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采購檔案管理的重要性范文第1篇

一、綜合性醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理現(xiàn)狀

（一）醫(yī)療設(shè)備檔案管理的部門歸屬不明。醫(yī)療設(shè)備檔案的管理涉及多個(gè)部門。如作者所在的醫(yī)院，是三級甲等醫(yī)院，目前正在使用的中大型醫(yī)療設(shè)備有1350臺，其中2015年購置中大型醫(yī)療設(shè)備50臺，2016年1至10月購置38臺。形成的設(shè)備檔案1264卷，其中萬元以下335卷，1-5萬元436卷，5-20萬元265卷，20萬元以上228卷。這些醫(yī)療設(shè)備前期的采購以及日常維護(hù)、保養(yǎng)屬于醫(yī)療設(shè)備科，具體使用則是由使用科室進(jìn)行操作，設(shè)備檔案管理部門則負(fù)責(zé)檔案的采集、照管和調(diào)用。但在實(shí)際的醫(yī)療設(shè)備檔案管理過程中，各部門之間未明確分清職責(zé)，工作不協(xié)調(diào)，重點(diǎn)是未明確醫(yī)療設(shè)備檔案管理權(quán)限的歸屬，沒有一個(gè)具體的部門來統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、負(fù)責(zé)檔案的管理工作。在實(shí)際檔案管理過程中，往往出現(xiàn)以下情形：管理科室僅僅關(guān)注設(shè)備的考察、議價(jià)和采購；使用科室僅僅關(guān)注設(shè)備的安裝、調(diào)試和驗(yàn)收，而對于醫(yī)療設(shè)備相關(guān)資料的采集、保管則予以選擇性忽視，從而未能形成完整的設(shè)備檔案。

（二）醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度不健全。目前綜合性醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的管理工作重視不夠，相當(dāng)一部分醫(yī)院未認(rèn)識到醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致設(shè)備檔案管理活動混亂無序，缺乏一定的系統(tǒng)性和科學(xué)性，普遍未建立規(guī)范的、有效的規(guī)章制度，重視文書檔案或人事檔案的管理，形成管理規(guī)范，忽視了對醫(yī)療設(shè)備檔案的管理，相關(guān)部門的職責(zé)分工不明確，互相推諉，醫(yī)院管理部門缺乏行之有效的管理和監(jiān)督手段，難以協(xié)調(diào)三者的關(guān)系，造成醫(yī)療設(shè)備檔案管理混亂，不能及時(shí)、有效地提供給維修人員使用，不能很好地服務(wù)于臨床、醫(yī)技科室，甚至造成檔案遺失的現(xiàn)象。比如未建立完整適用的醫(yī)療設(shè)備檔案管理系統(tǒng)，設(shè)備檔案管理混亂，借閱查詢制度不健全，未能充分發(fā)揮設(shè)備檔案的作用和深入挖掘設(shè)備檔案的深層價(jià)值等。2015年筆者所在的醫(yī)院新購進(jìn)一臺高新設(shè)備，因檔案管理員未按要求登記借閱，造成購置合同遺失，給醫(yī)院帶來難以挽回的損失。因此應(yīng)充分重視醫(yī)療設(shè)備檔案的規(guī)范管理，醫(yī)療設(shè)備檔案管理作為一項(xiàng)經(jīng)常性、系統(tǒng)性的工作，是醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)的重要技術(shù)支持和保障。

（三）設(shè)備檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn)未完善。醫(yī)院對設(shè)備檔案重視不足，認(rèn)為設(shè)備檔案是一項(xiàng)無關(guān)緊要的工作，常常由設(shè)備維修人員或其他行政管理人員兼任設(shè)備檔案管理員，甚至沒有經(jīng)過專門的檔案管理培訓(xùn)，更不可能選擇檔案專業(yè)技術(shù)人員來擔(dān)任設(shè)備檔案管理員。由于缺乏專業(yè)的檔案管理技能與知識，對檔案管理的具體內(nèi)容不了解、不熟悉，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案文件保管分散、檔案資料采集不完整等問題。同時(shí)，由于部分資料散布于使用科室或基層維修人員手中，收集起來比較困難，個(gè)別情況下還會出現(xiàn)資料殘缺丟失的問題。此外，部分醫(yī)院未制定完善的借閱制度，檔案的借閱和歸還手續(xù)不規(guī)范，加之檔案管理人員更換頻繁，移交手續(xù)不清，對于一些久借未歸檔的資料未能及時(shí)進(jìn)行催還，最終導(dǎo)致設(shè)備檔案的永久遺失。

二、提升醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平的途徑

（一）提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識。首先必須從院領(lǐng)導(dǎo)到具體管理人員都要從思想上認(rèn)識到醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性以及必需性。對于綜合性醫(yī)院來說，醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院現(xiàn)代化水平的體現(xiàn)，更是保障其長期經(jīng)營以及今后發(fā)展的重要因素。認(rèn)識到設(shè)備檔案的重要性才能最大程度提高設(shè)備的使用效率，提高醫(yī)院的經(jīng)營管理水平。在醫(yī)療設(shè)備的日常使用中，設(shè)備檔案可以提供或記錄設(shè)備各方面的信息，為醫(yī)院管理層制定相關(guān)決策提供可靠依據(jù)，提高采購活動的科學(xué)性、有效性，防止貴重儀器的閑置浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療資源的科學(xué)配置。醫(yī)療設(shè)備從最初的論證、議價(jià)、采購，到設(shè)備的調(diào)試、使用、維修，再到最后的淘汰、更換，需要經(jīng)歷一個(gè)周期性的過程，整個(gè)過程與設(shè)備檔案的管理密不可分。因此，作為醫(yī)院的管理者，應(yīng)該把設(shè)備檔案的管理列為醫(yī)院的重點(diǎn)工作之一。

