用的專門檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)和信息不被非法查閱或訪問，確保專門檔案的內(nèi)容不失密、不泄密：二是保證專門檔案的內(nèi)容不含有病毒。

專門檔案管理的效益性規(guī)則要求專門檔案的管理主體不要壓制專門檔案合理作用的發(fā)揮，不要使專門檔案這種寶貴資源閑置，同時要使投入和效益成正比，否則將會造成這種管理活動的效益低下。如果專門檔案的管理主體通過不適當(dāng)?shù)墓芾碇贫群凸芾矸绞剑拗坪妥璧K了專門檔案信息價值的實(shí)現(xiàn)，影響了其積極作用的發(fā)揮，那么就必然會造成專門檔案管理效益的低下，甚至無效益而言，并最終使這項(xiàng)管理活動失去存在的基礎(chǔ)和前提。

專門檔案的管理必須講求效益，檔案工作者應(yīng)當(dāng)通過創(chuàng)造性的勞動和智慧，為專門檔案價值的實(shí)現(xiàn)提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)條件。專門檔案管理還要注意投入和效益之間的關(guān)系，一旦發(fā)現(xiàn)我們的某種管理理念、管理方式、管理方法和手段的經(jīng)濟(jì)投入(包括人、財、物等方面的投入)不能達(dá)到預(yù)期的良好的管理效益時，就應(yīng)及時診斷，找出癥結(jié)，并采取切實(shí)的政改措施。那種追求時髦、不問效果的管理理念和管理方式，必須得到及時糾正，否則就會給國家、集體造成更大的損失。

四、繼承性和創(chuàng)新性規(guī)則

檔案管理規(guī)則范文第2篇

【關(guān)鍵詞】交通檔案管理；信息化建設(shè)問題；對策

檔案作為承載人類文明的重要載體，其管理工作對于每一個單位來講都十分重要的。尤其是交通部門，作為我國的行政執(zhí)法部門，其檔案信息不僅記錄著人才的培養(yǎng)與考核，還記錄著我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，具有尤為重要的保存價值。因此，如何做好交通部門的檔案信息化建設(shè)，早已成為時下每一個事業(yè)單位檔案管理所面臨的首要問題。以下我們就交通部門信息化建設(shè)中存在的問題及解決對策進(jìn)行粗淺的探討，以期為交通部門的檔案信息化建設(shè)提供有益建議。

一、交通檔案信息化管理中存在的一系列問題

1.缺乏專業(yè)的檔案信息化管理人才

目前在我國交通部門檔案管理中，普遍缺乏專業(yè)的檔案管理人才。部分檔案管理人員，從未接受過正規(guī)的檔案信息化培訓(xùn)，以至于在檔案信息化建設(shè)的工作中，往往存在人為的工作誤差，無法發(fā)揮檔案信息化管理的真正作用。甚至部分交通部門并沒有專門的檔案管理人才，而是由其他部分的工作人才兼任。以至于，在檔案信息化工作中，不僅僅無法順利進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，也造成許多檔案人員在工作過程中敷衍了事，缺乏強(qiáng)烈的責(zé)任心與耐心，去完善檔案信息化建設(shè)，發(fā)掘檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題。同時，交通檔案管理工作在保存相關(guān)的歷史資料的同時，還為現(xiàn)代的交通運(yùn)輸行業(yè)提供了一定的幫助，但是，因?yàn)榻煌n案管理工作自身的復(fù)雜性，導(dǎo)致管理部門的工作人員短缺，并且檔案管理人員從內(nèi)心深處無法真正重視檔案管理的工作，這樣就讓檔案管理意識比較淡薄，檔案管理工作中的資料收集和整理很容易被忽視，這就導(dǎo)致很多檔案管理部門把檔案管理看作成一項(xiàng)可有可無的工作。

