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辦公室檔案管理總結(jié)范文第1篇

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；工作改進(jìn)；人員素質(zhì)

辦公室檔案管理在一個(gè)單位的管理工作中有著很重要的地位，加強(qiáng)辦公室檔案管理，能夠提升一個(gè)單位的管理水平，提高單位的整體辦事效率。本文將在分析辦公室檔案管理工作的特點(diǎn)基礎(chǔ)上，探討如何改進(jìn)辦公室檔案管理的工作以及怎樣提高辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)。

一、 辦公室檔案管理工作的特點(diǎn)

1、 重點(diǎn)在于收集和保存資料

檔案能夠真實(shí)地記載事件、人物和過程，檔案管理能夠?yàn)楹笕艘煤徒梃b。辦公室檔案管理的工作重點(diǎn)在于收集一些相關(guān)的文件和書報(bào)資料等等，然后將它們分門別類地歸檔，再利用信息化的手段進(jìn)行保存和管理。

2、檔案種類繁雜

辦公室檔案包括各種各樣的內(nèi)容，比如單位的會(huì)計(jì)檔案、行政管理檔案、特種載體檔案和科技檔案等等，還包括上級(jí)單位印發(fā)的“紅頭文件”、本單位的各種協(xié)議、合同和責(zé)任書等等，而且還包括各種錄音、錄像等電子檔案，所以辦公室檔案的種類十分繁雜。

二、改進(jìn)辦公室檔案管理工作的措施

辦公室的檔案管理十分重要，因?yàn)樗k公室的各項(xiàng)業(yè)務(wù)的工作的開展具有直接的聯(lián)系，辦公室的檔案管理工作效率影響到整個(gè)單位的工作的開展，因此，有必要加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案的管理。其次，辦公室檔案管理的工作主要在于資料的收集和保存，檔案的種類比較繁雜，所以給檔案管理工作帶來了一定的難度。所以，要提高辦公室檔案管理的效率，必須從以下幾個(gè)方面加以改進(jìn)：

1、建立辦公室檔案管理機(jī)制

首先，在辦公室檔案管理中，要將文件管理和檔案管理結(jié)合在一起，讓檔案部門為了方便后期對(duì)文件的管理，參與到文件的前期管理過程中，從而減少檔案部門在文件管理后期中的難度，使得文件的歸梢管理、形成處理和后期的查閱和利用等工作環(huán)節(jié)都實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一指導(dǎo)和管理。其次，要制定詳細(xì)的檔案管理程序和規(guī)定的條文，使得檔案管理工作盡可能地細(xì)化。最后，要嚴(yán)格地執(zhí)行條文的規(guī)定，禁止各種濫發(fā)文件和發(fā)放無用、無效文件的行為。

2、強(qiáng)化檔案收集

檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)，因此，要改進(jìn)檔案管理工作，必須得加強(qiáng)檔案的收集管理工作。首先，要規(guī)范檔案的范文，對(duì)檔案進(jìn)行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進(jìn)行整理和保管；然后，要規(guī)范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進(jìn)行分門別類之后，要對(duì)檔案再進(jìn)行文字編號(hào)和正文提料，對(duì)檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實(shí)現(xiàn)以后，要對(duì)檔案再進(jìn)行目錄編號(hào)，以方便后期的檢索工作，再在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的網(wǎng)上管理。

3、提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理工作主要是由專人來負(fù)責(zé)的，所以檔案管理人員素質(zhì)的高低就直接影響到了檔案管理工作的水平。檔案管理人員首先要嚴(yán)格控制辦公室檔案材料的進(jìn)出，做好專人收文、專人傳閱、專人登記和傳閱卡的傳遞等等，還要在領(lǐng)導(dǎo)的安排下，做好科室的起草、編號(hào)、附發(fā)文卡、辦公室登記等工作，以及負(fù)責(zé)好日常的檔案管理工作等。

三、提高辦公室檔案管理人員素質(zhì)的對(duì)策

1、加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

由于檔案管理隨著時(shí)代的發(fā)展也在不斷地變化，所以檔案管理人員的知識(shí)也要隨著時(shí)代的進(jìn)步而進(jìn)步，要做到這一點(diǎn)，就必須定期地加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。在結(jié)合實(shí)際的基礎(chǔ)上，有針對(duì)性地邀請(qǐng)檔案管理專家或者有豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案管理者對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，鞏固他們的知識(shí)，并且提高他們的現(xiàn)代化管理知識(shí)水平。還可以讓檔案管理人員多參加檔案管理的經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，讓他們吸收先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，然后深入到自己的工作中去。