（二）明確醫(yī)療設(shè)備檔案收集的內(nèi)容。要做好設(shè)備檔案的收集工作，保證檔案內(nèi)容的完整性，首先要明確需要收集的內(nèi)容，一般來說醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容主要源自兩個(gè)方面：一是采購過程中產(chǎn)生的文件。二是使用過程中形成的各種資料。因此完整的醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容也應(yīng)包括兩大方面：一是院務(wù)會議上討論同意采購立項(xiàng)的會議紀(jì)要，以及采購過程中簽定的具有法律依據(jù)的合同書；與設(shè)備配套的相關(guān)證件、說明書、手冊等。二是設(shè)備使用期間形成的一些記錄性資料，包括使用記錄、維護(hù)記錄、合格證、設(shè)備使用的效益分析等，這些都可以為后續(xù)的售后服務(wù)、維修活動以及日后購買設(shè)備提供有效的參考和依據(jù)。其中，對于合同書的收集主要是為了保證各項(xiàng)合同條款的有效性，防止醫(yī)院的合法權(quán)益遭到侵害；對于設(shè)備說明的收集則是為后續(xù)的檢測和維護(hù)提供原始的技術(shù)資料支持，從而維護(hù)設(shè)備的安全、穩(wěn)定運(yùn)行。當(dāng)醫(yī)療設(shè)備進(jìn)入報(bào)廢環(huán)節(jié)時(shí)，需要根據(jù)設(shè)備檔案中記錄的資料來進(jìn)行報(bào)廢審核，以評估設(shè)備的真實(shí)價(jià)值，確保資產(chǎn)的合理報(bào)廢，杜絕資產(chǎn)的流失和浪費(fèi)。由此可見，醫(yī)療設(shè)備檔案與醫(yī)院的各項(xiàng)管理活動息息相關(guān)，日常收集過程中應(yīng)注意把醫(yī)療設(shè)備在論證立項(xiàng)采購、安裝監(jiān)測檢查、故障維修、日常維護(hù)以及審核報(bào)廢等過程中產(chǎn)生的相關(guān)檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集到設(shè)備檔案中。

（三）完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度。建立一套科學(xué)、完善的規(guī)章制度是醫(yī)療設(shè)備檔案工作走向規(guī)范化、法制化的重要基礎(chǔ)。根據(jù)綜合性醫(yī)院的實(shí)際工作情況，以《檔案法》等法律法規(guī)為準(zhǔn)繩，建立一套適用于本單位工作的醫(yī)療設(shè)備檔案制度，使檔案的采集、歸檔、審核、保管、交接、整理、調(diào)用、借閱等各個(gè)環(huán)節(jié)有章可循，使醫(yī)院設(shè)備檔案管理步入標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的正軌，從而真正挖掘設(shè)備檔案的潛在價(jià)值，確保醫(yī)療設(shè)備的正常使用，提高醫(yī)療設(shè)備的使用效率，為醫(yī)院的醫(yī)療、教研工作奠定堅(jiān)實(shí)保障。另外，要從當(dāng)前的設(shè)備保養(yǎng)、維修人員以及檔案管理工作人員中選出一批思想素質(zhì)較高、專業(yè)能力過硬的人員來組建一支專門負(fù)責(zé)設(shè)備檔案管理活動的檔案工作小組，并由醫(yī)院檔案中心進(jìn)行統(tǒng)籌管理，以充分協(xié)調(diào)醫(yī)院的設(shè)備檔案管理工作，并具體負(fù)責(zé)檔案管理制度的編制和修訂。

（四）加大醫(yī)療設(shè)備檔案管理的硬件以及軟件設(shè)施投入。要做好設(shè)備檔案的管理，提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理重要性是第一步，同時(shí)重視硬件和軟件設(shè)施的投入，還應(yīng)給檔案管理工作提供必要的條件。應(yīng)按要求嚴(yán)格選擇設(shè)備檔案管理場所和設(shè)備檔案存放的庫房。其次，應(yīng)配備設(shè)備檔案管理的工具，如空調(diào)、密集架（或文件柜）、防磁柜、除濕機(jī)、加濕器、溫濕度計(jì)、打印機(jī)、掃描儀、二氧化碳滅火器等。第三，應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備檔案智能化管理系統(tǒng)，促進(jìn)設(shè)備檔案管理的信息化，信息化的基礎(chǔ)硬件設(shè)施主要包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、存儲設(shè)備、安全設(shè)備、檔案數(shù)字化加工設(shè)備以及其他支撐設(shè)備等，同時(shí)做好軟件建設(shè)，選擇適用的設(shè)備檔案管理軟件，有條件的綜合性醫(yī)院可根據(jù)本院特點(diǎn)來自行研發(fā)一套功能全面、使用方便的設(shè)備檔案管理系統(tǒng)，并設(shè)置相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫，同時(shí)做好檢索設(shè)計(jì)等配套工作，以滿足?t院的檔案信息檢索需求。此外，還要增加一套檔案統(tǒng)計(jì)分析工具，為檔案管理、數(shù)據(jù)分析提供詳細(xì)、準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)信息，以更好地為醫(yī)院工作提供便利。

采購檔案管理的重要性范文第2篇

關(guān)鍵詞:電網(wǎng)建設(shè)工程;檔案管理;思考

1電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目中不可缺少的部分就是電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的檔案，它切實(shí)記錄著工程項(xiàng)目中相關(guān)數(shù)據(jù)，也是公司的重要“財(cái)產(chǎn)”。工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收工作中不可缺少的就是電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收，在驗(yàn)收項(xiàng)目時(shí)，如果不合格，是不允許進(jìn)行竣工驗(yàn)收的，而且對于每項(xiàng)工程，驗(yàn)收項(xiàng)目以及標(biāo)準(zhǔn)的指標(biāo)都是統(tǒng)一的。為了我國電網(wǎng)有一個(gè)良性的發(fā)展的同時(shí)整個(gè)電網(wǎng)建設(shè)的工程從開始到完成都可以安全、毫無差錯的進(jìn)行下去，對于每一個(gè)工程的檔案管理工作必須有一個(gè)嚴(yán)格的制度約定并且增強(qiáng)。檔案管理工作也在不斷進(jìn)步，以適應(yīng)社會的發(fā)展和企業(yè)的發(fā)展。