2.交通檔案管理過程中的影響因素

檔案管理的信息化進(jìn)程中，檔案管理的一些觀念問題也會影響其主要進(jìn)程，受傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，檔案管理的相關(guān)部門存在著重保管而輕利用的局面，由于現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，新理念和相關(guān)學(xué)科不斷對檔案管理工作進(jìn)行著種種滲透，這就在一定程度上促進(jìn)檔案管理工作不斷出現(xiàn)新情況和新問題，思想觀念的陳舊，以及對開放和創(chuàng)新意識的缺乏，都讓檔案管理的信息化進(jìn)程受到種種影響，檔案的安全和檔案的保密受到不同程度的挑戰(zhàn)，這些挑戰(zhàn)主要來源于兩個方面，由于檔案管理部門工作人員的保密意識和安全管理意識的缺失，在自我檔案的相關(guān)網(wǎng)頁上各種信息，并在過程中很少管理和審查，這就導(dǎo)致不經(jīng)意間可能泄露了機(jī)密，或者在信息化的交通檔案管理過程中存在著一系列的技術(shù)問題，導(dǎo)致所用電腦出現(xiàn)故障，電腦黑客對其進(jìn)行肆意的攻擊，這都在一定程度上讓檔案管理的安全工作受到威脅。數(shù)字化的文件在歸檔過程中的管理問題表現(xiàn)得更加突出，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和檔案信息系統(tǒng)現(xiàn)在呈現(xiàn)著各行其是的局面，層次不一，開發(fā)性、服務(wù)性和共享性都比較差，很難滿足信息共享的要求。當(dāng)前檔案管理工作中所運(yùn)用到的辦公自動化相關(guān)的系統(tǒng)在設(shè)計(jì)過程中沒有檔案管理的工作人員的參與，或者在使用這些系統(tǒng)的過程中，管理工作人員缺少操作經(jīng)驗(yàn)，都造成數(shù)字化文件的產(chǎn)生的歸檔工作存在一系列的問題。

二、完善事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)解決對策

1.強(qiáng)化對事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)與招聘

檔案管理人員作為檔案信息化建設(shè)的直接執(zhí)行者，其專業(yè)技能水平的高低，直接影響著信息化建設(shè)的程度。因此，為了進(jìn)一步完善事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)對交通部門檔案管理人員的培訓(xùn)與招聘尤為重要。首先，交通部門應(yīng)該定期安排現(xiàn)有檔案人員進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的相關(guān)技能培訓(xùn)，加強(qiáng)其專業(yè)技能知識，并使其認(rèn)識到此工作的重要性，樹立正確的工作態(tài)度；其次，對外公開招聘優(yōu)秀的檔案信息化管理人才，為事業(yè)單位引進(jìn)新鮮的血液，加快事業(yè)單位檔案信息化的建設(shè)。從而提高事業(yè)單位檔案管理人員的職業(yè)技能水平，專業(yè)知識，使事業(yè)單位的檔案管理能夠跟上時代的發(fā)展步伐。

2.做好交通部門檔案管理人員的離職交接工作

交通部門應(yīng)當(dāng)對檔案工作人員的離職交接工作，作出嚴(yán)格的規(guī)定，從而使交接工作做到有法可依、有章可循。

3.做好檔案信息的更新管理工作，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備

由于交通部門每天都會有新的變動，所以交通部門的檔案管理人員，需要及時的跟上信息變動腳步，及時的收集新的檔案信息，不斷充實(shí)檔案信息庫，完善檔案信息庫。同時，根據(jù)交通部門的實(shí)際需求，定期跟換落后的檔案管理設(shè)備，引用先進(jìn)的設(shè)備來管理檔案，為進(jìn)一步完善檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。從而從根本上加快事業(yè)單位收集信息的能力與速度，更好的服務(wù)于單位。

4.建立屬于自己的檔案信息化管理規(guī)則

要想進(jìn)一步完善檔案信息化建設(shè)，制定必要的檔案管理規(guī)則尤為重要。因?yàn)?，任何一?xiàng)管理工作，都離不開相應(yīng)的規(guī)章制度。所以，交通部門在檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際的管理情況，逐步形成和完善自己的管理規(guī)則。而不是雜亂無章的管理檔案，要采用合理有效的方式促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，且消耗最小的人力、物力、財力管理更多的檔案，只有這樣才能真正加快檔案信息化的建設(shè)，提高檔案管理的工作效率與工作質(zhì)量。

結(jié)束語

新形勢下的交通檔案管理信息化工作被賦予新的時代意義，為了適應(yīng)這種新的要求，并更好地為交通事業(yè)服務(wù)，我們需要加強(qiáng)對檔案管理工作的認(rèn)識，針對檔案管理工作中所出現(xiàn)的種種問題，我們要在客觀分析的基礎(chǔ)之上采取正確的應(yīng)對措施，并結(jié)合新的檔案管理的種種要求，制定出正確的檔案管理方法和策略，從領(lǐng)導(dǎo)到工作人員都要形成對檔案管理工作的重視，從而加快我國檔案管理事業(yè)的信息化進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)：

1李明秋.交通檔案管理存在的問題及對策[J].才智，2012，（32）.