2、提高檔案管理人員理論與實(shí)踐相結(jié)合的能力

單位要多組織辦公室檔案管理人員進(jìn)行同行管理經(jīng)驗(yàn)的探討，舉辦各種檔案研討會(huì)和論壇講座，讓檔案管理人員熟悉國內(nèi)外檔案管理的動(dòng)態(tài)。其次，要讓檔案管理人員多學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)、多媒體技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)等等現(xiàn)代新技術(shù)，巧用現(xiàn)代化的檔案管理方式，提高他們的工作效率，使辦公室檔案的管理跟上時(shí)代的發(fā)展要求。

3、加強(qiáng)檔案管理人員自身素質(zhì)的修養(yǎng)

首先，檔案管理人員要提高自己的思想政治素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)，不做違反國家法律的事情；其次，檔案管理人員要提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)，鞏固理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，而且不斷地掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提高自己的業(yè)務(wù)操作能力；最后，檔案管理人員還要提高自身的身心素質(zhì)，檔案管理工作是一項(xiàng)比較繁雜的工作，日常工作比較瑣碎，辦公室檔案管理人員必須適應(yīng)這種繁雜的工作，能夠泰然地處理這些雜物，做到不急不亂，認(rèn)真細(xì)致地做好每一項(xiàng)工作。

總結(jié)：

檔案管理工作是單位辦公室的一項(xiàng)重要工作，檔案管理的水平影響到辦公室的工作效率和整個(gè)單位的工作的順利進(jìn)行。辦公室檔案管理的工作比較繁雜、檔案種類比較繁多，所以檔案管理人員必須通過各種方式改進(jìn)工作，使得檔案的管理更加輕松和高效。此外，檔案管理人員素質(zhì)也是影響辦公室檔案管理工作的一個(gè)重要因素，檔案管理人員必須努力提高自身的素質(zhì)，才能夠滿足現(xiàn)代辦公室檔案管理工作的要求。

參考文獻(xiàn)：

[1]王汝秀.高校院系辦公室檔案管理的規(guī)范化[J].蘭臺(tái)世界,2007(09).

[2]張國珍.淺談新時(shí)期檔案管理人員的素質(zhì)及提高[J].中國科技信息,2008(13).

辦公室檔案管理總結(jié)范文第2篇

辦公室

辦公室是宿管會(huì)中組織協(xié)調(diào)其他各部的關(guān)鍵部門，以配合主席團(tuán)、協(xié)調(diào)各部門工作為主要職責(zé)。其職能可分為日常工作、財(cái)務(wù)管理、檔案管理三大塊。為將辦公室建設(shè)成為一個(gè)有特色﹑高效率的部門，更好地修訂與落實(shí)各項(xiàng)規(guī)定，抓緊、抓實(shí)地開展各項(xiàng)工作?，F(xiàn)將各塊工作安排如下：

一、日常工作版塊

保證日常工作的有序開展和各項(xiàng)職能的扎實(shí)落實(shí)，是辦公室工作的基點(diǎn)，也是辦公室工作的主要責(zé)任。

1、起草下學(xué)期即將成立的宿管會(huì)的計(jì)劃、總結(jié)和各項(xiàng)規(guī)范。

2、負(fù)責(zé)主席團(tuán)例會(huì)和全體會(huì)議例會(huì)的點(diǎn)到及會(huì)議進(jìn)程記錄工作；作好各種會(huì)議的通知工作。

3、負(fù)責(zé)學(xué)工辦二報(bào)刊的收發(fā)及增訂工作；整理布置學(xué)辦，購置辦公用品，發(fā)送比賽請(qǐng)柬，制作席簽等日常事務(wù)。

4、負(fù)責(zé)學(xué)工辦二的值班安排以及抽查工作，并監(jiān)督各部做好學(xué)工辦二的財(cái)物保管及保潔工作，為大家營造一個(gè)良好的工作環(huán)境。