2新時(shí)代下對于電網(wǎng)建設(shè)的思考

2．1應(yīng)加強(qiáng)對電網(wǎng)建設(shè)中檔案管理的認(rèn)識

1)各項(xiàng)項(xiàng)目的重要性。電網(wǎng)建設(shè)中的項(xiàng)目管理就是對于整個(gè)電網(wǎng)建設(shè)工程從開始建立項(xiàng)目一直到完成任務(wù)結(jié)束包括審批、采購、勘測、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、監(jiān)理等一切工作的全部過程中所有應(yīng)該被保存的圖像、文字以及聲音等所有文件被分類保存。這項(xiàng)工作不僅僅應(yīng)該由所有檔案管理的相關(guān)從業(yè)人員所負(fù)責(zé)并在最大程度上更好地完成，而且還應(yīng)該讓工作人員都意識到這項(xiàng)任務(wù)的重要性，把這項(xiàng)任務(wù)歸入到項(xiàng)目管理程序中與“項(xiàng)目法人制、招投標(biāo)制、合同管理制、工程監(jiān)理制”等歸納到一起，便于管理。2)提升相關(guān)人員工作認(rèn)識。在每個(gè)項(xiàng)目中，檔案管理工作中的所有相關(guān)從業(yè)人員只有對檔案管理工作有更好的認(rèn)識才會使得整個(gè)項(xiàng)目可以十分順利地進(jìn)行下去。所以每一項(xiàng)工程中的每一級的檔案管理機(jī)構(gòu)對于推廣檔案管理的意義而且還要對所有相關(guān)從業(yè)人員，都要進(jìn)行很多次有強(qiáng)度的訓(xùn)練，從而使得他們對于檔案管理有著很深的認(rèn)識。3)加強(qiáng)檔案管理工作。對于企業(yè)開展的有關(guān)項(xiàng)目檔案管理訓(xùn)練，必須要側(cè)重于以下幾部分內(nèi)容:《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》《中華人民共和國檔案法》《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》《國家電網(wǎng)公司輸變工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核辦法》以及《國家電網(wǎng)公司輸為優(yōu)質(zhì)評選辦法》等的相關(guān)規(guī)定。

2．2確定項(xiàng)目檔案歸檔時(shí)間的重要性

對于每一個(gè)項(xiàng)目的檔案分類時(shí)間必須有一個(gè)十分準(zhǔn)確的標(biāo)記，不僅僅是國家電網(wǎng)還有企業(yè)的相關(guān)管理部門在參與工作后的一個(gè)月之中都要對項(xiàng)目的法人以及建設(shè)的相關(guān)部門提供所有有關(guān)項(xiàng)目的資料。①在這個(gè)項(xiàng)目中所涉及到的相關(guān)部門都必須將工作完成以后的每一份文件包括文字、圖像、聲音等都有在歸納整理以后在一個(gè)月的時(shí)間之內(nèi)轉(zhuǎn)交給有關(guān)建設(shè)管理的部門。②負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)的部門應(yīng)該在項(xiàng)目檔案管理與工程的進(jìn)度相一致的規(guī)定下，對于已經(jīng)經(jīng)過審批后的包括施工圖資料等文件都轉(zhuǎn)交給有關(guān)建設(shè)管理部門。③對于施工中的相關(guān)采購以及有關(guān)供應(yīng)單位必須將整個(gè)項(xiàng)目中的所有購買的設(shè)備以及材料中所簽訂的文件以及協(xié)議在一個(gè)月之內(nèi)轉(zhuǎn)交給有關(guān)物資管理單位(招投標(biāo)管理中心)，然后在該單位進(jìn)行詳細(xì)核查之后在轉(zhuǎn)交給所對應(yīng)的有關(guān)建設(shè)管理部門。

2．3在檔案轉(zhuǎn)交的過程中必須簽訂相關(guān)協(xié)議

1)我國有關(guān)法律規(guī)定。在《國家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法(試行)》(以下簡稱《管理辦法》)中相要求:“電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理應(yīng)納入電網(wǎng)建設(shè)管理程序、工作計(jì)劃及合同管理。在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款明確有關(guān)提交項(xiàng)目檔案的責(zé)任。”我們從這一段話可以很清楚的認(rèn)識到，在部門與部門之間轉(zhuǎn)交所有有關(guān)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)以及施工中的相關(guān)協(xié)議時(shí)，應(yīng)該制定嚴(yán)格的制度從而使得轉(zhuǎn)交的文件數(shù)目、時(shí)間等詳細(xì)信息都擁有一定的法律權(quán)利。通常情況下來說，合同或者協(xié)議都是在多個(gè)角度對多方賦予一定法律權(quán)利保護(hù)的資料，這在市場的經(jīng)濟(jì)交易來說是十分普遍的。只有將檔案轉(zhuǎn)交到賦予法律權(quán)利的合同中，才會使得檔案管理擁有法律的保護(hù)。當(dāng)檔案管理完全走向法制的道路，電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目中檔案管理就會起到十分重大的作用，同時(shí)這也屬于“依法治企”的要求。2)合同的重要性。對于合同來說，要使得其在整個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)中起到重要的作用，就必須不僅僅對于項(xiàng)目檔案管理、轉(zhuǎn)交的過程中相關(guān)部門以及所有參與人員都要制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，相關(guān)單位還要想方設(shè)法使得檔案管理的相關(guān)從業(yè)人員多加入到有關(guān)招投標(biāo)的合同、協(xié)議以及轉(zhuǎn)交過程中制定的一系列重要方案中去，使得工作人員能夠在很大程度上保證對于檔案管理的有關(guān)條件以及規(guī)定都與實(shí)際相符，還要讓檔案管理的相關(guān)單位也參與進(jìn)來。只有在合同的作用下，項(xiàng)目中的檔案管理才能有條不紊地進(jìn)行下去，而且還能在最大限度上保證檔案的高效性、高速率等。