檔案管理規(guī)則范文第3篇

關(guān)鍵詞：高速公路；檔案管理；現(xiàn)狀；對策

Abstract: With the continuous development of China's highway, highway engineering file management has attracted more and more attention. Combining with the status quo and problems of the current highway file management, the corresponding solutions for how to do the work of highway file management are proposed in this paper.

Key words: highway; file management; the status quo; solution

中圖分類號：U412.36+6 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2095-2104（2012）

伴著中國高速公路等級越來越高，對工程質(zhì)量要求也越來越高，作為公路工程施工管理、竣工驗(yàn)收、檢驗(yàn)工程質(zhì)量的重要憑證——高速公路工程檔案管理也越來越受到重視，它所具有的重要作用是能為高速公路的項(xiàng)目運(yùn)用、養(yǎng)護(hù)、改建、擴(kuò)建提供準(zhǔn)確、可靠、真實(shí)的依據(jù)，從而減少大量的人力、物力、財力。本文結(jié)合當(dāng)前高速公路檔案管理的現(xiàn)狀與存在問題進(jìn)行簡要的分析并對如何做好高速公路檔案管理工作提出相應(yīng)的對策。

一、新時期高速公路檔案管理的現(xiàn)狀與存在問題

近幾年，由于中國高速公路建設(shè)事業(yè)得到了快速發(fā)展，大量的工程項(xiàng)目檔案也隨之產(chǎn)生，再加上高速公路工程由于受諸多客觀因素，如專業(yè)性強(qiáng)、投資大、工期長，項(xiàng)目多，參建單位多等影響，使高速公路所形成的格局是線長、點(diǎn)多、面廣，正是這一格局致使工程檔案管理存在很多困難。詳細(xì)表現(xiàn)如下：

1.過分注意工程建設(shè)，忽視資料整編工作

在高速公路的工程建設(shè)中，作為“硬件”的建筑物本身是摸得著，看得見的，為大家所矚目，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)懷，社會各界關(guān)注，幾乎所有的人都把精力放到工程建設(shè)當(dāng)中，抓進(jìn)度，抓質(zhì)量，抓關(guān)鍵目標(biāo)的完成。而作為“軟件”的工程資料，卻被棄之一旁，等到工程即將驗(yàn)收時，才被想到，于是加班加點(diǎn)抽調(diào)人員整理資料，可想而知，資料整編的效果。

2.日常資料管理缺乏規(guī)范性

在工程的詳細(xì)施行過程中，無論是建設(shè)單位，還是施工單位，無論是想象單位，還是監(jiān)理單位，在日常的資料管理中都花費(fèi)了較大的人力、物力，做了很多工作，但基本都是圍繞工程的施行，而并沒有將日常資料與最后的整編歸檔有機(jī)結(jié)合，致使在資料的管理上深度不夠，規(guī)范程度較低。

3.缺乏既懂工程檔案管理又懂工程技術(shù)的人員

之所以工程的原始文件不規(guī)范，質(zhì)量不高，其中最重要的因素是這些原始資料，多數(shù)由現(xiàn)場的作業(yè)層完成，而作業(yè)層人員素質(zhì)較低，技術(shù)力量薄弱，培訓(xùn)少，管理水平有限；監(jiān)理人員參加正規(guī)國家監(jiān)理工程師培訓(xùn)的較少，擁有工程師資質(zhì)的人員較少，在施工現(xiàn)場監(jiān)理的工程師雖然有專業(yè)技術(shù)，但施工管理水平差，因此，不能做到現(xiàn)場簽證嚴(yán)格把關(guān)；有的施工單位在工程檔案管理方面雖然配備了一些專門的具有較高專業(yè)知識的檔案管理人員，但對工程建設(shè)方面的專業(yè)知識了解甚少，以至不懂工程技術(shù)，而工程技術(shù)人員又不認(rèn)識檔案管理方面的知識，二者不能有效結(jié)合。

