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摘要：

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)的發(fā)展，計算機技術(shù)也逐步向著數(shù)字化和智能化的方向發(fā)展，隨即產(chǎn)生大量的電子文件，傳統(tǒng)手工記錄信息的方式已經(jīng)不能滿足人們的需求。企業(yè)或政府部門為提高信息質(zhì)量的正確性，開始大力開發(fā)各種檔案管理系統(tǒng)，做好檔案管理工作尤為重要。以檔案管理需求為研究視角，提出了開發(fā)檔案管理系統(tǒng)所需的理論知識及技術(shù)支持，詳細介紹了檔案管理系統(tǒng)主要功能模塊，以期為類似研究提供一定指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：

檔案管理系統(tǒng)；需求分析；功能模塊

檔案管理在企業(yè)占有重要的地位，隨著信息量的增多，任務(wù)繁重，管理不便。目前我國正處于電子檔案的研究。為了推動檔案管理的效率、建設(shè)信息化的資源發(fā)展方向。結(jié)合實際需要的檔案管理系統(tǒng)的特點進行開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，以提高檔案信息管理的質(zhì)量。

1研究背景

隨著計算機的不斷改革創(chuàng)新與換代，人類的生活逐漸趨于科技化、信息化。如今，計算機已成為大眾日常生活不可缺少的一部分，不僅能逐漸豐富我們的視野，也可以加深人類對世界的認知，帶領(lǐng)大眾走向新的天地。隨著計算機的進步，信息在人們生活中不斷地更換角色。信息化時代給人們帶來更多的發(fā)展空間。當(dāng)今，無論是在企業(yè)單位還是政府部門工作都需要大量信息的篩選與收集。信息的完整性與規(guī)范性決定了企業(yè)的發(fā)展，甚至相關(guān)企業(yè)專門成立了信息整合小組，用來負責(zé)各種各樣的信息進行整合、歸納等。計算機的便捷就成了必不可少的工作項目，有利于提高企業(yè)的核心效率。面對大量的信息資料，傳統(tǒng)手工記錄信息的方式已經(jīng)遠遠不能滿足人們的需要，而且信息容易丟失，這樣給企業(yè)利益造成極大的損失。為了降低和減少人工帶來的失誤，現(xiàn)在企業(yè)政府的相關(guān)文件都是通過檔案的形式記錄的，有助于方便查找與調(diào)動，工作效率更高。采用計算機進行管理檔案具有它獨特的優(yōu)勢，但是我國關(guān)于電子檔案的發(fā)展目前還在進一步完善。在管理制度和管理規(guī)范中存在一定的局限性，在檔案管理方面，積極探索新的管理方法，適應(yīng)新時代的發(fā)展需求?；诖?，創(chuàng)新現(xiàn)代檔案信息管理系統(tǒng)，提高系統(tǒng)操作效率及安全性，使其滿足現(xiàn)代化業(yè)務(wù)及借閱者的需求，具有重要的現(xiàn)實意義。

2開發(fā)系統(tǒng)技術(shù)支持

2.1相關(guān)理論及技術(shù)

2.1.1J2EE多層應(yīng)用模型

J2EE多層應(yīng)用模型包含很多組件，不同于傳統(tǒng)的技術(shù)開發(fā)架構(gòu)，J2EE多層應(yīng)用模型的本質(zhì)是為了方便應(yīng)用程序和系統(tǒng)之間的交互。在實際運用過程中，J2EE依托多層分布式應(yīng)用模型，依據(jù)邏輯功能劃分，依據(jù)不同應(yīng)用組件所處層分布在不同機器上[1]。使用J2EE多層模型的優(yōu)點在于它能實現(xiàn)各層的獨立工作，同時還能提供系統(tǒng)的可擴展性。

2.1.2MVC設(shè)計模式

MVC設(shè)計模式是一種典型的軟件設(shè)計典范，是模型視圖控制器的簡稱，目的是將業(yè)務(wù)模型和用戶界面的實現(xiàn)代碼分離，從而達到同一個程序有不同的表現(xiàn)形式。MVC設(shè)計模式有很多的框架和控件組成。這種設(shè)計模式的優(yōu)點在于耦合性低，重用性高，生命周期成本低，部署快，可維護性高，有利于軟件工程化管理。對于系統(tǒng)而言選擇一個好的框架應(yīng)用在項目中，將會對項目的效率和可重用是至關(guān)重要的。