2．4確定要求然后做好手中事

項(xiàng)目建設(shè)的全過程與電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理密切相關(guān)，它是項(xiàng)目建設(shè)工程中的關(guān)鍵，這也就表明檔案管理的全過程就是項(xiàng)目建設(shè)的全過程?！豆芾磙k法》提出“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、層層負(fù)責(zé)”的理論，規(guī)定了建設(shè)管理單位、項(xiàng)目法人以及包含調(diào)試、采購、施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等各種與管理職責(zé)有關(guān)的檔案，明確規(guī)定檔案管理機(jī)構(gòu)有嚴(yán)格的管理職責(zé)，進(jìn)而，將工作標(biāo)準(zhǔn)與崗位責(zé)任制納入有關(guān)人員、相關(guān)部門的職責(zé)范圍內(nèi)。工程建設(shè)全過程的監(jiān)督、檢查、組織和各種服務(wù)型工作都由項(xiàng)目法人全權(quán)負(fù)責(zé)，同時(shí)，項(xiàng)目法人還需進(jìn)行工程建設(shè)檔案管理工作。當(dāng)兩方或多方單位進(jìn)行項(xiàng)目施工時(shí)，項(xiàng)目法人應(yīng)選擇其中一個(gè)單位作為建設(shè)管理單位。其他建設(shè)單位需配合建設(shè)管理單位，負(fù)責(zé)與自己有關(guān)的檔案工作。工程建設(shè)項(xiàng)目所有檔案全過程的有關(guān)工作都由項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)，同時(shí)，還需有關(guān)規(guī)定實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、層層負(fù)責(zé)、各級管理的原則，構(gòu)建較為完善的管理體系。各部門、各單位及采購人員不僅要做好自身工作，還需要在工作時(shí)按照“誰形成，誰負(fù)責(zé)”的原則進(jìn)行，并總結(jié)與記錄相關(guān)數(shù)據(jù)，保證項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整。

2．5構(gòu)建完善的監(jiān)管體系

想要保證項(xiàng)目建設(shè)與檔案管理工作同時(shí)進(jìn)行，就需要各級領(lǐng)導(dǎo)、各部門認(rèn)真地實(shí)行與自身有關(guān)的檔案管理方面的職責(zé)，同時(shí)，還應(yīng)該構(gòu)建完善的監(jiān)管體系監(jiān)督檔案管理工作。首先，依據(jù)有關(guān)規(guī)定，建設(shè)工程相關(guān)單位檔案管理工作的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和組織工作，都要聽從項(xiàng)目法人的安排，各有關(guān)單位的檔案工作還需管理單位進(jìn)行監(jiān)督;其次，監(jiān)理單位需要履行自己的職責(zé)，承擔(dān)部分工作。例如:施工與設(shè)計(jì)單位的檔案管理監(jiān)督工作等。

2．6做好項(xiàng)目檔案最后的驗(yàn)收工作

項(xiàng)目檔案驗(yàn)收作為，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分。如果未進(jìn)行檔案驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格，不能進(jìn)行項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。國家發(fā)展改革委員組所驗(yàn)收的項(xiàng)目是由國家發(fā)展改革委向國家檔案局提出驗(yàn)收申請，在由國家檔案局組織檔案驗(yàn)收。各個(gè)區(qū)域的電網(wǎng)公司電力公司組織所驗(yàn)收的項(xiàng)目，由各區(qū)域的電網(wǎng)公司、電力公司的檔案管理部門提出驗(yàn)收申請。并且由檔案局負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目的驗(yàn)收，將驗(yàn)收結(jié)果上報(bào)國家電網(wǎng)公司備案。項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，是由建設(shè)管理單位提出申請，申請內(nèi)容主要有:項(xiàng)目建設(shè)體及檔案管理的情況。采取適當(dāng)措施，保證檔案的完整準(zhǔn)確性。項(xiàng)目文件材料的收集整理，歸檔情況?？⒐D的質(zhì)量情況及編制情況。檔案在建設(shè)管理運(yùn)行中發(fā)揮的作用。發(fā)現(xiàn)問題以及采取適當(dāng)?shù)慕鉀Q方案。

3結(jié)語

有關(guān)工程竣工驗(yàn)收備案工作需要結(jié)合項(xiàng)目工程檔案管理工作，通過各部門檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，進(jìn)而，完善電網(wǎng)建設(shè)工程管理體系，加強(qiáng)了有關(guān)檔案各種工作力度，這對完善工程建設(shè)相關(guān)的監(jiān)督體系是非常重要的。

參考文獻(xiàn):

采購檔案管理的重要性范文第3篇

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：16723198（2015）13007801

醫(yī)療設(shè)備檔案是指在醫(yī)療設(shè)備申請、論證、購置、到貨、驗(yàn)收、安裝、使用、質(zhì)量控制、計(jì)量、維修、養(yǎng)護(hù)直至報(bào)廢各個(gè)環(huán)節(jié)所形成的具有保存?zhèn)洳閮r(jià)值的各類技術(shù)資料及證明文件。隨著醫(yī)療新技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院引進(jìn)的設(shè)備數(shù)量逐步增長，精密度愈發(fā)提高，醫(yī)院對于設(shè)備的檔案管理工作也日益重視。

1醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性

醫(yī)療設(shè)備檔案能夠?yàn)閺?qiáng)化資產(chǎn)管理、開展設(shè)備養(yǎng)護(hù)、臨床應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)評估以及追溯監(jiān)督采購行為提供準(zhǔn)確、詳實(shí)和可靠的依據(jù)。醫(yī)療設(shè)備檔案具有涉及環(huán)節(jié)眾多、資料文件復(fù)雜多樣及歸檔時(shí)間較長等特點(diǎn)。一臺醫(yī)療設(shè)備，從論證、購置到安裝、使用直至維修、報(bào)廢，具有相當(dāng)長一個(gè)周期，涉及眾多職能部門和使用科室，將會形成大量的文件和證明材料。醫(yī)療設(shè)備檔案能為醫(yī)院提供詳盡而準(zhǔn)確的設(shè)備信息資料，有助于領(lǐng)導(dǎo)合理配置醫(yī)療設(shè)備，使現(xiàn)有的設(shè)備效能充分發(fā)揮，避免醫(yī)療設(shè)備閑置浪費(fèi)，也避免盲目重復(fù)引進(jìn)同樣的醫(yī)療設(shè)備。醫(yī)療設(shè)備的全生命周期管理是近年來設(shè)備管理部門提出的全面管理新理念，這也是體現(xiàn)醫(yī)院精細(xì)化管理的重要部分。

2新建醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理面臨的問題

某院是在優(yōu)質(zhì)醫(yī)療資源下沉、市校合作的基礎(chǔ)上的新建三甲醫(yī)院。其引進(jìn)的設(shè)備均是參考省內(nèi)一流三甲醫(yī)院的標(biāo)準(zhǔn)配置的優(yōu)質(zhì)資源。醫(yī)院臨床醫(yī)學(xué)工程部是醫(yī)療設(shè)備管理職能部門，在醫(yī)院籌建階段一直在不斷探索和實(shí)踐醫(yī)療設(shè)備的全生命周期管理，以期為醫(yī)院資源的合理利用，設(shè)備的合理引進(jìn)發(fā)揮更大的作用。新建醫(yī)院設(shè)備檔案管理主要面臨以下問題。

2.1人員短缺

新建三甲醫(yī)院開業(yè)必備的醫(yī)療設(shè)備就有大大小小上千余種，涉及金額上億。這些醫(yī)療設(shè)備從立項(xiàng)審批到組織考察、資金落實(shí)、立項(xiàng)招標(biāo)到安裝、驗(yàn)收等過程中產(chǎn)生了一系列的重要文件，具有非常重要的保存價(jià)值。然而在醫(yī)院籌建期間，采購職能科室基本沒有專職的檔案管理人員來負(fù)責(zé)檔案的收集管理工作，所有的資料只有由采購員兼職管理。由于籌建期間采購任務(wù)重，時(shí)間緊迫，采購項(xiàng)目是接連進(jìn)行。采購員幾乎是分身乏術(shù)，無暇進(jìn)行精細(xì)化、完善化的管理。

2.2管理缺少規(guī)范和制度

新建醫(yī)院萬事待興，既沒有專門的檔案管理部門，也沒有專職的檔案管理人員，醫(yī)院更沒有針對醫(yī)療設(shè)備檔案管理制定專門的規(guī)章制度，對于醫(yī)療設(shè)備檔案的管理只是停留在建檔、收納這一表層，沒有更為深入的管理。

2.3技術(shù)手段落后于需求

醫(yī)院籌建期間，信息化系統(tǒng)的建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于需求。盡管新建醫(yī)院都標(biāo)稱是數(shù)字化醫(yī)院，但信息化建設(shè)一般是優(yōu)先完成保證臨床需求的HIS和PACS等系統(tǒng)，而涉及固定資產(chǎn)管理的OA系統(tǒng)或者HRP系統(tǒng)，則是延后進(jìn)行。因此，檔案管理人員只能靠手工登記已采購的設(shè)備相關(guān)的檔案信息。尤其是設(shè)備的驗(yàn)收、何時(shí)開始保修、何時(shí)進(jìn)行PM修護(hù)等信息都只有工程師的手工單，查閱起來非常麻煩，并且容易遺漏和丟失。

3如何加強(qiáng)新建醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理

根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等法規(guī)和JIC標(biāo)準(zhǔn)、等級醫(yī)院評審要求，新建醫(yī)院要在既定時(shí)間內(nèi)通過相關(guān)的評審，必須從開始就提高管理層對設(shè)備檔案管理的重視，加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作。

3.1建立完善的制度

首先要從管理層面，根據(jù)各級監(jiān)管部門的規(guī)定，制定符合規(guī)范的醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度。明確需要?dú)w檔范圍，一般而言對于價(jià)值1千元以上的設(shè)備都需要有申購審批材料、招標(biāo)資料和采購合同及供應(yīng)商的三證、安裝驗(yàn)收報(bào)告及PM維護(hù)記錄等。對于單價(jià)10萬以上的醫(yī)療設(shè)備要做到一機(jī)一檔。做到醫(yī)療設(shè)備檔案資料的收集與設(shè)備立項(xiàng)、招標(biāo)、安裝、驗(yàn)收、維護(hù)維修、調(diào)撥、捐贈、報(bào)廢同步。

實(shí)行醫(yī)院、設(shè)備科、使用科室操作人員的三級管理。使用科室必須要做好日常維護(hù)保養(yǎng)記錄，每半年將整理好的記錄上報(bào)設(shè)備科。設(shè)備科核查并整理完善后移交綜合檔案室歸入檔案，形成一個(gè)有效管理流程。

3.2信息系統(tǒng)管理

醫(yī)療設(shè)備檔案資料文件復(fù)雜多樣，收集整理過程涉及環(huán)節(jié)眾多，加之歸檔時(shí)間較長，完全依賴人工進(jìn)行

管理容易出現(xiàn)人為疏漏而造成重要檔案資料遺失，導(dǎo)