4.缺乏健全的資料管理制度

雖然各參建單位建立了一些資料管理制度，但由于管理制度不健全，再加上建設(shè)單位和施工單位對竣工資料管理重視不夠，所以資料整編工作難以有效開展。詳細(xì)表現(xiàn)在：文件、技術(shù)通知的管理規(guī)定不統(tǒng)一，編號不系統(tǒng)，規(guī)格大小不統(tǒng)一；竣工資料編制要求不明白，沒有詳細(xì)措施有效控制竣工文件的質(zhì)量；工程建設(shè)的特點(diǎn)是周期長，人員頻繁變動，再加上在工程資料管理方面尚未有專門制度保管與移交資料，因此，在資料移交時，易造成交接手續(xù)不到位，資料遺失，給歸檔工作造成很大的損失。

5.檔案管理缺少法律控制

工程資料質(zhì)量失控，其法定原因是建設(shè)單位與施工單位在簽訂合同時，沒有明確、詳細(xì)的整編責(zé)任，整編內(nèi)容，而且整編的深度及要求也沒細(xì)化，造成工程檔案資料管理缺少法律控制。

6.缺乏完善的資料整編規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)

在工程檔案管理方面，國家出臺了一些相關(guān)的規(guī)范，交通主管部門也制定了相應(yīng)的規(guī)定，但由于形勢在不斷的發(fā)展，這些固定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)難以詳盡、完善的滿意具有特別性的工程項(xiàng)目，因此，在工作的詳細(xì)開展中，經(jīng)常會遇到困難，如沒有合理的資料分類方法，沒有明白的資料整編的責(zé)任劃分，沒有明確規(guī)定由誰負(fù)責(zé)整編幾個單位共同形成的資料等等。

二、做好高速公路檔案管理工作的對策

1.制定檔案管理規(guī)則，確保檔案在宏觀上的管理

在工程建設(shè)之初，為了加強(qiáng)對建設(shè)過程中所形成的材料進(jìn)行搜集、整理、歸檔、編目、裝訂等，以達(dá)到“ 齊全、完整、準(zhǔn)確” 的要求，可依據(jù)《檔案法》，按交通部《公路工程竣工驗(yàn)收方法》、《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理方法》、《高速公路建設(shè)項(xiàng)目案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》，結(jié)合詳細(xì)路段高速公路建設(shè)項(xiàng)目管理的特點(diǎn)，編制相應(yīng)的《高速公路檔案資料管理規(guī)定》、《高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案分類編號規(guī)則》等。在工程施行階段，應(yīng)結(jié)合本路段的詳細(xì)情況，組織專業(yè)人員編制體現(xiàn)本路段的《高速公路竣工文件編制方法》，詳細(xì)規(guī)定檔案資料的搜集與整理的內(nèi)容與質(zhì)量要求，組卷的方法與要求，案卷的編制、裝訂、編目、保管等方面的要求，以有效控制檔案資料的齊全完整及填寫質(zhì)量。通過各項(xiàng)規(guī)則的制定，使檔案分類整理有章可循，工作規(guī)范、有序進(jìn)行，切實(shí)做到對檔案的整理、搜集、歸檔的宏觀管理。

2.腳踏實(shí)地，確保施工資料的真實(shí)性管理

真實(shí)是歸檔文件的生命，是工程建設(shè)質(zhì)量檢驗(yàn)的基點(diǎn)，也是竣工驗(yàn)收高速公路工程的關(guān)鍵。要想為工程質(zhì)量評定與質(zhì)量查詢提供簡潔有效的信息，必須要有真實(shí)、完整的施工資料，這樣，才能充分發(fā)揮文件效能，才能反映工程全貌，也能為以后的公路改造、維修、擴(kuò)建提供基本依據(jù)。施工原始記錄的真實(shí)性體現(xiàn)在所記錄的事件是確定的某一工夫段，與確定地點(diǎn)發(fā)生聯(lián)系的分項(xiàng)工程或施工工序。施工記錄的工夫跨度應(yīng)與分項(xiàng)工程的詳細(xì)工夫一致。施工數(shù)據(jù)的完整性體現(xiàn)在施工記錄體系的各個組成部分相互補(bǔ)充、相互驗(yàn)證。同時，采用“三同時”的管理模式，即在招投標(biāo)的同時明確提出檔案管理要求；在檢查工程質(zhì)量的同時檢查檔案形成積累情況；在工程交工驗(yàn)收的同時驗(yàn)收檔案的搜集和整理情況，確保檔案齊全、真實(shí)管理。