2.1.3Servlet

Servlet是用Java編寫的服務(wù)器端程序，服務(wù)器上需要一些程序，通常是根據(jù)用戶輸入訪問數(shù)據(jù)庫的程序，工作流程是借助客戶端發(fā)送到服務(wù)器上，服務(wù)器開基于實際需求的檔案管理系統(tǒng)功能開發(fā)范桂泉（濰坊護理職業(yè)學(xué)院，山東青州262500）摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)的發(fā)展，計算機技術(shù)也逐步向著數(shù)字化和智能化的方向發(fā)展，隨即產(chǎn)生大量的電子文件，傳統(tǒng)手工記錄信息的方式已經(jīng)不能滿足人們的需求。企業(yè)或政府部門為提高信息質(zhì)量的正確性，開始大力開發(fā)各種檔案管理系統(tǒng)，做好檔案管理工作尤為重要。以檔案管理需求為研究視角，提出了開發(fā)檔案管理系統(tǒng)所需的理論知識及技術(shù)支持，詳細介紹了檔案管理系統(tǒng)主要功能模塊，以期為類似研究提供一定指導(dǎo)。關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng)；需求分析；功能模塊啟并調(diào)Servlet，它依據(jù)客戶端請求直接生產(chǎn)響應(yīng)內(nèi)容并將其上傳給服務(wù)器，由服務(wù)器把響應(yīng)信息返回至客戶端，Servlet根據(jù)客戶端請求生成相應(yīng)內(nèi)容[2]。Servlet具有運用方便、功能強大等優(yōu)勢，成為開發(fā)相關(guān)系統(tǒng)傳統(tǒng)的技術(shù)之一。

2.1.4SQLServlet數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)庫最早由美國推出的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，在實際的操作過程中，使用SQL語句進行數(shù)據(jù)的添加、修改、刪除等功能。具有方便快捷高效率的發(fā)展優(yōu)勢。同樣可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)加密及數(shù)據(jù)備份的功能。SQL語句可以嵌套在宿主語言的程序中使用，可以進行視圖和基本表的查詢等操作。因此SQL語句可以是應(yīng)用程序，也可以是終端用戶。

2.2系統(tǒng)應(yīng)具備的特性

根據(jù)實際需求的檔案管理，在系統(tǒng)規(guī)劃中，檔案管理系統(tǒng)需遵守嚴謹、規(guī)范準(zhǔn)確和高效的管理模式。達到統(tǒng)一的要求，實現(xiàn)自動化管理的思維模式。因此基于實際需求的檔案管理有以下特性：安全性：凡是牽涉到信息資源的相關(guān)操作都要保證系統(tǒng)的安全性能，加強防范意識。高效性：本系統(tǒng)使用J2EE架構(gòu)，其被廣泛應(yīng)用到大型分布式企業(yè)應(yīng)用軟件平臺中，能夠為開發(fā)人員提供良好的工作平臺。數(shù)據(jù)庫技術(shù)中的模式能夠?qū)⑾到y(tǒng)的需求充分地展現(xiàn)出來，客戶端使用B/S開發(fā)模式，其是Web開發(fā)的主要趨勢，具有良好的操作性、靈活性及集成性。在計算機的發(fā)展速度上提高信息資源的方便快捷性。統(tǒng)一性：根據(jù)各個部分統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保每個部門檔案信息的具有良好的交互性。開發(fā)成本少：本系統(tǒng)在研發(fā)過程中使用的成本較少，開發(fā)周期較短，因為使用的軟件都是開源軟件，系統(tǒng)能夠提高檔案信息管理的簡便性，從而提高工作效率。

3系統(tǒng)整體架構(gòu)及各功能模塊

3.1系統(tǒng)功能需求

在軟件需求規(guī)格說明書中，功能需求充分說明系統(tǒng)展現(xiàn)給用戶的行為和執(zhí)行的操作等。案管理系統(tǒng)的主要功能模塊功能如下：數(shù)據(jù)錄入部分是指根據(jù)界面要求錄入修改的各類檔案數(shù)據(jù)，并完成檔案文本與電子檔案的掛接，還可開展檔案案卷、文件等錄入操作。（2）所設(shè)計的檔案管理系統(tǒng)中的文件管理分為基本信息及類別信息的管理。前者主要包括檔案新的編輯、添加等；后者主要包括檔案的編號、類別、入庫時間、借閱情況等管理。（3）用戶管理主要包括借閱人員基本信息和種類信息的管理，主要包括借閱人員姓名、編號、工作部門、聯(lián)系方式及狀態(tài)等管理。（4）借閱管理查詢就是查詢借閱人員之前在所借閱檔案的情況，能夠得到借閱檔案的信息，比如：名稱、借閱時間、條形碼等[3]。借閱檔案歷史查詢便于了解借閱者之前的信息，例如：檔案歸還時間等。借閱檔案流程為：提出申請—判斷身份是否合法—錄入信息并且保存———提供所借閱的檔案。

3.2系統(tǒng)整體架構(gòu)

根據(jù)實際需求的檔案管理功能需求；關(guān)于檔案管理設(shè)計的業(yè)務(wù)整合范圍有收集、檔案整理和檔案著錄整理等。檔案收集是通過各部門的歸檔人員將有價值的信息進行存檔。檔案整理是由歸檔人員將整理好的信息提交上來并進行審核，審核通過則進入移交操作。在按照電子檔案的相應(yīng)規(guī)則進行模擬上架操作。著錄整理根據(jù)歸檔人員提交的材料信息進行著錄，附上相關(guān)著錄信息說明。上交的相關(guān)部門給予審批處理后，移交給檔案部門進行管理。系統(tǒng)開發(fā)利用的目的主要是是將大量的信息進行分類，便于相關(guān)部門管理查找。依據(jù)功能需求，構(gòu)建系統(tǒng)的總體框架。