致資料完整性難于查驗(yàn)、資料檢索困難，不利于調(diào)閱使用等情形，利用信息系統(tǒng)是醫(yī)療設(shè)備檔案管理的信息化是解決上述問題的有效方案。目前已有成熟的軟件開發(fā)公司在進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備的固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)開發(fā)，可以借助其開發(fā)經(jīng)驗(yàn)并根據(jù)醫(yī)院實(shí)際需求，進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備檔案的動態(tài)實(shí)時(shí)管理，有效提高資源的利用率。

3.3提高管理人員的意識和素質(zhì)

醫(yī)院管理層需重視醫(yī)療設(shè)備檔案管理，在設(shè)備科設(shè)置專職的檔案管理人員，負(fù)責(zé)醫(yī)療設(shè)備的全程檔案資料的收集整理、歸類工作。有計(jì)劃、有目的對設(shè)備檔案的專職人員和業(yè)務(wù)相關(guān)人員開展設(shè)備管理和建檔工作培訓(xùn)，提高整體專業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。

采購檔案管理的重要性范文第4篇

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)療設(shè)備；計(jì)量技術(shù)檔案；管理；必要性

[中圖分類號] R-05 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] C [文章編號] 1674-4721（2012）06（a）-0156-02

醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測與醫(yī)療安全和質(zhì)量息息相關(guān)，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，社會的進(jìn)步，人們的生活質(zhì)量進(jìn)一步提高，對醫(yī)療安全和質(zhì)量要求也隨之提高，因此，如何做好醫(yī)療設(shè)備計(jì)量管理成為至關(guān)重要的問題。而計(jì)量技術(shù)檔案是計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)在檢測工作實(shí)踐中形成的系列資料，它是開展計(jì)量檢測工作全過程的真實(shí)記錄。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的建立與管理，有著極其重要的作用，是計(jì)量管理的重要組成部分[1]。

1 醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的特點(diǎn)和發(fā)展趨勢

檔案的本質(zhì)屬性是原始性和歷史性，在計(jì)量檢測工作中形成的大量文件資料，是檢測機(jī)構(gòu)質(zhì)量體系管理、運(yùn)行及質(zhì)量體系有效性、規(guī)范性、真實(shí)性的反映和記載，它不僅是檢測機(jī)構(gòu)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)資料，也是日常工作及機(jī)構(gòu)考核的重要憑據(jù)[2]。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案為醫(yī)院現(xiàn)代化管理提供了可靠的依據(jù)，使醫(yī)院管理在現(xiàn)代醫(yī)學(xué)模式轉(zhuǎn)變中，由單純經(jīng)驗(yàn)型、粗放型向科學(xué)型、集約型轉(zhuǎn)變，促進(jìn)了醫(yī)療技術(shù)水平和醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的不斷提高，增加了社會效益與經(jīng)濟(jì)效益，提高了醫(yī)院的競爭實(shí)力。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測有其特殊性，它的計(jì)量準(zhǔn)確性直接影響到病患的檢查、治療、康復(fù)等方面，而記錄、保存相關(guān)的計(jì)量檢測報(bào)告、數(shù)據(jù)等技術(shù)檔案則是必須的、重要的工作，是開展計(jì)量檢測量值溯源等工作的必要依據(jù)。充分利用開發(fā)科技檔案，有利于醫(yī)學(xué)科研成果的開發(fā)、推廣和應(yīng)用。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案作為醫(yī)療技術(shù)檔案領(lǐng)域的重要分支之一，醫(yī)療設(shè)備技術(shù)檔案的科學(xué)發(fā)展對提高醫(yī)療質(zhì)量和科研水平都產(chǎn)生重要影響。

2 醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的重要性

醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案特點(diǎn)主要有以下幾點(diǎn)：（1）真實(shí)性。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案主要內(nèi)容有計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檢測合格證書、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)報(bào)告、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)操作流程、開展檢定校準(zhǔn)工作的原始記錄等，它真實(shí)反映醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測的過程及結(jié)果。（2）實(shí)用性。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案是經(jīng)過收集、分類、鑒定等科學(xué)方法形成的，具有內(nèi)在聯(lián)系的有價(jià)值的文件體系，以確保相關(guān)人員能夠進(jìn)行查閱和參考。（3）保密性。對某些有特殊價(jià)值的醫(yī)療技術(shù)檔案要根據(jù)國家保密法確定其保密等級，并正確處理好利用和保密關(guān)系。（4）專業(yè)性。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案是在醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測工作中形成的，而醫(yī)學(xué)專業(yè)發(fā)展迅速，相關(guān)的計(jì)量檢測技術(shù)也相應(yīng)的提高，要求從事醫(yī)療設(shè)備技術(shù)檔案管理的工作者有較高的專業(yè)技術(shù)知識[3]。科技檔案、資源檔案的可利用價(jià)值是保存檔案的前提條件，也是檔案的生命之源。合理利用科技檔案信息并最大限度地發(fā)揮它在科研管理中的作用，對提高醫(yī)療質(zhì)量和科研水平都 將產(chǎn)生重要影響。

3醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的建立和管理

3.1前期準(zhǔn)備工作的資料檔案

醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測技術(shù)檔案須有專人專管，明確分工制度和工作流程，掌握一定計(jì)量管理和檔案管理的相關(guān)知識，熟悉相關(guān)法規(guī)文件[4]。在醫(yī)療設(shè)備計(jì)量管理中，經(jīng)常會遇到的問題是既要不影響正常的診療工作，又要進(jìn)行計(jì)量檢測，設(shè)備正在運(yùn)行或操作中以確保日常診療工作，配合計(jì)量檢測問題、醫(yī)務(wù)人員人力資源分配問題等，必須做好前期準(zhǔn)備工作，包括計(jì)量檢測相關(guān)的法規(guī)文件、通知、日程表等安排。