3.嚴(yán)把竣工驗(yàn)收關(guān)，確?？⒐n案憑證作用的發(fā)揮

在工程項(xiàng)目建設(shè)驗(yàn)收階段，工程技術(shù)人員與檔案部門的驗(yàn)收人員要密切配合、嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)格檢查各施工單位編制的竣工圖、文字資料、施工報告，對隱蔽工程驗(yàn)收記錄的真實(shí)性和工程想象變更單的落實(shí)情況要著重檢查，如存在問題及時整改，以確?？⒐n案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，在工程項(xiàng)目合同決算時，使竣工檔案資料能真正發(fā)揮憑證作用。

4.制定制約措施，確保資料的完整性管理

依據(jù)《檔案管理方法》與《竣工資料編制方法》制定相應(yīng)的合同、運(yùn)用法律手段加強(qiáng)檔案資料的管理。在合同中應(yīng)確定參建各方的檔案責(zé)任與權(quán)利，明確文件材料的形成范圍、費(fèi)用及歸檔套數(shù)，明確檔案質(zhì)量及權(quán)屬，從法律上真正保證檔案歸檔工作。工程監(jiān)理也應(yīng)充分發(fā)揮監(jiān)督職能，監(jiān)督、審核、驗(yàn)收工程資料形成及檔案整理工作。在工作的詳細(xì)開展中，要施行專項(xiàng)檢查評比，建立獎罰分明的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，獎先罰后，以加強(qiáng)參建單位檔案管理的質(zhì)量意識，以推進(jìn)優(yōu)質(zhì)檔案的形成。

5.制定檔案管理規(guī)章制度，確保檔案的制度保障管理。在制定檔案管理規(guī)則的基礎(chǔ)上，為了保證各項(xiàng)規(guī)則的真正落實(shí)，應(yīng)建立、健全項(xiàng)目檔案管理制度，使項(xiàng)目檔案的分管領(lǐng)導(dǎo)及各部門如建設(shè)、想象、施工、監(jiān)理單位專兼職檔案人員均明確職責(zé)，切實(shí)抓好項(xiàng)目文件資料的形成、積累和有序管理，以保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，保證施工技術(shù)材料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實(shí)可靠，竣工圖與實(shí)物相符，真正完成“網(wǎng)絡(luò)”檔案管理，以保證工程建設(shè)全過程各階段檔案工作進(jìn)程的順暢。

6.加強(qiáng)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保檔案的有序管理

檔案管理規(guī)則范文第4篇

關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè) 檔案管理 發(fā)展策略

近年來隨著我國煤炭資源的不斷整合，對各項(xiàng)工作都提出了更高的要求，而記錄企業(yè)發(fā)展原始記錄的檔案的發(fā)展更是迫切的擺在了煤炭企業(yè)的面前。如何更好更快的發(fā)展煤炭企業(yè)的檔案事業(yè)，更好地為煤炭企業(yè)的各項(xiàng)工作提高更好的信息保障，本文在對當(dāng)前現(xiàn)狀分析的基礎(chǔ)上，對檔案事業(yè)的有效發(fā)展提出了幾點(diǎn)措施。

一、我國煤炭企業(yè)檔案發(fā)展的現(xiàn)狀

雖然我國對新時期的檔案管理提出了“強(qiáng)化收集，簡化整理，細(xì)化檢索，深化利用”的要求，但對于許多的煤炭企業(yè)在這方面還存在很大的差距，主要體現(xiàn)在：

（一）檔案意識比較薄弱

在當(dāng)前的煤炭企業(yè)，仍有很多的人沒有意識到檔案管理工作在企業(yè)管理中的重要作用，不管是在文件的起草、打印，還是在歸檔方面都存在著問題；

（二）檔案管理不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要

當(dāng)期煤炭企業(yè)的檔案管理方式相對來說還是比較落后的，特別是在檔案管理人員配置這一方面，人員流動性大，知識老化，思想保守，缺乏新的技能；

（三）檔案管理的制度不夠完善

檔案管理的有效運(yùn)行需要強(qiáng)有力的制度規(guī)范作為保障，雖然大多煤炭企業(yè)也建立了相應(yīng)的規(guī)章制度，但大多停留在形式上，不夠完善，特別是對許多細(xì)節(jié)性的問題沒有涉及到