二、檔案管理版塊

由于檔案管理具有長(zhǎng)期性，且各部活動(dòng)較多較雜，有些活動(dòng)檔案往往很難收齊。因此，辦公室將及時(shí)明確各部門專門負(fù)責(zé)檔案管理的人員，每次活動(dòng)后，及時(shí)聯(lián)系相關(guān)人員，收齊相關(guān)檔案，做到一個(gè)活動(dòng)有一個(gè)檔案，并及時(shí)進(jìn)行歸檔、存檔。對(duì)各類檔案的管理，實(shí)行具體問題具體分析，對(duì)特殊檔案實(shí)行特殊歸檔法。

1、保留三年內(nèi)具有使用價(jià)值的舊檔案，其余作廢。

2、將當(dāng)前各部所有活動(dòng)的方案、總結(jié)自成一檔，檔案統(tǒng)一用A4紙打印，一式四份，分別由學(xué)工辦﹑主席團(tuán)﹑辦公室﹑本部各保留一份。

3、為了使各部的各項(xiàng)活動(dòng)及各種評(píng)比結(jié)果能夠有檔可查，確保檔案管理不流于形式。辦公室將及時(shí)做好對(duì)各部的學(xué)期工作計(jì)劃、工作總結(jié)以及學(xué)期末干事考核結(jié)果的歸檔工作。

4、特殊檔案管理，在繼續(xù)沿用原檔案管理細(xì)則的基礎(chǔ)上作了適當(dāng)調(diào)整，尤其是對(duì)基礎(chǔ)部各項(xiàng)檢查評(píng)比結(jié)果的歸檔上作了如下規(guī)定，以確保檔案管理的嚴(yán)肅性：

①各項(xiàng)檢查評(píng)比結(jié)果在下月初10號(hào)前匯總后交辦公室歸檔。

②歸檔前如發(fā)現(xiàn)檢查結(jié)果有誤，基礎(chǔ)部可自行更正，并注明理由及負(fù)責(zé)人簽名，歸檔后原則上一律不得修改。

③歸檔后如確需修改，到學(xué)工辦辦理申請(qǐng)手續(xù)后方可改動(dòng)。

三、財(cái)務(wù)管理版塊

為了規(guī)范即將成立的宿管會(huì)的財(cái)務(wù)收支狀況，使各部在經(jīng)費(fèi)使用上擁有自主權(quán)和支配權(quán)，同時(shí)使財(cái)務(wù)管理更具規(guī)范性，將制定新的《人文學(xué)院宿管會(huì)財(cái)務(wù)細(xì)則》和《人文學(xué)院學(xué)生活動(dòng)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷手續(xù)》。此措施的出臺(tái)將使各部經(jīng)費(fèi)的使用更具目的性和規(guī)范性。根據(jù)各部的工作計(jì)劃，做好財(cái)務(wù)預(yù)算工作。平時(shí)，對(duì)宿管會(huì)財(cái)務(wù)進(jìn)行宏觀調(diào)控，統(tǒng)一管理，由專人負(fù)責(zé)，規(guī)范活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的申請(qǐng)手續(xù)及經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷手續(xù)，對(duì)拉贊助所得收入也及時(shí)進(jìn)行保管和記錄工作，既保證各部使用經(jīng)費(fèi)的自主性，又確保經(jīng)費(fèi)使用有的放矢，避免浪費(fèi)。在學(xué)期末，及時(shí)清算帳目，做好財(cái)務(wù)總結(jié)工作。具體程序如下：

1、 活動(dòng)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)：

①申請(qǐng)部門領(lǐng)取活動(dòng)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)表，并按要求填寫。

②院領(lǐng)導(dǎo)﹑主席團(tuán)﹑辦公室財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字后領(lǐng)取資金。

③活動(dòng)結(jié)束后上交活動(dòng)清單和發(fā)票，由辦公室記錄，申請(qǐng)報(bào)銷。

④每月30日歸還所申請(qǐng)的經(jīng)費(fèi)。

2、 贊助收入：

宿管會(huì)由外宣部負(fù)責(zé)拉贊助，各部也可自行去拉，贊助收入交辦公室保管并記錄，各部需活動(dòng)經(jīng)費(fèi)則向辦公室申請(qǐng)，發(fā)揮辦公室“財(cái)務(wù)管理中樞”的作用。

3、經(jīng)費(fèi)報(bào)銷：

申請(qǐng)者備好收據(jù)﹑財(cái)務(wù)章﹑必備簽字，統(tǒng)一轉(zhuǎn)帳。（詳見《人文學(xué)院學(xué)生活動(dòng)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷手續(xù)》）