完整的前期準(zhǔn)備工作的歸檔資料主要包括：計(jì)量工作的工作依據(jù)、審批文件、通知、日程表、地點(diǎn)安排、人力資料分配及計(jì)量檢測方式等，將以上資料分類、按時(shí)間順序進(jìn)行歸檔。

3.2醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測的資料收集

技術(shù)檔案的信息收集是做好技術(shù)檔案歸檔的基礎(chǔ)。由于計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案就涉及報(bào)、標(biāo)準(zhǔn)器及配套設(shè)備的論證、采購、驗(yàn)收使用維護(hù)、量值溯源以及考核評審批準(zhǔn)、中間運(yùn)行核查、能力驗(yàn)證、到期復(fù)查、設(shè)備更新、更換、報(bào)停及封存的審核批準(zhǔn)等過程。在這些過程中涉及到具體的技術(shù)人員、采購人員、管理人員、審核評審人員、論證人員，因此，它既是一項(xiàng)細(xì)致而長期的工作，也是一項(xiàng)綜合性、全局性的工作。制定計(jì)量檢測數(shù)據(jù)表格，對計(jì)量檢測過程結(jié)果數(shù)據(jù)進(jìn)行登記、收集，動態(tài)記錄相關(guān)醫(yī)療設(shè)備的設(shè)備計(jì)量檢測情況。表格填寫清晰、具體到每項(xiàng)數(shù)據(jù)及檢測結(jié)果。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測范圍登記：如監(jiān)護(hù)儀、流量計(jì)、分光光度計(jì)等。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測的數(shù)量登記。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測相關(guān)的原始數(shù)據(jù)及檢測歷史情況登記。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測的統(tǒng)計(jì)對比報(bào)告、證書保存[5]。

3.3 醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的整理、建立電子數(shù)據(jù)源

審閱技術(shù)資料完整性，是否有前期、計(jì)量檢測過程、結(jié)果等完整的相關(guān)資料；審閱技術(shù)資料是否填寫清晰、詳細(xì)、簽字的有效性等；技術(shù)資料的分類、時(shí)間順序排列整理；整理臺賬數(shù)據(jù)，錄入相關(guān)計(jì)量檢測管理軟件，生成各類匯總報(bào)表。

3.4 醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的組合、裝訂、歸檔

準(zhǔn)備相關(guān)專業(yè)的檔案裝訂工具，將技術(shù)資料組合裝訂成冊、歸檔，匯編目錄或粘貼標(biāo)簽，按年度匯編存放。

3.5 醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)電子檔案。

將歸檔的所有資料掃描，方便查閱，為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)無紙化檔案管理作準(zhǔn)備。

3.6 醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的保存。

檔案的保存要注意防蟲、防潮、防火，有專門的檔案存放地點(diǎn)，專人專管。

3.7 醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的借閱、查閱管理。

醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案必須有專用的借閱、查閱登記本，確保借閱查閱情況的可追溯性。

綜上所述，醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測是醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量和安全的必要手段，而醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的建立與管理，則是醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測的一個(gè)重要依據(jù)。它真實(shí)、完整并科學(xué)地記載了醫(yī)療設(shè)備計(jì)量的歷史過程，對醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測發(fā)展有至關(guān)重要的作用。如何讓醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案充分發(fā)揮其作用，成為現(xiàn)代醫(yī)療設(shè)備技術(shù)管理的重要問題，只有不斷總結(jié)汲取教訓(xùn)，并不斷掌握和學(xué)習(xí)新的技術(shù)檔案管理知識，才能讓醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案更好的為臨床服務(wù)，從而為提高醫(yī)院整體的管理水平作出必要的貢獻(xiàn)。

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采購檔案管理的重要性范文第5篇

職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：其一，職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案記錄了一切實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備的使用，維護(hù)過程，存儲了職業(yè)實(shí)踐課程教學(xué)的基本信息，是職業(yè)院校進(jìn)行實(shí)踐課程的參考資料；其二，實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案將儀器設(shè)備的采購過程，質(zhì)檢過程，安裝過程，調(diào)試過程和報(bào)廢過程中各環(huán)節(jié)的職責(zé)進(jìn)行了規(guī)定，一旦因此而發(fā)生法律糾紛，可以以此為依據(jù)去執(zhí)行；其三，職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作的正常開展，有利于實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理質(zhì)量和效率的提升，尤其是以往的采購管理方案的積累，可以給今后制定更加完善的采購管理方案打下基礎(chǔ)。

2職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作存在的問題

通過對職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作還存在著諸多問題。具體來講，可以將其歸結(jié)為以下幾個(gè)方面：其一，實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案管理制度不符合實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案的特點(diǎn)。主要表現(xiàn)在檔案管理人員對于不同實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備的維護(hù)管理注意事項(xiàng)不是很了解，常常以一刀切的方式去進(jìn)行維護(hù)和管理，由此建立起來的檔案常常出現(xiàn)一些問題，使實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案體系難以有效的反饋出職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備的特點(diǎn)；其二，職業(yè)院校對于實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作不是很重視，實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案管理人員素質(zhì)不高，難以將復(fù)雜的，系統(tǒng)化的檔案管理工作做好，不懂得使用現(xiàn)代化的檔案管理手段，這也成為制約實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作健康發(fā)展的瓶頸；其三，職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理方式落后，不懂得使用現(xiàn)代化信息技術(shù)去進(jìn)行調(diào)整和改善，導(dǎo)致職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作質(zhì)量一直處于低效率的狀態(tài)，難以跟上時(shí)代的潮流；其四，職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理意識淡薄，缺乏具體的組織管理部門去專門負(fù)責(zé)，常常是將其附屬到其他職能管理部門權(quán)責(zé)中去，造成了職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理組織體系不全的問題，導(dǎo)致職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作質(zhì)量較差。如果上述提到的種種缺陷和不足長期存在的話，勢必會影響到職業(yè)教育的人才培養(yǎng)質(zhì)量，是不利于職業(yè)院校高素質(zhì)人才培養(yǎng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的。