3.3系統(tǒng)各功能模塊

設(shè)計的模塊功能嚴格按照完整性和一致性的原則，開發(fā)擁有規(guī)模強大、操作簡便的檔案管理系統(tǒng)。在實現(xiàn)自動化管理的過程中，通常采用模塊化的分析方法，將系統(tǒng)劃分為以下幾個模塊進行設(shè)計：

3.3.1用戶管理

用戶登錄系統(tǒng)之前，需要輸入相應(yīng)的賬號及密碼，要求用戶先實施身份驗證，如果使用者輸入的用戶名稱和密碼正確，會自動進入檔案管理系統(tǒng)[4]。如果輸入的信息中有一項錯誤，系統(tǒng)會給出相應(yīng)的提示。用戶權(quán)限分為普通用戶、系統(tǒng)管理員和檔案室人員管理。普通用戶權(quán)限可以進入系統(tǒng)查閱相關(guān)的資料；系統(tǒng)管理員權(quán)限的范圍比較廣?？梢栽O(shè)置用戶的權(quán)限及日常信息的維護，檔案室管理員可以對文件進行查詢修改的設(shè)置。用戶登錄后需要記入到日志庫中，登錄界面如圖1所示。

3.3.2數(shù)據(jù)管理

本模塊具有數(shù)據(jù)維護和數(shù)據(jù)備份功能，其中，數(shù)據(jù)備份就是對用戶輸入的檔案或檔案卷信息給予備份管理。輸入數(shù)據(jù)過程中，必須考慮使用者連續(xù)輸入的情況，可由這些記錄中復(fù)制到新紀錄內(nèi)。依據(jù)不同檔案輸入不同的數(shù)據(jù)，這個模塊還配備數(shù)據(jù)維護權(quán)限。數(shù)據(jù)維護主要對刪除的檔案進行處理判斷該問卷是否進行恢復(fù)或徹底刪除。

3.3.3文件管理

該模塊主要實現(xiàn)收文、文件分類、修改、打印等操作，設(shè)計這項功能方便技術(shù)對辦公自動化系統(tǒng)轉(zhuǎn)來的文件實施歸檔處理，實現(xiàn)文檔一體化管理的目的。檔案室人員可以根據(jù)用戶的要求進行文件的查詢、添加、修改和刪除等操作，并對經(jīng)過修改的信息實施保存處理。

3.3.4借閱管理

該模塊主要對借閱人員的借閱、歸還等管理，具備借閱管理權(quán)限的使用者可以操作這個模塊，其中，外借模塊旨在對檔案文件進行借出及歸還登記[5]。電子借閱申請由具備借閱管理權(quán)限的用戶展開相關(guān)操作。一般使用者提出閱讀電子文檔的請求后，被同意方會將問卷發(fā)送給借閱人。

3.3.5數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)

該模塊主要完成數(shù)據(jù)的備份及恢復(fù)操作，數(shù)據(jù)備份可依據(jù)檔案保存年度、檔案種類等條件進行部分或完全備份。數(shù)據(jù)恢復(fù)能夠?qū)⑼ㄟ^備份出來的數(shù)據(jù)恢復(fù)至數(shù)據(jù)內(nèi)。此外，備份操作中會生成一個XML文件，恢復(fù)時也由此完成。

4結(jié)語

在我國計算機技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，部分檔案信息可以實現(xiàn)共享，電子管理模式也可應(yīng)用至檔案管理系統(tǒng)中，以此創(chuàng)建一體化的管理平臺。通過設(shè)計一些基于實際需求的檔案管理功能，初步對檔案管理有更深刻的認識。利用J2EE平臺、數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫等對系統(tǒng)進行模塊化設(shè)計，并詳細介紹系統(tǒng)中檔案借閱、文件管理等模塊情況，以期為檔案管理技術(shù)達到先進水平提供一定指導(dǎo)。

參考文獻

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[2]霍奇道,畢桂.檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計與開發(fā)[J].勞動保障世界,2015,(24):56.

[3]王萍.檔案管理平臺的需求與功能開發(fā)[J].科技傳播,2015,(10):155+214.

[4]王靜.淺談檔案管理系統(tǒng)的需求與功能開發(fā)利用[J].內(nèi)蒙古石油化工,2014,(01):82-85.

[5]徐東軒,金福,何蕊.古籍修復(fù)檔案管理系統(tǒng)需求分析與功能模塊設(shè)計[J].計算機光盤軟件與應(yīng)用,2012,(20):4-6.

作者:范桂泉 單位:濰坊護理職業(yè)學(xué)院