總之，辦公室的工作是瑣碎的繁雜的，但卻是不可或缺的。在今后的工作中，我們將強(qiáng)化辦公室的職能，有序開展各項(xiàng)工作，不斷完善自身建設(shè)，積極開拓創(chuàng)新，努力協(xié)助宿管會(huì)做好各項(xiàng)工作。

基礎(chǔ)組

基礎(chǔ)組是為同學(xué)們服務(wù)的部門,工作都屬常規(guī)工作，既瑣碎又繁雜。大致分為三個(gè)方面：即寢室內(nèi)務(wù)、查夜以及小家電維修。上學(xué)期，我們迎來了基礎(chǔ)組有史以來的最大的改組和職能轉(zhuǎn)換擴(kuò)充，我們已成立“學(xué)生宿舍管理委員會(huì)”。管理寢室方面的各項(xiàng)事務(wù)。

辦公室檔案管理總結(jié)范文第3篇

[關(guān)鍵詞]疾控中心;衛(wèi)生業(yè)務(wù);檔案管理;計(jì)算機(jī)化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.20.133

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）20-0-01

疾控中心是政府組建而成，負(fù)責(zé)國家級(jí)疾病防控和公共衛(wèi)生管理服務(wù)的公益性事業(yè)單位，其工作始終堅(jiān)持以人才為根本并將疾控作為中心，在我國的疾病防控、研究中占有重要地位。各級(jí)疾控中心每年會(huì)產(chǎn)生數(shù)量龐大的衛(wèi)生業(yè)務(wù)檔案資料，做好這些檔案的管理工作可為我國疾病防控事業(yè)的健康和持續(xù)發(fā)展奠定可靠的基礎(chǔ)。伴隨著信息化進(jìn)程的逐步推進(jìn)，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到疾控中心的衛(wèi)生業(yè)務(wù)檔案管理工作中成為重要趨勢(shì)。

1 疾控中心衛(wèi)生業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀

疾控中心通常包括病媒防治、衛(wèi)生檢驗(yàn)、傳染病預(yù)防控制、結(jié)核病預(yù)防控制、慢性病預(yù)防控制、財(cái)務(wù)室、人事部以及中心辦公室等科室，一般檔案室多設(shè)在辦公室當(dāng)中，并由一名檔案管理員進(jìn)行管理。一些疾控中心還會(huì)在各個(gè)科室分派兼職檔案員來配合、協(xié)助檔案管理員完成工作。

對(duì)于中心檔案室與業(yè)務(wù)科室而言，兩者因工作出發(fā)點(diǎn)存在差異而使得其對(duì)檔案管理工作提出了不同要求，業(yè)務(wù)科室往往希望檔案的歸檔與管理能夠?yàn)樽陨淼碾S時(shí)查閱和開展條系工作提供便利，中心檔案室則主要以確保所歸檔資料同原有資料數(shù)據(jù)間保持完整性、一致性為工作任務(wù)。對(duì)此，很多疾控中心為了滿足不同科室的檔案需求，往往將檔案歸檔工作分成兩個(gè)部分。一方面，由各個(gè)科室對(duì)平時(shí)的相應(yīng)資料檔案做出自行收集與管理，根據(jù)上級(jí)業(yè)務(wù)部門、檔案室的具體要求建立起各個(gè)檔案預(yù)立卷;另一方面，檔案室的檔案員在年底時(shí)統(tǒng)一把各個(gè)科室的預(yù)立卷集中起來，并重新建立起正式的檔案目錄，進(jìn)行集中的歸檔和管理。這一模式雖然能夠在一定程度上滿足業(yè)務(wù)科室、檔案室雙方的需求，然而檔案的即時(shí)調(diào)閱卻面臨不便。

2 衛(wèi)生業(yè)務(wù)檔案計(jì)算機(jī)化管理模式的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

2.1 計(jì)算機(jī)化管理模式的設(shè)計(jì)