（四）軟硬件不夠完善

仍有不少企業(yè)把檔案管理作為一種負(fù)擔(dān)，隨便的應(yīng)付了事，在檔案管理的軟硬件上都沒有給與相應(yīng)的配套設(shè)施。

當(dāng)前煤炭企業(yè)檔案管理的水平與國家的要求以及企業(yè)本身發(fā)展的需要還存在著很大的差距。

二、煤炭企業(yè)檔案管理的發(fā)展策略

為了提升企業(yè)檔案管理的需要，更好的為企業(yè)自身的發(fā)展提高更有效的信息，下面將在參考先進(jìn)企業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，對如何發(fā)展煤炭企業(yè)的檔案管理提出幾點(diǎn)建議：

（一）加強(qiáng)檔案管理的宣傳力度，提高全員的檔案意識

檔案管理要想發(fā)展的好，首先就是要提高企業(yè)員工特別是領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理重要性的認(rèn)識，才能得到快速的發(fā)展。因此，應(yīng)該定期的對員工進(jìn)行檔案管理宣傳，不僅要是他們認(rèn)識到檔案管理的重要性，而且還要在一定程度上宣傳檔案法，提高全體員工、企業(yè)法人的檔案法律意識，自覺的參與到檔案管理中來，形成廣泛的檔案管理基礎(chǔ)。

（二）提升檔案管理人員的技能及職業(yè)素養(yǎng)

隨著檔案管理水平及硬件設(shè)施的不斷提升，對檔案管理人員也提出了越來越高的要求，因此應(yīng)該配備好的檔案管理人員，提高檔案管理人員的素質(zhì)。在配備時，一定要從長遠(yuǎn)的角度考慮，一旦確定就不要輕易的更換，以免影響檔案工作的正常開展，在人員層次上，應(yīng)該引進(jìn)高層次人才，改善檔案管理人員的人才結(jié)構(gòu)框架，提高檔案的編研質(zhì)量。在平時還要注重檔案管理的人員的自我學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，建設(shè)成為一個學(xué)習(xí)型的檔案管理團(tuán)隊(duì)，把學(xué)習(xí)作為終身的任務(wù)，以學(xué)習(xí)促進(jìn)創(chuàng)新，以創(chuàng)新帶到學(xué)習(xí)。以自身良好的職業(yè)道德和專業(yè)技能老提高煤炭企業(yè)檔案管理工作的地位，為煤炭企業(yè)的良好發(fā)展盡到自己的責(zé)任。

（三）建立完善的規(guī)則制度

完善的檔案管理規(guī)則制度，應(yīng)該是一個體系，涉及到檔案管理的各個方面，主要包括決策機(jī)制、執(zhí)行機(jī)制、反饋機(jī)制、監(jiān)督機(jī)制等，它們之間應(yīng)該相互促進(jìn)、相互作用、形成一個閉合的管理體系，以保證檔案管理工作運(yùn)行的規(guī)范健康。在具體的管理過程中，必須建立檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)崗位責(zé)任制，管理人員的崗位責(zé)任制，不同檔案的管理規(guī)范，并把對它們的考核最為績效考核的一部分。

（四）進(jìn)行信息化建設(shè)

信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，通過建立信息化檔案可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化；實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享。對于檔案的利用也不在受時間和空間的限制，成為大家永不關(guān)門的檔案館。顯然信息化檔案館的建立是以必要的軟件、硬件設(shè)施為基礎(chǔ)，以規(guī)范化的強(qiáng)制制度為保障。

（五）加強(qiáng)對檔案信息的開發(fā)利用

當(dāng)前煤炭企業(yè)對檔案信息的開發(fā)已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需要，檔案的收集范圍、收集的方法和手段比較陳舊，檔案的開發(fā)更是微乎其微，以致在對檔案的利用上存在很多的問題。絕大多數(shù)還是采用傳統(tǒng)的手工管理方式，在編研上也只是一些簡單的匯編，缺乏深層次的開發(fā)和挖掘，在利用上處于被動的局面。因此，為了實(shí)現(xiàn)檔案的服務(wù)功能，最重要的事就是加大對檔案信息的開發(fā)力度，對檔案進(jìn)行精確的分類，深入的開發(fā)、編研，建立清晰的目錄，提高服務(wù)的質(zhì)量。當(dāng)然這所有的一些都是建立在領(lǐng)導(dǎo)的重視、管理人員的精湛技能和相應(yīng)的硬件基礎(chǔ)之上。

我國煤炭企業(yè)檔案管理的發(fā)展還有很長的一段路要走，這需要我們檔案管理人員在工作中不斷的去思考，放寬眼界，不斷的吸收其它行業(yè)的成功經(jīng)驗(yàn)，化為己用。只有如此才能建立起適合自身的檔案管理體系。