3職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理的策略

3.1職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理的基本原則

職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作有其自身的特殊性，但也需要遵循檔案管理工作的一般準(zhǔn)則。具體來講，結(jié)合多年實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，需要遵循以下基本工作原則：其一，循序漸進(jìn)的基本原則。由于實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案的收集工作是與實(shí)習(xí)基地建設(shè)檔案管理工作息息相關(guān)的，并且與實(shí)際的實(shí)訓(xùn)教學(xué)工作之間存在密切的關(guān)系，因此在進(jìn)行實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案管理的過程中，應(yīng)依照實(shí)踐教學(xué)規(guī)律去開展，顯得尤為重要；其二，專業(yè)劃分的基本原則。由于職業(yè)院校不同專業(yè)之間，其實(shí)踐課程是不同的，其所需要使用的實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備也是不一樣的，因此實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理的過程中，能做到按專業(yè)劃分管理類別，也是很有必要的；其三，及時(shí)歸檔的基本原則。由于職業(yè)院校專業(yè)眾多，學(xué)生人數(shù)多，實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備常常處于連軸轉(zhuǎn)的狀態(tài)，這種情況下實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理也應(yīng)該是動態(tài)化的；其四，重點(diǎn)管理的基本原則。簡單來講，就是對于價(jià)格昂貴，使用率比較高，出現(xiàn)故障后需要大量維修費(fèi)用的儀器設(shè)備，應(yīng)該格外注重，將其每一個(gè)信息都計(jì)錄在案，以實(shí)現(xiàn)對重點(diǎn)儀器設(shè)備的動態(tài)化跟蹤和管理。上述是在職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理過程中，需要遵循的特定規(guī)范，也是制定職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理策略的依據(jù)。

3.2職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理策略

（1）建立健全職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理制度。

檔案管理制度的健全，是保證職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作朝著規(guī)范化方向發(fā)展和進(jìn)步的前提和基礎(chǔ)。尤其是職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備眾多，需要進(jìn)行的信息收集和整理工作任務(wù)重，常常會因?yàn)椴灰?guī)范的操作影響檔案管理的質(zhì)量，難以保證職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作的有效性。為此，我們應(yīng)該積極做好以下幾方面的工作：其一，組建專家小組，對當(dāng)前職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理管理工作進(jìn)行全面調(diào)查和總結(jié)，找到制度建設(shè)中存在的缺陷，尤其是與實(shí)際實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備特點(diǎn)不吻合的條款，積極進(jìn)行改善和調(diào)整；其二，凡是與職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備存在關(guān)聯(lián)的行為，都應(yīng)該指派專門的檔案管理員參與，保證其能夠?qū)τ谡麄€(gè)儀器使用情況進(jìn)行記錄和管理，以保證收集到的檔案信息是真實(shí)的，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行及時(shí)歸檔；其三，建立健全職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理組織體系，以崗位責(zé)任制度的健全，將實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作效果納入到績效考核中去，以此去激勵各個(gè)部門參與到實(shí)際實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)管理工作的積極性；其四，積極將實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案管理經(jīng)費(fèi)納入到職業(yè)院校預(yù)算管理體系中去，實(shí)現(xiàn)其物質(zhì)基礎(chǔ)的規(guī)范化管理。

（2）不斷提高實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案管理人員的素質(zhì)能力。

實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作涉及面廣泛，牽涉內(nèi)容眾多，無論是教學(xué)資料，還是設(shè)備維護(hù)資料，都需要具有一定專業(yè)知識的才去進(jìn)行處理。針對當(dāng)前實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理人員素質(zhì)和能力不佳的問題，應(yīng)該積極采取以下幾方面的措施：其一，積極開展大范圍教育和宣傳，尤其在檔案管理職能部門內(nèi)部加強(qiáng)學(xué)習(xí)，使各個(gè)職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理人員意識到此項(xiàng)工作的重要性；其二，關(guān)注與管理人員專業(yè)理論知識和實(shí)踐操作能力的培養(yǎng)，使得其能夠處理好日常實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案的基本管理工作；其三，嚴(yán)格控制實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理人員的招聘和選拔過程，從檔案管理經(jīng)驗(yàn)，檔案管理技能，職業(yè)精神等多方面綜合考核應(yīng)聘者的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)對實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理人員準(zhǔn)入機(jī)制的控制和管理；其四，做好新入職人員的培訓(xùn)，保證其能夠在相對較短的時(shí)間內(nèi)適應(yīng)新的工作環(huán)境，切實(shí)的做好各方面的檔案管理工作；其五，積極做好信息技術(shù)的培訓(xùn)，使實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理人員具備信息素質(zhì)，保證實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作朝著信息化的方向發(fā)展和進(jìn)步。（3）推動實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案管理信息化進(jìn)程。針對于當(dāng)前部分職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理方式落后的問題，應(yīng)該積極推行現(xiàn)代信息化技術(shù)管理，具體來講，可以從以下幾個(gè)角度進(jìn)行探析：其一，針對當(dāng)前職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備的基本情況，建立實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案目錄數(shù)據(jù)庫，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源建設(shè)工作做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)工作，為提升實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案使用效率和質(zhì)量打下基礎(chǔ)；其二，倡導(dǎo)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫的建立，構(gòu)建職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)特色檔案體系，更加全面的展現(xiàn)職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理的狀態(tài)；其三，積極做好實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案信息的歸檔處理，以先進(jìn)的安全加密技術(shù)去保證信息的安全，并且在此基礎(chǔ)上構(gòu)建職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案數(shù)字化系統(tǒng)；其四，建立健全實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案信息系統(tǒng)的評價(jià)機(jī)制，對于其運(yùn)行效率進(jìn)行總結(jié)和歸納，并且在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案信息的電子化。

4結(jié)束語