從檔案室、業(yè)務(wù)科室的不同需求出發(fā)，在計(jì)算機(jī)化管理模式的設(shè)計(jì)中把歸檔的資料目錄分為了“專業(yè)業(yè)務(wù)檔案”“日常檔案”這兩個(gè)部分。其中，專業(yè)業(yè)務(wù)檔案主要結(jié)合各個(gè)科室的具體工作條系安排進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，細(xì)分為工作報(bào)表、檢測(cè)數(shù)據(jù)、宣傳培訓(xùn)、科研工作、專項(xiàng)工作以及計(jì)劃小結(jié)等部分，在不同科室頁面的具體設(shè)計(jì)過程中始終堅(jiān)持條、塊相互結(jié)合的原則。日常檔案主要有科室文檔、會(huì)議記錄和收發(fā)文等的科室管理、工作依據(jù)、個(gè)人考核以及計(jì)劃總結(jié)等。

為減輕計(jì)算機(jī)操作人員對(duì)衛(wèi)生業(yè)務(wù)檔案計(jì)算機(jī)化管理的不適應(yīng)，并且給后續(xù)聯(lián)網(wǎng)后共享計(jì)檔案資料、資源提供方便，此次設(shè)計(jì)中摒棄了傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫存取方法，而是選用了Web網(wǎng)頁這一方式，其優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在：①有利于軟件開發(fā)成本的降低，軟件具有較強(qiáng)的移植適應(yīng)性;② Web網(wǎng)頁給C/S結(jié)構(gòu)管理（Client/Server）帶來了方便，在減輕服務(wù)器運(yùn)行數(shù)據(jù)負(fù)荷的同時(shí)降低了運(yùn)營的成本，通常機(jī)器中只要配備了IE瀏覽器便可使用;③作為操作平臺(tái)的提供方，Web網(wǎng)頁并不會(huì)修改現(xiàn)存數(shù)據(jù)，可便于迅速歸類資料;④操作難度較低，與自動(dòng)化辦公軟件的界面類似，Web界面不需要上機(jī)者花費(fèi)過多的時(shí)間去進(jìn)行專門的學(xué)習(xí)，上手較為輕松。

2.2 計(jì)算機(jī)化管理模式的應(yīng)用

在本業(yè)務(wù)檔案預(yù)立卷計(jì)算機(jī)管理模式推出并試應(yīng)用后，由于其易操作性以及實(shí)用性十分突出，在各個(gè)科室普遍得到了良好反映。實(shí)際應(yīng)用中，該模式在一定程度上提高了檔案歸檔工作的即時(shí)性、條理性，并且有效保證了檔案的一致性與完整性。相比較傳統(tǒng)管理模式，顯著提升了調(diào)閱檔案的方便性。此外還強(qiáng)化了操作人員的規(guī)范性，合理滿足了檔案室、各科室的雙重要求，獲得了良好的應(yīng)用效果。

3 總結(jié)與展望

作為一個(gè)負(fù)責(zé)預(yù)防控制疾病、出具公正的衛(wèi)生監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)的專業(yè)性機(jī)構(gòu)，疾控中心所涉及到的專業(yè)十分廣泛，這就決定了其衛(wèi)生業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與檔案也非常多且繁雜，具有很強(qiáng)的專業(yè)性，在管理中必須確保資料的連續(xù)性及完整性。計(jì)算機(jī)的應(yīng)用給檔案管理工作的順利開展帶來了良好的輔助作用，進(jìn)一步促進(jìn)了衛(wèi)生業(yè)務(wù)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

本次設(shè)計(jì)的計(jì)算機(jī)化檔案管理模式在投用后反響良好，有效彌補(bǔ)了傳統(tǒng)管理的不足。但受時(shí)間倉促、投入資金不足、計(jì)算機(jī)專業(yè)人才較為缺乏等因素的影響，該管理軟件尚依靠單機(jī)操作，并以盤片交換為數(shù)據(jù)的主要交換方式，數(shù)據(jù)共享方面還有待進(jìn)一步完善。在后續(xù)的研究工作中應(yīng)適當(dāng)加大業(yè)務(wù)檔案管理方面的資金投入，強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，并通過基礎(chǔ)設(shè)施的不斷完善來實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化檔案管理模式效用的最大化發(fā)揮。

主要參考文獻(xiàn)

[1]裘華平，葉飛，張雪海.省疾控中心業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)踐[J].浙江檔案，2014（1）：60-61.

[2]劉雪玫.淺談基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理現(xiàn)代化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（5）：48.