檔案管理規(guī)則范文第5篇

【關(guān)鍵詞】 國土資源 檔案系統(tǒng) 功能設(shè)計(jì)

對檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理并使用信息系統(tǒng)管理和利用，是現(xiàn)代檔案管理的不二選擇。國土資源檔案是土地、礦產(chǎn)資源管理與開發(fā)利用的憑證和真實(shí)記錄，具有分類多、數(shù)量大、專業(yè)性強(qiáng)、利用率高等特點(diǎn)。傳統(tǒng)的檔案系統(tǒng)普遍存在功能結(jié)構(gòu)單一，針對性差，查詢效率低，權(quán)限控制模糊，數(shù)據(jù)封閉等問題，導(dǎo)致檔案工作效率逐步降低，難以滿足當(dāng)前工作對檔案信息的管理和利用需求。

一、功能設(shè)計(jì)

功能設(shè)計(jì)如圖1所示。

二、功能描述與實(shí)現(xiàn)

2.1 檔案管理

2.1.1 檔案著錄

檔案著錄是檔案系統(tǒng)建立檔案信息數(shù)據(jù)庫和掛接要件的基本途徑之一，未通過電子政務(wù)系統(tǒng)審批的案卷建立檔案信息條目時使用此功能。主要包括檔案分類、著錄表單填寫、數(shù)據(jù)掛接等內(nèi)容。

2.1.2 檔案歸檔

通過電子政務(wù)系統(tǒng)審批的案卷，使用此功能將審批數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案系統(tǒng)中進(jìn)行預(yù)歸檔。該功能模塊中，按照政務(wù)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)分類，顯示已辦結(jié)案卷信息。當(dāng)檔案管理人員對某一案卷進(jìn)行歸檔時，在此根據(jù)受理編號等信息查詢到對應(yīng)審批條目后，將該案卷審批信息及要件數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案系統(tǒng)中的“待歸檔材料”模塊。

2.1.3 待歸檔材料

該功能用于對從政務(wù)審批系統(tǒng)中導(dǎo)入的案卷信息進(jìn)行著錄和歸檔。檔案管理人員為某一案卷選擇對應(yīng)的分類后，系統(tǒng)建立著錄表單，并根據(jù)設(shè)置的對應(yīng)關(guān)系讀取審批信息和要件數(shù)據(jù)。審核并補(bǔ)全著錄信息與要件數(shù)據(jù)后，完成案卷歸檔。

2.1.4 檔案修改

對已歸檔的案卷信息和要件進(jìn)行修改和刪除。

2.1.5 檔案銷毀鑒定

由檔案人員在系統(tǒng)中對到期檔案進(jìn)行鑒定，填寫鑒定記錄，選擇延期保管或銷毀，并打印鑒定清單和銷毀清單。

2.2 檔案利用

2.2.1 檔案查詢

具有系統(tǒng)賬號的用戶在特定權(quán)限下使用系統(tǒng)對檔案信息進(jìn)行查詢、下載、打印等。

2.2.2 檔案查閱登記

對外提供檔案查詢服務(wù)時，使用此功能對查閱申請人基本情況進(jìn)行登記，審核是否符合查詢條件，并反饋查詢結(jié)果。

2.2.3 檔案借出登記

對外借出檔案時，使用此功能。記錄借檔人姓名、單位、聯(lián)系方式、證件名稱等基本信息，并登記借檔目的、借出時間、應(yīng)歸還時間等情況。

2.2.4 借出檔案管理

對已借出檔案進(jìn)行管理。實(shí)時了解借出檔案數(shù)量、分類、是否超期未還、超期時間等。并對超期檔案進(jìn)行延期續(xù)借、催還等操作。

2.3 檔案統(tǒng)計(jì)

對系統(tǒng)內(nèi)檔案管理及利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。主要包括全宗統(tǒng)計(jì)、分類統(tǒng)計(jì)、利用統(tǒng)計(jì)等。