辦公室檔案管理總結(jié)范文第4篇

1.目的作用

公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動(dòng)中不可缺少的要素。為了加強(qiáng)對(duì)文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

2.管理職責(zé)版權(quán)所有

2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負(fù)責(zé)文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查，加強(qiáng)對(duì)文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和工作實(shí)務(wù)指導(dǎo)。

2.2各部門所負(fù)責(zé)的部門內(nèi)部檔案資料，應(yīng)有專人兼管。同樣也應(yīng)執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項(xiàng)條款要求。

2.3文秘檔案室是公司對(duì)文秘檔案的專管機(jī)構(gòu)，在行政管理部的領(lǐng)導(dǎo)下，其管理的主要職責(zé)為：

2.3.1制定或參與制定關(guān)于文秘檔案管理方面的規(guī)章制度。

2.3.2協(xié)助行政管理部長(zhǎng)對(duì)各職能部門文件資料歸檔管理的指導(dǎo)監(jiān)督。

2.3.3負(fù)責(zé)對(duì)永久行文秘檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。

2.3.4總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經(jīng)營服務(wù)產(chǎn)生收益。

3.歸檔資料的范圍、內(nèi)容

3.1計(jì)劃性文件資料

包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計(jì)劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計(jì)劃。

3.2批示性文件材料

包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo)，如計(jì)劃指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等；公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營中的各類命令、工作指示、調(diào)度記錄等。

3.3法規(guī)性文件

包括政府、行業(yè)、上級(jí)制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件；公司內(nèi)部制定的各類規(guī)章制度。

3.4公司的重大決議

包括由公司股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)議及其他重要的行政辦公會(huì)議所形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。

3.5總結(jié)性文件

包括公司經(jīng)營活動(dòng)中年度、季度、月度的工作總結(jié)；下屬單位的工作總結(jié)及單項(xiàng)性的各種總結(jié)報(bào)告。

3.6憑證性材料

包括公司各職能部門在經(jīng)營活動(dòng)中形成的各類原始記錄、憑證、臺(tái)帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)記錄，以及材料能源消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。

3.7匯報(bào)性材料

包括公司向各上級(jí)主管單位的匯報(bào)材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等；公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)所發(fā)言或的各類文書資料等

3.8勞資人事資料

包括公司的人事任命、人事調(diào)整、認(rèn)識(shí)考勤、人才引進(jìn)和培訓(xùn)考核、工資核定記錄等相關(guān)資料。

3.9調(diào)研性資料

包括市場(chǎng)調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料等。

3.10聲像制品資料

包括經(jīng)營活動(dòng)中、文化活動(dòng)中、以及員工在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對(duì)公司經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料。

3.11證件性文書資料

包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、各類榮譽(yù)牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。

3.12饋贈(zèng)行資料

包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

4.文件資料的立卷歸檔

4.1檔案的收集

4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應(yīng)歸檔統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔；會(huì)計(jì)歸檔類在年度終結(jié)后，由財(cái)務(wù)部門編造清冊(cè)，每?jī)赡隁w檔一次。

4.1.2銀行票據(jù)由財(cái)務(wù)部立卷留存；各類報(bào)表（應(yīng)收帳報(bào)表、銷售報(bào)表等）報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后由專人回收并即刻銷毀，只財(cái)務(wù)部立卷留存。

4.1.3業(yè)務(wù)要貨計(jì)劃、往來函等業(yè)務(wù)傳真、資料由業(yè)務(wù)部立卷留存。

4.1.4各類外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)立卷留存；內(nèi)部文件原則上各部門傳閱后，即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。

4.1.5公司員工應(yīng)注意隨時(shí)收集各種信息資料，并及時(shí)匯總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學(xué)習(xí)考察和參加個(gè)各種會(huì)議回到公司后，應(yīng)將相關(guān)資料全部移交檔案管理員。

4.2立卷歸檔的時(shí)間

4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。

4.2.2對(duì)于某些專門文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)。

4.3立卷歸檔的要求

4.3.1各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

4.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字后各執(zhí)一份。

4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

4.3.4立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。

4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

4.3.6立卷應(yīng)以本單位形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。

4.3.7立卷應(yīng)以同類問題為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

4.3.8立卷應(yīng)把上級(jí)文件于本公司文件（除請(qǐng)示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開立卷。

4.3.9立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。

4.3.10文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。

4.3.11各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必須有條件，并保持其完好無損。

4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

5.文秘檔案的借閱

5.1文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無密級(jí)檔案。

5.2各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業(yè)務(wù)工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級(jí)檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案得部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。

5.3文秘檔案得借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案得完整和完好，不得私自影印、復(fù)印、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標(biāo)語，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。

5.4對(duì)珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采取復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制文件應(yīng)仔細(xì)校對(duì)，與原稿無誤后，注明檔案編號(hào)，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制件不會(huì)有誤。

5.5必要時(shí)，檔案室應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對(duì)檔案資料作解釋或下結(jié)論。

5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延期借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。

5.7借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。

6.文秘檔案保密要求

6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。

6.2檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。

6.3有密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

6.4有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

6.5對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。

6.6外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。版權(quán)所有

6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。

6.8企業(yè)在職工工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

7.超期檔案的銷毀

7.1對(duì)超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。

辦公室檔案管理總結(jié)范文第5篇

一、成立專門機(jī)構(gòu)、落實(shí)人員、明確工作任務(wù)

1、成立領(lǐng)導(dǎo)小組，由黨組書記、局長(zhǎng)擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)，各黨組成員任副組長(zhǎng)，各科室、直屬單位主要領(lǐng)導(dǎo)任成員。

2、由局辦公室主任負(fù)責(zé)，指定專職人員對(duì)物價(jià)局各部門、各環(huán)節(jié)、各類檔案進(jìn)行清理、整理；了解接受上級(jí)價(jià)格主管部門、市委、市政府、市發(fā)改委、市檔案局和相關(guān)部門的文件、資料；指導(dǎo)和統(tǒng)籌本局各科室、直屬機(jī)構(gòu)開展工作，接收全部檔案；制定檔案管理制度、規(guī)范各環(huán)節(jié)、各責(zé)任人行為。

3、各科室（含成本分局、監(jiān)測(cè)分局、年審辦、價(jià)調(diào)辦）領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，指定專人對(duì)本部門各環(huán)節(jié)、各類檔案進(jìn)行清理、整理；了解接收所對(duì)口的上級(jí)部門文件、資料；向局辦公室移交本部門全部檔案。

4、各直屬單位（檢查分局、認(rèn)證中心、拍賣中心）主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，指定專職人員對(duì)各類檔案進(jìn)行清理、整理；了解接收所對(duì)口的上級(jí)部門文件、資料；向局辦公室移交部門全部檔案。

5、檔案包括物價(jià)局歷年黨務(wù)、政務(wù)、業(yè)務(wù)文件、資料；價(jià)格處理案件、成本監(jiān)審、價(jià)格監(jiān)測(cè)、價(jià)格認(rèn)證、公物拍賣文件及資料。

二、工作要求

1、各科室（含成本分局、監(jiān)測(cè)分局、年審辦、價(jià)調(diào)辦）按自身職責(zé)范圍對(duì)2002年以來各類文件、資料統(tǒng)一按本局發(fā)文、上級(jí)文件、相關(guān)部門文件和其它資料分別整理送局辦公室歸檔，自己備份留存。因自身工作需要整理的文件、資料將卷宗目錄送局辦公室歸檔留存。

2、局辦公室對(duì)2002年以前的文件、資料屬于本局現(xiàn)有留存的進(jìn)行分類清理、登記；屬于市發(fā)改委留存的接收后進(jìn)行分類清理、登記；屬于市檔案局留存的經(jīng)與市檔案局對(duì)接后登記目錄留存；并負(fù)責(zé)不涉及其它部門和直屬單位的文件、資料整理。

3、各直屬單位對(duì)歷年的文件、資料統(tǒng)一按本局發(fā)文、上級(jí)文件、相關(guān)部門文件分別整理送局辦公室歸檔，自己備份留存。因自身工作需要整理的文件、資料將卷宗目錄送局辦公室歸檔留存。

4、局辦公室負(fù)責(zé)與市檔案局聯(lián)系，請(qǐng)求派員指導(dǎo)，按照檔案管理的要求開展工作。

5、局辦公室負(fù)責(zé)建立市物價(jià)局檔案室，統(tǒng)一購買提供文件、資料整理工作所需物品。

6、局辦公室負(fù)責(zé)對(duì)局各科室（含成本分局、監(jiān)測(cè)分局、年審辦、價(jià)調(diào)辦）、直屬單位的文件、資料整理工作的督促檢查和驗(yàn)收，并向局黨組匯報(bào)。