功能要點(diǎn)：（1）采用固定圖表與自定義統(tǒng)計(jì)字段相結(jié)合的方式設(shè)計(jì)。對于全宗統(tǒng)計(jì)、專業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)、文書檔案統(tǒng)計(jì)、查詢統(tǒng)計(jì)等常用檔案信息使用固定圖表實(shí)時統(tǒng)計(jì)。同時，針對檔案管理需求，建立自定義統(tǒng)計(jì)模式，通過時間、利用情況、檔案分類、數(shù)量（卷數(shù)、頁數(shù)）、載體、材質(zhì)等信息字段的不同組合，讓檔案管理人員獲得不同的分析數(shù)據(jù)，便于檔案管理和利用。（2）統(tǒng)計(jì)結(jié)果的輸出及圖表化，包括導(dǎo)出、打印等。

2.4 系統(tǒng)設(shè)置

對檔案管理規(guī)則、表單、字段及系統(tǒng)有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行配置，確保檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行規(guī)范、準(zhǔn)確、高效。

2.4.1 檔案分類設(shè)置

檔案分類結(jié)構(gòu)，是檔案系統(tǒng)管理、設(shè)置、運(yùn)行的核心內(nèi)容，關(guān)系到檔案著錄表單設(shè)計(jì)、權(quán)限配置、數(shù)據(jù)類型、接口配置等。檔案分類以樹形層級顯示。

2.4.2 著錄表單及字段設(shè)置

對各分類檔案的著錄表單模板進(jìn)行自定義編輯和管理，包括字段名稱、屬性、類型、長度、順序等。

2.4.3 輔助信息字典功能設(shè)置

對著錄表單中擁有固定選項(xiàng)的字段內(nèi)容進(jìn)行配置，檔案工作人員通過下拉框選取所需信息完成填寫，有利于規(guī)范著錄、提高效率。主要內(nèi)容包括全宗號、立卷人、密級、保管期限、行政區(qū)號、用途等。

2.4.4 水印配置

從檔案系統(tǒng)打印輸出的資料自動添加水印，以標(biāo)示該檔案資料的權(quán)屬，避免用戶越權(quán)輸出和提供檔案資料。

2.4.5 接口配置

對檔案系統(tǒng)與電子政務(wù)系統(tǒng)有關(guān)字段的接口和對應(yīng)關(guān)系進(jìn)行配置，確保數(shù)據(jù)歸檔時，檔案系統(tǒng)能夠正確讀取電子政務(wù)系統(tǒng)中的所需信息。

2.4.6 檔號設(shè)置

配置不同類型檔案的檔案號生成規(guī)則。如文書檔案為“全宗號-年度.保管期限代碼-室編件號”；專業(yè)檔案為“全宗號-目錄號-案卷號”。

2.5 系統(tǒng)管理

為確保系統(tǒng)的安全正常運(yùn)行，系統(tǒng)管理員對系統(tǒng)進(jìn)行的維護(hù)和管理。包括對組織機(jī)構(gòu)（部門）、用戶、角色權(quán)限的管理與配置，系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)日志管理等。

2.5.1 用戶管理

對使用系統(tǒng)的用戶信息進(jìn)行管理，包括新增、修改、刪除、查詢等。

2.5.2 機(jī)構(gòu)、部門管理

對本單位組織機(jī)構(gòu)和部門信息進(jìn)行管理，可新增、修改、刪除機(jī)構(gòu)和部門信息，并以樹形層級顯示。

2.5.3 角色管理

根據(jù)對系統(tǒng)使用需求的不同，建立不同的角色以滿足特定用戶的操作需求，如超級管理員、檔案管理員、檔案查詢利用崗等，并對角色信息進(jìn)行管理，包括新增、修改、刪除、停用等。

2.5.4 權(quán)限管理

對系統(tǒng)各字段信息和操作進(jìn)行細(xì)化和權(quán)限控制，實(shí)現(xiàn)對系統(tǒng)數(shù)據(jù)和用戶的精確管理。主要的權(quán)限控制包括系統(tǒng)菜單、檔案分類、全宗、密級、要件操作、表單字段等。

2.5.5 日志管理

為加強(qiáng)系統(tǒng)安全管理，系統(tǒng)自動記錄運(yùn)行的整體情況，包括登陸日志和操作日志?？煞謩e按需查詢各類日志信息，并導(dǎo)出至Excel。

2.5.6 數(shù)據(jù)備份

為保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全，提供對數(shù)據(jù)庫及要件數(shù)據(jù)的備份存儲功能，增強(qiáng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性和容災(zāi)能力。

實(shí)行異地保存制度，架設(shè)FTP文件系統(tǒng)服務(wù)器，由系統(tǒng)自動將數(shù)據(jù)文件上傳至異地服務(wù)器上進(jìn)行再次備份。